Op een slimme en laagdrempelige manier automatiseren? Maak gebruik van RPA!

Op een slimme en laagdrempelige manier automatiseren? Maak gebruik van RPA!

Facturen inboeken, inloggen op applicaties, e-mails openen of data van de ene plek naar de andere plek brengen. Bedenk eens welke repetitieve handelingen binnen je bedrijf dagelijks allemaal worden uitgevoerd. Die repetitieve handelingen maken het werk er doorgaans niet leuker op, maar zijn ook foutgevoelig, inefficiënt, kostbaar én onnodig. Met Robotic Process Automation (RPA) kunnen repetitieve handelingen makkelijk worden geautomatiseerd zonder dat daarvoor bestaande systemen op de schop moeten. Karl Murauer, Solution Advisor RPA bij SoftwareONE, vertelt er meer over.

Simpel gezegd is RPA software die gebruikers in staat stelt een machine te instrueren een bepaalde workflow te volgen. Je automatiseert dus bepaalde processen. Met RPA zet je dan ook een belangrijke stap in de digitale transformatie. En dat is noodzakelijk om te blijven meebewegen in de markt. Het mooie is dat RPA is in te zetten op tal van afdelingen. Voor relatief simpele handelingen én voor ingewikkeldere taken. Zo kan een software robot taken uitvoeren in processen of systemen, e-mails en bijlagen lezen en toewijzen, facturen afhandelen, data verplaatsen en ordenen, nieuwe systemen testen en berekeningen maken voor offertes.

 

De attended robot als digitale assistent

Voor repetitieve handelingen die je dagelijks uitvoert op je desktop maak je gebruik van een attended robot, een soort digitale assistent die je helpt om bepaalde taken uit te voeren. Deze assistent haalt informatie uit meerdere systemen en koppelt deze data. Zo hoeven medewerkers niet overal informatie vandaan te halen om het plaatje compleet te krijgen. Denk aan een klantenservice waarbij gegevens van klanten op verschillende plekken zijn opgeslagen. De medewerker toetst enkel de naam van de persoon in en alle benodigde gegevens worden automatisch verzameld. Zo kunnen medewerkers hun werk efficiënter uitvoeren. Bovendien scheelt het tijd en ergernis bij klanten omdat ze meteen worden geholpen. En omdat je elk telefoontje sneller afhandelt, verkort je ook nog eens de wachtrij.

De unattented robot

Gaat het om handelingen die vrijwel zonder tussenkomst van een persoon afgehandeld kunnen worden, dan kan je gebruik maken van een unattended robot. Deze draait op een virtuele machine. Dit type robot kan bijvoorbeeld volledige aanvragen voor subsidies of toeslagen verwerken. Een mooi en recent voorbeeld? Denk aan de subsidieaanvragen tijdens corona. Veel bedrijven wilden aanspraak maken op zo’n subsidie waarbij een standaard proces moest worden doorlopen. Een software robot kan dat volledige proces overnemen. Door onder andere gebruik te maken van ‘document understanding’ kan de robot exact alle informatie checken en de aanvraag behandelen. Klopt alle informatie en is de aanvraag terecht, dan wordt deze goedgekeurd. Zijn er afwijkingen, dan wordt de aanvraag toegewezen aan de juiste persoon. Door de robot dit werk te laten overnemen, kun je wel tot 2 fte per dag besparen.

 

Een robot helpt je op weg met de digitale transformatie

Ook voor de financiële administratie kan RPA een uitkomst zijn. Worden nu alle facturen handmatig betaald, met RPA verloopt dat proces volledig geautomatiseerd. De factuur wordt uit de mail gehaald, doormiddel van document understanding gescand, betaald en ingeboekt. Natuurlijk checkt de robot of de prijzen daadwerkelijk kloppen met de offerte. Bij een afwijking wordt de factuur automatisch naar de juiste persoon gestuurd. Een andere afdeling die profijt kan hebben van een software robot is HR. Een software robot kan je assisteren bij de eerste selectieronde van kandidaten, bij het opstellen van contracten en bij het onboarding proces. Tot slot heeft RPA ook toegevoegde waarde voor je ICT-afdeling. Waar IT-érs nu vaak bezig zijn met het up and running houden van de bestaande systemen, Kan je doormiddel van RPA een efficiëntieslag slaan. Daardoor ontstaat meer ruimte voor innovatie. Ontzettend belangrijk om mee te kunnen bewegen en te excelleren.

