PyraCloudを活用

サブスクリプション時代のソフトウェアコストの削減方法

PyraCloud を活用してコストを削減

ソフトウェアのサブスクリプション化の流れが進む中、どのようにサブスクリプション型のソフトウェアコストを適正化すればよいでしょうか?

SoftwareONE の PyraCloud がどのようにして、ソフトウェアコストの無駄と対処方法を容易に見つけることができたかを、Microsoft 365/Office 365(M365/O365)の日本におけるお客様事例に基づいて紹介します。

 

サブスクリプション時代のソフトウェア資産管理

我々のお客様で、新規投資プロジェクトが延期になったり、逆に古いインフラストラクチャを新しいアーキテクチャに置き換える計画が前倒しされたりといった例が、徐々に増えているように感じます。企業にとってコスト削減は変わらぬ課題ですが、コロナウイルスの社会・経済への影響はその重要性をより際立たせているようです。IT、特にソフトウェアの領域ではリモートワークと並んで、コスト圧縮に対するニーズの高まりを感じます。

また、ソフトウェアのサブスクリプション化、「所有」から「使用」への流れはソフトウェアコスト管理の手法に変化をもたらしています。従来のSAM(Software Asset Management: ソフトウェア資産管理)はその名の通り、ソフトウェアを「資産」として捉えるアプローチで、ソフトウェアコスト最適化の主流でした。しかし、近年、所有から使用にライセンス体系が変化するにしたがって、帳簿上の資産価値よりも、活用、すなわち有効に利用されているかどうかという視点が、重みを増してきています。これは会計になぞらえて考えることもできます。バランスシート上で資産と認識されているものは、使用しなくなっても除却処理をしなければキャッシュフローや損益に直接影響しないという状況から、資産ではなく経費となったことで損益計算に直接影響するようになったことと同様です。ソフトウェアのサブスクリプション化は、資産の経費化でもあります。

PyraCloudを活用

サブスクリプション型のソフトウェアコストを適正化するという用途にも、SoftwareONE が提供している PyraCloud は役立ちます。契約しているライセンス数と種別、利用状況の双方の情報を合わせて分析することでソフトウェアコストの無駄と対処方法を容易に見つけることができます。今回はその手法を、Microsoft 365/Office 365(M365/O365)の日本でのお客様事例に基づいて紹介します。

今回ご紹介する日本のユーザー企業は、Microsoft 365を約1,000ユーザー分、全て E3 で使用していましたが、すべてのユーザーが E3 の機能を必要としていないのではないかとの発想から個々のアプリケーションの活用状況や割り当て等を可視化、分析することにしました。PyraCloud の365 Analytics モジュールを利用するため、Microsoft 365 テナントに PyraCloud を接続し、データ収集するために数時間待つと過去数か月以上にわたる全ユーザーの Office アプリケーション利用状況が収集されるので、365 Analytics の機能を使って分析を行います。

今回のコスト削減の発見手法

1. もはや使われていないライセンス
過去に、一定期間(今回は180日を閾値としました)に何のアクティビティも記録されていないユーザーを特定します。これらのユーザーは、M365を全く利用していないので、ライセンス割り当てを解除しました。ユーザーが将来ライセンスが必要となった時には再割り当てできますし、場合によっては既に退職している可能性もあります。いずれにしても、ライセンスを割り当てておく必要性は極めて低く、無駄であると思われます。 

2. F1 への変更
ユーザーライセンスの種別をE3 から F1 に変更することができれば、ライセンスコストは大きく削減できます。個別アプリケーション(Word, Excel, Powerpointなど)やメールボックス、OneDrive の利用状況から、E3 ではなく、F1 ライセンスでカバーできるユーザーを抽出します。Exchange のメールボックスとOneDrive の使用量がそれぞれ一定(今回は1.8Gバイト)以下でアクティブなアプリケーションインストール数が0のユーザーを抽出すれば、F1に変更する有力な候補となります。


3. E1 への変更
F1への変更の候補とならないユーザーでも、E1の候補になり得ます。E3からF1ほどではないとしても、E3からE1 に変更すればやはり大幅なコスト削減になります。ローカルアプリケーションの利用履歴が過去一定期間以上(今回は180日)ない場合はユーザーに全く影響を与えずにライセンス種別を変更できるでしょう。

4. 定期的なレビュー
ソフトウェアの利用状況は時間が経つにつれて変化します。ライセンス最適化は一度だけのプロジェクトから、定期的に継続して行っていく必要があります。そのためには手間をかけずに、半自動的に分析と対応が行えるPyraCloud の様なツールが活用できます。
PyraCloud 365 Analytics はこのように、活用(すなわちビジネス成果)しているものに適切なライセンスを割り当てることで、活用とコストを無駄なく対応させることができます。

 


今回のコスト削減

ユーザー数

(Microsoft 365 ライセンス数)


 約1,000名


 

Microsoft 365 総コスト

(最適化前、全てE3)

約2,400万円/年

 

コスト削減額


約600万円/年

コスト削減率


 25%の削減

最後に

サブスクリプションの時代における、ソフトウェアのコストを削減する方法について、PyraCloudを活用した日本のお客様事例をご紹介しました。PyraCloudの機能の詳細は、こちらでご確認ください。

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Shoji Nishiura

Shoji Nishiura

Senior Solution Sales Executive

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