リモートワークにはデータバックアップが必要

07 10月 2020
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COVID-19により突然のリモートワークへシフトし、ほとんどの企業はようやくオンラインチャネルを通じたビジネスに落ち着いてきました。2020年8月の調査によると、世界中の従業員の80%が週の半分以上をリモートで仕事をしているのに対し、2018年の時点で米国の労働者の3.8%しかリモートで仕事をしていなかったことが明らかになりました。これは、平均的なビジネスにおけるデータへの依存度、より具体的にはデータを利用できるようにすることで、オフィスで使用していたのと同じように生産的にリモートで仕事ができるようになることを意味しています。

2020年以前は、多くの企業がデジタルソリューションに依存していましたが、完全にオンラインでビジネスを行っていたわけではありませんでした。現在では、コミュニケーション、決算書、生産性プラットフォーム、ITインフラストラクチャは、あらゆる仕事をこなす上で必要不可欠なものとなっています。組織の多くがデータに依存しているため、悪意のある攻撃や誤って削除されてしまうなどの不幸な出来事が起こる前に、データを安全に保護するための計画を立てることが重要です。

貴社の組織がまだ初歩的なバックアップソリューションを持っていたり、明確なバックアッププランが全くない場合でも、今からでも遅くはありません。今日のリモートワークにとって、定期的で便利なデータバックアップがなぜ重要なのか、その理由を見ていきましょう。

データバックアップで従業員を守る方法

リモートワークへのシフトは突然に起こったかもしれませんし、ビジネスクリティカルなツールをすぐに導入しようと思ってデータを確保しようとは考えてもいなかったかもしれません。デジタルトランスフォーメーションが急にミッションクリティカルになったのですから、それは理解できます。しかし、これらの重要なツールを動かすデータが失われてしまうと、重要なツールを使用することができなくなり、データが失われてしまうと、企業の評判を損ねたり、リモートワークチームの生産性を低下させたりする可能性があります。さらに、リモートワークへの急激なシフトにより、一部の組織ではデータをクラウドに移行せざるを得なくなりました。それ以前は、特別なファイルシステムやオンプレミスの交換環境で保護されたビジネス文書を扱うのが一般的でした。しかし今では、クラウドの利用が増えたことで、機密性の高い資産がより高いリスクにさらされるようになりました。

企業がデータを失うと、データを復旧するのに数時間、時には数日かかることもあります。場合によっては、データを復旧するために多大な労力を費やしても、復旧できないことが判明しただけで、組織に壊滅的なダメージを与えることになります。ここでは、データのバックアップに時間をかけなかった企業のシナリオをいくつか紹介します。

あるユーザは、M365 ライセンスが失効したため、Outlook、OneDrive、SharePoint アカウント、およびその内部のすべてのデータが失われました。
ランサムウェア攻撃は、いくつかの重要なSharePointとOneDriveのアカウントで発生し、ファイルがコピーされ、暗号化されました。それはアクセスを取り戻すために多額の支払いを要求するサイバー犯罪者によるものでした。
不満を持った社員が会社の重要なデータを大量に削除してしまいました。
善意のユーザが誤ってメールボックス、OneDrive for Business、またはSharePoint Onlineからデータを削除してしてしまいました。
初歩的なデータバックアップソリューションでは不十分だったハイブリッドソリューションの課題。一部のデータがクラウドとオンプレミスのソリューションに保存されている場合、企業はバックアップ戦略で重要なデータのセット全体を見落としていました。

Office 365のようなプログラムに内蔵されているバックアップツールがビジネスに必要な機能を提供してくれると信じてはいけません。中には基本的なバックアップ機能を提供しているものもありますが、必ずしも必要とされるほど徹底しているとは言えず、専門家に相談して問題を解決するのは難しいでしょう。

データのバックアップを開始するには

簡単に言えば、データのバックアップを開始するには、今ほど良い時期はありませんし、すでに重大なデータ損失を経験した後ほど悪い時期はありません。データをバックアップすることは、将来に備えた準備の一つであり、従業員のつながり、コラボレーション、コミュニケーションの方法を保護するために不可欠なことです。次の順番でバックアップすることをお勧めします。

クリティカルなデータまたは価値の高いデータ - 悪意のある行為者は、これらのデータが削除された場合にビジネスが大きな損失を被ることを知っているため、まずこのデータを狙う傾向があります。
財務情報、顧客情報、従業員情報 - 繰り返しになりますが、これらの文書は企業の評判を損ねたり、業務能力を著しく阻害したりする可能性があるため、悪意のある行為者の標的となります。
独占的および機密情報 - これらの情報が盗まれたり削除されたりしても、必ずしも貴社の評判や仕事の能力に影響を与えるわけではありませんが、代替することが難しく、悪質な目的に使用される可能性があります。
従業員の仕事の文書 - 従業員の仕事の文書をロックダウンしていると、組織内の部門全体を停止状態にする可能性があり、その文書が削除されると、ビジネスの規模に応じて何百もの労働時間を無駄にすることになります。
会社情報やプロセス文書 - これらの情報がなくても組織は継続していくことができますが、これらの文書を削除してしまうと、再度作成するのにコストがかかる可能性があります。

優先度に基づいてデータを分類した後、どのくらいの頻度でバックアップを取るかを考えてみましょう。一般的に、それが変更されるたびに重要なデータをバックアップすることをお勧めしますが、あまり重要ではない情報は、毎週、毎月、または四半期ごとにバックアップする必要があります。

高度なデータバックアップソリューションのメリット

ビジネスが日常的にテクノロジーに依存している場合、データの保護は不可欠です。セキュリティ対策はこの点では有効ですが、多くの従業員がオンラインで仕事をしているため、データの一部が失われることは避けられません。そのデータを復元することがバックアップソリューションの最大のメリットです。しかし、すべてのデータバックアップソリューションが同じように作成されているわけではないので、次のようなメリットを提供できるソリューションを探してください。

簡素化されたバックアップ - 優れたバックアップソリューションは、バックアップの様々なソースを自動的に検出、圧縮、重複排除する必要があります。また、オンプレミス、ハイブリッド、クラウドの各プラットフォームを簡単に管理する方法を提供し、バックアップされたデータの360度の概要を簡単かつ正確に把握できるようにしなければなりません。
運用コストの最適化 - バックアップソリューションの統合によりトレーニングコストを削減し、不要なメンテナンスやサポート契約を削減できるものでなければいけません。
セキュリティの向上 - パブリッククラウドとハイブリッド環境の間で、すべてのバックアップジョブの状態を完全に透明化することで、どのデータが保護されているか、どのデータに追加のセキュリティ対策が必要かを知ることができます。

残念ながら、多くのバックアップ機能を備えたソリューションでは、このようなメリットはありません。偶発的な削除や悪意のある削除が発生した場合でも、高度なバックアップソリューションは何倍もの価値があることを証明してくれます。

最後に

データのバックアップは、リモートワークの安全性を確保するために不可欠です。たとえまだ悲惨な削除を経験していなくても、データが削除された場合に、いつでもデータを復元できる方法があることを知っておくと安心です。

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