Wat levert RPA je op?

Door RPA in te zetten op meerdere afdelingen kun je in alle lagen van de organisatie een efficiëntieslag slaan. De robot kan 24/7 draaien en voert zijn werk foutloos uit. Daardoor kun je klanten sneller en beter helpen en bespaar je kosten. En zogezegd ontstaat er ruimte voor innovatie. Maar heb je ook gedacht aan het werkgeluk van je medewerkers? Als medewerkers niet de hele dag repetitieve handelingen hoeven uit te voeren, kunnen ze hun aandacht richten op ander, meer waardevol werk. Daardoor stijgt logischerwijs ook hún tevredenheid. Tegelijkertijd is RPA relatief eenvoudig in te zetten want een software robot sluit je aan op je bestaande systemen. En verandert er iets in de organisatie, dan pas je de robot eenvoudig aan.

Marktleider in RPA

SoftwareONE helpt organisaties bij hun uitdagingen om processen te verbeteren, te innoveren en te automatiseren. Als onafhankelijke platformorganisatie gaan we samenwerkingen aan met vendoren die inspelen op die uitdagingen van klanten, met passende, innovatieve oplossingen. Voor RPA hebben we een partnerschap gesloten met UiPath. Deze vendor is dé leider op het gebied van RPA. UiPath heeft inventieve oplossingen voor allerhande type organisaties en hun onderliggende processen. Daarmee past UiPath uitstekend binnen ons platform.

 

Aan de slag?

Ook op een laagdrempelige manier aan de slag met RPA? Ga dan met ons in gesprek. Om je te laten zien wat er mogelijk is met RPA starten we met een inspiratiesessie. Hierin zie je precies wat RPA voor jou kan betekenen. Daarna voeren we een quick scan uit om te onderzoeken welke processen je kan automatiseren. Daarbij kijkt SoftwareONE naar alle aspecten in je organisatie. Op basis van de quick scan geven we je advies en maken we een design. Onze partner You-Get kan vervolgens zorgen voor de daadwerkelijke bouw en implementatie en, indien gewenst, het beheer uitvoeren. Natuurlijk kijken we continu waar je nog verder kunt optimaliseren zodat je blijvend slim en efficiënt kunt werken.

 

Zien wij jou op het UiPath Together event?

Wanneer je het automatiseerbare automatiseert, maak je mensen vrij om het werk te doen dat het belangrijkst is. Kom ontdekken hoe de volledig geautomatiseerde onderneming™ menselijk potentieel helpt ontsluiten.

Wil jij meer weten over RPA? Wij staan samen met onze partner You-Get op het UiPath Together event op 24 november in Amsterdam.

 

Schrijf je nu in!

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Karl Murauer

Solution Advisor

 

 karl.murauer@softwareone.com

  +31 (0)6 51 42 59 55

 LinkedIn

Gerelateerde blogs

Zo bescherm je jouw organisatie tegen ransomware aanvallen

Zo bescherm je jouw organisatie tegen ransomware aanvallen

Ransomware is aan de orde van de dag. En we kunnen er vanuit gaan dat deze trend voorlopig nog doorzet. Begon het ooit met een aanval op persoonlijke pc’s die een slechte beveiliging kenden, inmiddels zijn (grote) organisaties steeds vaker…

IBM Cloud Paks

Verbeter je klantervaring met intelligente technologie

Een goede omnichannel klantervaring is nu belangrijker dan ooit. Zakelijke klanten willen snel en op maat bediend worden. Je klant kennen is een voorwaarde voor een optimale klantervaring. Veel data over de individuele klant is vaak al…

Past Microsoft Security?

De uitdagingen van werken met Microsoft Security

Sinds Microsoft in 2017 aankondigde om per jaar één miljard dollar in cybersecurity te investeren, is de kwaliteit van Microsoft security significant verbeterd. Hierdoor zien we dat sinds 2017 klanten die gebruik maken van E3, E3 + EMS of E5…