New Features to Boost Your Collaboration in Microsoft Teams

Microsoft Teams

コラボレーションを促進する新機能

Microsoft Teams コラボレーションを促進する新機能

  • 17 8月 2021
  • Erik Moll
  • 5.32 minutes to read

Microsoft Teamsは、今日のリモートワークの柱となっていることは間違いないでしょう。前例のない時代にコミュニケーションの強化と生産性の向上の必要性が高まる中、世界中の組織がTeamsを活用しています。

Microsoftはユーザーのニーズに注目し、プラットフォームの進化と革新を続けてきました。実際、Teamsの新機能がリリースされたばかりで、その機能をどのように活用するかを知っておく必要があります。ここでは、これらの新しい Teams の機能と、組織がどのように新機能を使ってコラボレーションを促進するのかを詳しく見ていきましょう。

適切なツールと変更管理を用いた人材への投資は、デジタル トランスフォーメーションを加速させることができます。

1. ブレイクアウトルームを利用する

大規模なビデオ会議を行っていませんか?Teams の新しいブレイクアウト ルームを使って、会議を小グループに分けることができるようになりました。ブレイクアウトルームは、Teams ミーティングと Teams チャンネルの両方に作成することができます。これにより、これまで以上に柔軟にディスカッションを進めたり、ブレインストーミングセッションを促進したりすることができます。

自分で会議を開催している場合、ブレイクアウトルーム間を移動したり、個別にまたは一度にアナウンスを配信したり、全員をメイン会議室に戻すこともできます。また、ブレイクアウトルームでファイルを共有した場合、メイン会議室でも共有することができ、会議後のチャットでも利用できます。

なぜこれが重要なのか:Teams会議はコミュニケーションのために重要です。 Teamsでのコラボレーションでは、大きなグループを小さなグループに分ける機能は、トレーニングやブレインストーミングにおいて望ましい結果を得ることができ、参加者自身にとっても価値のあるミーティングになります。 一般的に、小規模グループのほうが、より効果的にコラボレーションが行われます。

2.会議で新たな機能を体験する

もうひとつのTeamsの素晴らしい新機能は、会議終了通知の導入です。会議参加者には、会議終了の5分前に通知されます。これによって、参加者全員が予定通りに進んでいるかどうかを常に確認することができ、予定時間をオーバーする前に会議を終了することができます。ただし、この機能によって会議が完全に終了するわけではないことに注意してください。

さらに、ユーザーがTeamsでの会議に参加する前に設定の確認ができるようになりました。これにより、ユーザーが会議に参加する前に、オーディオ、ビデオ、デバイスの設定を簡単に確認できます。設定でミーティングデバイスを調整するのではなく、参加前の設定で必要なものを簡単に変更できるようになりました。

安全で包括的な会議環境を作りたい場合、会議主催者はさらに3つのチャット設定から選択することができます。「無効」は、主催者と参加者が会議チャットを使用できないようにします。また、「会議中のみ」に設定することもでき、参加者は会議中のみメッセージを送信し、主催者はいつでもメッセージを送信することができます。最後に、デフォルトでは「有効」に設定され、いつでもすべての会議プラットフォームのチャットを使用できるようになります。

なぜこれが重要なのか:会議は仕事を効率化し、アイデアを話し合ったり、新しいプロジェクトのブレインストーミングをする絶好の機会です。これらを成功させるためには、まず第一段階として、会議への参加障壁を最小限に抑え、第二段階として、会議の中断を回避して、参加者が会議のタスクだけに集中できるようにすることが重要です。

3. 充実した通話体験

Teamsでは、電話をかけるためのいくつかの新機能が開発されました。ひとつの連絡先に関連付けられた複数の電話番号を表示することができるようになりました。この機能を使うことで、特定の連絡先との通話を簡単に開始することができるようになります。

通話機能の中でも特に注目すべきは、1対1での通話で利用可能なライブキャプションです。最近では、背後の雑音が多いことに気づくでしょう。聞き取りが難しい方や、自分の呼び出しをサポートするためにキャプションを使用したい方にとって素晴らしい機能です。単純にキャプションをつけるだけで重要なメモを逃しません。

さらに、Microsoft は、事実上どのようなモバイルデバイスからでも使えるグローバルなダイヤルイン番号を提供しており、他の参加者が音声会議に参加できるようにダイヤルアウトしています。

なぜこれが重要なのか:生産性は私たちにとって重要な要素です。複数の番号ダイヤルを提供することで、プラットフォームやプログラムを切り替えて連絡先を探す必要がなくなり、気が散ることが減り、ワークフローが効率的に保たれます。

4. コラボレーションをもっと簡単に

メッセージ内で検索しても、探しているものが見つからないことはありませんか?Teamsの検索機能が改良されたことで、必要なものを見つけることができるようになりました。メッセージを検索すると、上位3つのメッセージが時系列ではなく、関連性の高い順に表示されます。この新開発の関連性モデルは、メッセージの最も関連性の高い特徴を学習するように設計されています。データは、誰と最も頻繁にチャットしているかなどのアクティブ&パッシブなシグナルについて収集され、最も関連性の高いレコメンデーションを配信するために使用されます。

