alternatives-to-adobe-acrobat

PDF oplossingen

Alternatieven voor Adobe Acrobat?

Alternatieven voor Adobe Acrobat?

“Een PDF bewerken, eenvoudig formulieren maken, invullen, ondertekenen en versturen? De coronacrisis heeft een groot beroep gedaan op ons aanpassingsvermogen. Creativiteit en processen worden op afstand uitgevoerd en werknemers en designers zijn flexibeler geworden. Mijn doel is om organisaties bewust te maken van de nieuwe en kostenbesparende mogelijkheden die beschikbaar zijn op PDF gebied”. Lourens Klootwijk, (Senior Solution Advisor Digital Content), gaat in op de verschillen tussen Adobe Acrobat, Kofax Power PDF Advanced en Foxit Phantom PDF Business.

In gesprekken die ik dagelijks met klanten voer krijg ik regelmatig de vraag of er alternatieven voor de oplossingen van Adobe Acrobat zijn. De wereld van PDF-aanbieders groeit in rap tempo. Momenteel zijn er ontelbare alternatieven beschikbaar, sommige goed, maar de meeste kwalitatief niet vergelijkbaar met de top aanbieders van PDF-oplossingen. Om maar direct met de deur in huis te vallen, ook op dit moment is Adobe Acrobat nog steeds de nummer-één PDF oplossing.

Jarenlange ervaring, een goed product en continu investeren in technologie zorgt ervoor dat Adobe Acrobat momenteel de onbetwiste nummer één is. Toch zijn er wel goede alternatieven die ik opnieuw vergelijk. In mijn beleving zijn er twee goede alternatieven, te weten Kofax Power PDF Advanced en Foxit Phantom PDF Business.

Maar eerst gaan we een stap terug. De vraag naar alternatieven ontstaat bij organisaties vaak uit kostenperspectief. En soms ook uit een eenvoudiger beheer (serienummer deployment) en flexibiliteit.

Het licentiemodel

  • Foxit biedt momenteel zowel een subscriptie als een perpetual licentiemodel, waarbij je als organisatie zelf een keuze kan maken voor een eenmalige grotere of een gelijkblijvende jaarlijkse investering. In deze blog ligt de focus op het perpetual licentiemodel.
  • Kofax biedt op dit moment een perpetual licentiemodel aan, waarbij je het eeuwigdurende gebruikersrecht van de licentie koopt in plaats van huurt. Jouw organisatie wordt dus ‘eigenaar’ van de software. Het niet verlengen van maintenance of upgraden van versies heeft niet direct gevolgen (wij adviseren dit niet, maar je hebt wel de keuze). Indien jouw perpetual licentie wel over geldig maintenance beschikt heb je recht op upgrades naar laatste versies en op support vanuit de fabrikant.

Bij het huurmodel van Adobe is het een alles of niets principe. Een geldige subscriptie biedt alle gewenste functionaliteiten die Adobe Acrobat voorziet, maar zodra de organisatie stopt met het betalen van de subscriptie vervalt het gebruikersrecht.

Unlimited License

Fabrikanten als Foxit en Kofax zijn bereid om meer flexibiliteit te bieden bij grote afnames. Er zijn geen ‘richtlijnen’ op het gebied van een minimum investering en andere nakomingsverplichtingen. Bij een Adobe Enterprise overeenkomst geldt er wel een minimale instap en is er geen true down mogelijk. Eveneens bieden Kofax en Foxit de mogelijkheid om een zogeheten Unlimited License aan te kopen. Ofwel, één licentie voor de gehele organisatie, ongeacht het aantal gebruikers of apparaten. De Unlimited License komt met één unieke licentiecode voor een gemakkelijke en gecentraliseerde implementatie. Ook qua beheer en administratie biedt dit voordelen in plaats van losse installaties, diverse contracten en daarmee diverse renewal momenten.

