Gemeente Steenwijkerland zocht begin 2020 contact met SoftwareONE. De wens van de gemeente was om de stap te maken naar de cloud. Vanuit de organisatie was er een groeiende behoefte aan Office 365 functionaliteiten. Opdrachtgever Johannes Terpstra, Teamleider Informatievoorziening, benaderde SoftwareONE met het verzoek een cloudstrategie te ontwikkelen.

Gemeente Steenwijkerland is een gemeente in de Nederlandse provincie Overijssel. De gemeente telt ca. 44.000 inwoners en heeft een oppervlakte van 322 km². De gemeente grenst in het noorden aan de Friese gemeenten De Friese Meren en Weststellingwerf, in het noordoosten en oosten aan de Drentse gemeenten Westerveld en Meppel, in het zuiden aan de Overijsselse gemeenten Staphorst en Zwartewaterland en in het westen aan de Flevolandse gemeente Noordoostpolder. De gemeente is op 1 januari 2001 ontstaan en omvatte de per die datum opgeheven gemeenten Brederwiede, Steenwijk en IJsselham. Aanvankelijk was de naam van de nieuwe gemeente ook Steenwijk, maar op 1 januari 2003 werd de gemeente hernoemd tot Steenwijkerland. De gemeente komt grotendeels overeen met het historische Land van Vollenhove, naast Twente en Salland de derde landstreek van Overijssel.

De wens van de gemeente was om de stap te maken naar de cloud. Vanuit de organisatie was er een groeiende behoefte aan Office 365 functionaliteiten. Opdrachtgever Johannes Terpstra benaderde SoftwareONE met het verzoek een cloudstrategie te ontwikkelen. De groeiende behoefte aan de transitie naar Office 365 was er al langer, maar werd echt noodzaak door corona. Het IT-team van gemeente Steenwijkerland kon veel zelf, maar had hulp nodig bij het opstellen van een cloudstrategie en de roadmap er naartoe. Zij wilden daarbij vooral antwoord op vragen als: hoe komen we van de huidige situatie naar de gewenste situatie, welke voorbereidende stappen moeten we nemen, welke licenties hebben we nodig, wat valt er weg en welke investering moeten we doen?

Gemeente Steenwijkerland wilde een heldere roadmap naar de cloud en inzet van Office 365 met Teams maar hadden daarnast ook specifiek de wens om SharePoint Online in te zetten evenals MS Exchange Online, Azure AD en Single Sign On. Bovendien was men benieuwd hoe zij Citrix konden behouden binnen de nieuwe hybride cloud werkplek. De focus moest daarbij liggen op mogelijkheden om op afstand (samen) te werken binnen een veilige omgeving.

SoftwareONE stelde een combinatie van de Modern Workplace Starterkit en Microsoft Advisory Services (MAS) voor. Dat was een vrij unieke aanpak, maar bleek voor gemeente Steenwijkerland precies te zijn wat zij nodig hadden. Met de Modern Workplace Starterkit zorgde SoftwareONE voor een goede voorbereiding voor implementatie van de op cloud technologie gebaseerde werkplek. En met het Microsoft Advisory Services (MAS) traject werd de maximale waarde uit de IT-investering gehaald.

Binnen de Modern Workplace Starterkit doorliep SoftwareONE de drie gebruikelijke stappen: een High Level Design waarin het start- en eindpunt duidelijk was en welke oplossingen daarvoor nodig waren. Tijdens het Value Calculator Assessment kwamen de kosten aan bod en wat die investering op korte én lange termijn zou opleveren. Tot slot werd gekeken in hoeverre de huidige infrastructuur geschikt was voor Office 365 en welke aanpassingen en aandachtspunten nog nodig waren (Cloud Readiness Assesment). Toen met behulp van de Modern Workplace Starterkit duidelijk was welke route genomen moest worden, kon de vertaalslag worden gemaakt naar de meest optimale licentievorm via de Microsoft Advisory Services.

In het MAS-traject keek SoftwareONE welke Microsoft-oplossingen benodigd waren, welke gebruikersprofielen in huis waren, en welke technologie en licenties daarbij pasten, rekening houdend met in bezit zijnde licenties en lopende overeenkomsten. Daardoor werden de software-investeringen zo laag mogelijk gehouden.

1. Duidelijke cloudstrategie: Door gebruik te maken van de kennis en ervaring van SoftwareONE, werd een duidelijke cloudstrategie neergezet, inclusief roadmap.
2. Unieke combinatie van oplossingen: Naast Microsoft Advisory Services (MAS) werd ook een Modern Workplace Starterkit ingezet. Hiermee werd de weg vrijgemaakt voor implementatie van de op cloud technologie gebaseerde werkplek.
3. High Level design (HLD): Het HLD liet Steenwijkerland zien wat het startpunt én eindpunt waren, inclusief de roadmap ernaartoe en de benodige oplossingen. Uiteraard rekening houdend met eisen, wensen en behoeften.
4. Helder overzicht van investering: In het advies werd rekening gehouden met aanwezige licenties én contracten, waardoor Steenwijkerland uitsluitend hoeft te investeren in zaken die daadwerkelijk nodig zijn.