また、モバイルデバイスからオフラインの状態でもファイルにアクセスできるようになりました。iOS用のTeamsモバイルアプリを使用すると、アクセスが必要になるファイルを選択することができます。この方法で、ダウンロードしたファイルにいつでも携帯電話からアクセスすることができます。

最後に、Microsoft では、特定のメンバーやチャンネルでカレンダーを作成して共有することができるようになりました。この機能により、ゲストユーザーを除くチャネル内のすべてのメンバーに、今後のイベントを共有することができます。

なぜこれが重要なのか: 最も関連性の高い連絡先を知ることは、ワークフローのスピードアップに役立ちます。関連性のある会話を簡単に手元に置いておくことで、Teams内でカレンダーを共有したり、重要なファイルにオフラインでアクセスしたりすることができるので、安心して活動に集中することができます。

5. より早く承認を得る

Teams で直接、承認をより迅速に行うことができます。チャット、チャンネル会話、または 承認アプリから承認フローを開始してください。承認の種類を選択し、詳細を追加してファイルを添付し、承認者を選択するだけです。提出された承認者には通知が送られ、リクエストを確認して対応することができます。

なぜこれが重要なのか: 完全な承認プロセスを一か所に集約することで、様々なツールを使った時間のかかるプロセスが不要になるため、チーム間のパフォーマンスに大きな影響を与えます。さらに、自動化された通知フローは透明性をサポートし、承認プロセス全体をスピードアップします。

6. SharePointの追加

Microsoftは、TeamsとSharePointのコラボレーションの価値向上を目指しており、ユーザー体験をより簡単にするために、いくつかの新機能が追加されました。より良いコラボレーションを実現するために、グループコンテンツに利用できるミニダッシュボードを試してみてください。ページ、ニュース、リンクなどを自分のダッシュボードに追加して、チームがそれぞれのチャンネルで使用できるようにします。これは、プロジェクト計画を合理化し、すべてのリソースを単一のアクセスポイントに結びつけるのに最適な方法です。

Teams 内にも専用の SharePoint タブが用意され、ドキュメント ライブラリやページなどを Teams チャンネルに追加することができるようになりました。また、ニュースやリストなどをピン留めすることもできます。役立つリソースをピン留めすることで、チームメンバーに常に組織の最新情報を伝えることができます。

なぜこれが重要なのか:チームメンバーにとって最も時間のかかるプロセスは、関連する情報を収集し、必要なものを見つけるために異なるソースを検索することです。すべての異なるデータポイントとリソースをひとつのサイトにまとめることで、プロジェクトの混乱を減らし、定義された時間枠内で目標を達成するのに役立ちます。

7. Power Appsを活用する

TeamsのPower Apps を使えば、該当するチームが利用できる環境全体でアプリを作成および管理できます  Power Appsは新しい機能ではありませんが、試してみてください。これらのローコードアプリは、Teams で右クリックで使用できるようになり、テナント全体へのアクセスを提供できるようになりました。この特定の機能を使用すると、Dataverse for Teamsによってチーム内にカスタムアプリを提供することができます。
もしチーム内でまだこの機能を活用していないのであれば、1日を楽に過ごせる機会を逃しているかもしれません。チームメンバーに確認して、カスタムアプリを構築する機会について話し合ってみてください。

8. 管理とセキュリティの強化

自宅で仕事をされている方は、WindowsとMacで分かれていることが多いと思います。WindowsとMacの両方で管理されているデバイスでTeamsのサインインを制限することができます。これにより、従業員が自分の組織のテナント認証情報を使って別の組織のテナントにログインできないようにすることができます。この機能により、ユーザーの個人アカウントへのアクセスを設定することもできます。

Teamsにもいくつかのセキュリティ、コンプライアンス、プライバシー対策が追加されています。新しいロビー待機設定では、招待されたユーザーのみが直接ミーティングに参加できるようになりました。それ以外のユーザーはロビー待機で主催者が参加を許可するまで待つことになります。

また、Teams用のCustomer Keyもチェックしてください。この追加の暗号化レイヤーは、現在、Exchange Online、SharePoint Online、OneDriveで利用可能です。これで、Teamsでもこの追加のセキュリティが利用できるようになります。

なぜこれが重要なのか:従業員の生産性を高く保つためにはデバイス間のコラボレーションが重要ですが、セキュリティは「常に存在する」リスクです。検証と認証をサポートする自動化されたプロセスを導入することで、攻撃を受けるリスクを制限することができます。

Teamsについて学ぶ準備はできていますか?

毎日のエチケットeBookで、Microsoft Teamsについての詳細をご紹介します。チャンネルからボットまで、すべての操作方法を学ぶことができます。

詳しく見る(英語)

最後に

2021年にはTeamsの新機能がたくさん登場します。通話機能の向上からセキュリティの強化まで、Teamsが提供するすべての機能を活用しましょう。今後もTeamsの新機能についてのトレーニングを継続して行い、全員が可能な限り生産性とコラボレーションを維持できるようにしていきましょう。結局のところ、コミュニケーションが重要であることに変わりはありません。

今回のMicrosoft Teams機能アップデートのブログを読んで、今日から生産性を高めましょう。

  • Future Workplace, User Productivity
  • Teams, Remote Work, Collaboration, Automation, Microsoft

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Digital Transformation

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