Een veel gehoorde uitdaging is dat de gebruiker vaak volledig gewend is aan Adobe Acrobat en bij voorkeur niet wenst te switchen naar een alternatief. Om dat te weerleggen kan ik je verzekeren dat een aantal PDF oplossingen zeer gebruikersvriendelijk zijn en mede daardoor een waardig alternatief voor een grote groep gebruikers van Adobe Acrobat kunnen zijn. De implementatie van een alternatief product speelt natuurlijk ook een belangrijke rol.

Het testen van een alternatief als Foxit of Kofax neemt in de praktijk weinig tijd in beslag, de leercurve is laag en aangezien de licenties standaard uitgerust zijn met support en maintenance staat er altijd een team klaar voor het support.

Gebruikersbehoefte

Wij zien bij organisaties dat er een kleine groep daadwerkelijk behoefte heeft aan een Acrobat Professional licentie, maar dat een (groot) deel van de gebruikers prima uit de voeten kan met een alternatief.

PDF-oplossingen worden steeds rijker aan functionaliteiten, maar in de basis gaat het nog steeds om het creëren, samenvoegen en bewerken van PDF’s. Dit kunnen alternatieven als Kofax en Foxit meer dan prima. De vraag is dus, zijn de Professional functionaliteiten van Adobe Acrobat wel echt nodig? En geldt dat voor iedere gebruiker. Antwoord op deze vraag is dat dit zeker niet het geval hoeft te zijn.

Op basis van meerdere succesvolle en afgeronde test trajecten bij verschillende organisaties, feedback en ervaringen zijn Foxit Phantom PDF Business en Kofax Power PDF Advanced het meest geschikte alternatief voor deze gebruikers. Op het gebied van kosten kan dit een organisatie een flinke besparing opleveren over 3 tot 5 jaar wanneer men switcht van Adobe naar Foxit of Kofax.

De verschillen tussen Adobe, Kofax en Foxit

Wanneer gebruikers alleen een PDF bestand moeten openen en/of printen volstaat een gratis Adobe Acrobat reader en hoeft er geen licentie aangeschaft te worden. Het is voor elke organisatie belangrijk om te bekijken welke functionaliteiten de gebruiker daadwerkelijk nodig heeft. Op basis van deze informatie weet je voor welke gebruikers je dient te kijken naar een oplossing met extra functionaliteiten.

De voornaamste functies van Acrobat Standard zijn PDF’s maken en exporteren naar Word of Excel, tekst en afbeelding bewerken in een PDF en eenvoudig formulieren maken, invullen, ondertekenen en versturen.

Wanneer gebruikers daadwerkelijk documenten moeten maken, bewerken, ondertekenen en/of verzamelen is er waarschijnlijk behoefte aan Acrobat Professional, Foxit Phantom PDF Business of Kofax Power PDF Advanced.

Foxit en Kofax zijn de tegenhanger van Adobe Acrobat Professional. Reden voor mij om dieper in te gaan op de verschillen tussen deze producten. Hiervoor heb ik een vergelijkingstabel gemaakt:

alternatives-to-adobe-acrobat

De financiële impact van een overstap

De financiële impact heb ik hieronder door middel van een kort overzicht geschetst op basis van 50 en 200 licenties. De vergelijking is gemaakt op basis van vijf jaar, waarbij Kofax en Foxit een perpetual licentiemodel bieden en één enkel serienummer voorzien, waarbij je jaarlijks maintenance kunt afnemen. Adobe biedt een subscription model via named user deployment.

KOSTEN ADOBE VERSUS KOFAX/FOXIT (INCLUSIEF MAINTENANCE) – 50 LICENTIES VOOR 5 JAAR:

Investering voor 5 jaar Kofax PowerPDF Advanced Adobe Acrobat Professional Foxit PhantomPDF Business
Aantal 50 50 50
Kosten per licentie € 250,28 € 215,88 € 483,30
Kosten totaal € 12.514,00 € 53.970,00 € 24.165,00

KOSTEN ADOBE VERSUS KOFAX/FOXIT (INCLUSIEF MAINTENANCE) – 200 LICENTIES VOOR 5 JAAR:

Investering voor 5 jaar Kofax PowerPDF Advanced Adobe Acrobat Professional Foxit PhantomPDF Business
Aantal 200 200 200
Kosten per licentie € 242,20 € 203,88 € 456,45
Kosten totaal € 48.440,00 € 203.880,00 € 91.290,00

Waarom overstappen?

Binnen elke organisatie heeft kostenbesparing een hoge prioriteit. Alleen wordt een kostenbesparing pas interessant wanneer er geen functies verloren gaan die daadwerkelijk nodig zijn. De inspanning voor een overstap miniem is. Kofax werkt met één enkel serienummer en een customization kit. Hiermee kan makkelijk een eigen package voor distributie in iedere gewenste omgeving (Win RDS, Citrix, APP-V) worden gemaakt. Daarnaast hebben deze twee fabrikanten ruime ervaring met organisaties die zij al hebben geholpen met overstappen. Ze weten hierdoor waar eventuele pijnpunten zitten en hoe deze voortijdig te verhelpen.

Wat is de juiste keuze voor jou?

Kofax en Foxit bieden in veel gevallen een goed alternatief voor Adobe Acrobat Standard en Professional. Om hier een goed antwoord op te kunnen geven is het naar mijn idee van belang dat er binnen elke organisatie, die mogelijk wenst over te stappen, eerst wordt gekeken naar de financiële impact en inspanning voor de transitie naar Kofax of Foxit. Wanneer een organisatie nog 10 licenties gebruikt van Adobe Acrobat, lijkt het mij niet zinvol om een migratie traject op te zetten, maar bij grotere aantallen is dit wellicht wel interessant voor jou als organisatie. Daarna dient er draagvlak gecreëerd te worden. Dit draagvlak kan gecreëerd worden aan de hand van een trial die gestart wordt met een groep (key) users.

Tijdens deze trial wordt bepaald welke functionaliteiten er (mogelijk) niet beschikbaar zijn. En voor welke gebruikers Kofax of Foxit een geschikt alternatief is. Na de trial-fase is het van belang om samen de uitkomsten door te spreken. En te kijken wat de mogelijkheden zijn om Adobe te vervangen voor Kofax of Foxit. Inmiddels zijn er al diverse organisaties bijgekomen die de overstap hebben gemaakt van Adobe Acrobat naar Kofax of Foxit, waarbij ik kan aangeven dat vrijwel elke organisatie die is overgestapt, zeer tevreden is over het alternatief.

Mocht je nou ook benieuwd zijn naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor het bespreken van de impact en mogelijkheden voor jouw organisatie.

Meer weten?

Neem contact op met Lourens Klootwijk, Senior Solution Advisor

Neem contact op

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Lourens Klootwijk

Solution Advisor Digital Content

PDF, Marketing, Creative, CAD

Gerelateerde blogs

windows-7-extended-support

Windows 7 Extended Support: Now Is the Time to Take Action!

Microsoft ended support for Windows 7. Find out which far-reaching impact this will have on your environment.

Red Hat Enterprise Linux 6 EOS
  • 10 april 2020
  • Jan van Bruggen
  • Publisher Advisory, Strategic Publisher Services
  • Red Hat, Extended Support

Red Hat Enterprise Linux 6 - End of Support

Op 30 november 2020 eindigt de ondersteuning voor Red Hat Enterprise Linux 6. Vanaf dat moment krijgt deze versie geen ondersteuning meer. Wat kun je doen? Jan van Bruggen bespreekt dit in zijn blog.

Prepare for sql server

Upgrade Microsoft SQL Server 2008

Het afgelopen decennium heeft de Microsoft SQL Server 2008 en 2008 R2 veel bedrijven ondersteund en nu Microsoft vanaf juli 2019 stopt met het updaten van SQL Server 2008 en 2008 R2 is het moment aangebroken voor een volgende stap.