Oversized and Underutilized

過剰使用と未活用

Microsoft 365 への投資を節約する方法

Microsoft 365への投資を節約する方法

(この記事は2020年6月9日に記載されたSoftwareONEブログ英語版の抄訳です。)

あるシーンを想定しましょう。 吉田さんは、大手の多国籍企業で IT リーダーとして働いています。彼女の組織のエグゼクティブ リーダーシップチームは、ITを含むすべてのビジネスラインに、支出の見直しのため、できる限りの経費削減を指示しました。どうにかして貢献したいと考えた吉田さんは、今年後半に更新が予定されているすべてのソフトウェア契約を見直すためのチームを結成しました。Microsoft Office365は更新期限が迫っており、組織内での役割に関係なく、すべての従業員にMicrosoft E3ライセンスが与えられていることに気付いたのです。これが彼女の「ひらめき」の瞬間でした。以前はすべての人に合うようなアプローチをとっていたため、Office365のコストを最適化する方法はないのかと疑問に思っていました。

吉田さんの立場になってみませんか?さあ、ここからはあなたのために書かれた内容です。

多国籍企業、中小企業であるかに関わらず、コスト削減は直面している最優先事項の一つであることは間違いありません。2020年4月にPwCが実施した調査によると、CFOの53%がIT支出のコスト削減を検討しています。しかし、組織がそのようなコスト削減において成果を最大化するためには、リスクとメリットのバランスをとることが不可欠です。吉田さんと同様に、組織が選択したSaaS型プロダクティビティスイートがMicrosoft Office 365である場合、ユーザー基盤を正確にプロファイリングしてビジネスニーズに合ったライセンスプランを提供することで、コストを削減する機会があるかもしれません。

2001年に発売されたOffice 365は、MicrosoftのSaaS型プロダクティビティスイートで、よく知られたOfficeスイート(Word、Excel、PowerPoint)からストレージ(OneDrive)、コラボレーション(Teams)までのコアアプリケーションで構成されています。Microsoft社は、すべての人に合うようなアプローチでないことを理解しており、プランにバンドルされているアプリケーションの数に応じて価格が異なるライセンスプランを発売しました。E1バンドルからE5バンドルまでのこの階層構造は、組織が従業員のプロファイルと対応するライセンスパッケージをマッピングし、最終的に支出を削減できるように構築されました。

しかし、ほとんどの組織では、これらのユーザープロファイルの構築と維持に十分な時間と労力を費やしていないのが現状です。その結果、お金が無駄になってしまうのです。CoreViewが行った調査 によると、Microsoft Office365ライセンスの44%は、十分に活用されていないか、または無駄に使用されているとのことです。これは投資全体の半分近くを占めています。

吉田さんのコスト削減提案の持続的な効果を評価するために、もう少し詳しく見て、ガートナーのフレームワークを適用してみましょう。

  • 潜在的ファイナンス上の利益: E3バンドルのコストは、E1バンドルのコストがユーザー1人当たり毎月約858円(約8ドル)であるのに対し、ユーザー1人当たり毎月約2,145円(約20ドル)です。例えば、吉田さんの組織に 15,000 人の従業員がいて、ユーザーのうち 4,000 人が E3 の代わりに E1 バンドルだけを必要としている場合、年間で約6,177万円(576,000 ドル)の節約になります。 
  • ビジネスインパクト: 吉田さんの組織へのビジネスインパクトは低く、日常の活動や業務への影響はありません。 彼女は組織の Microsoft 365 契約を更新する際に、これらの変更を適用しました。そして、関係するユーザーに新しいライセンス バンドルを割り当てました。 
  • 時間の節約: 吉田さんは年内後半には更新をしなければいけません。希望する期間内にコスト削減を実現することができるでしょうか?できます。迅速かつ機敏に行動するにはMicrosoftテナント全体でOffice365の使用状況を追跡・測定するツールが非常に役立つことに気付きました。SoftwareONEのPyraCloudのようなツールを活用することで、ユーザープロファイルの構築に必要なデータを取得することができます。これらのプロファイルは、更新時に役立ちます。  
  • 組織的リスクの度合い: 組織リスクの度合いは、社員が変化に適応できるかどうかで測ります。場合によっては、現場の最前線で活躍されている従業員(ファーストラインワーカー)は、本格的なOffice365 E1またはE3ライセンスプランを必要としないかもしれません。オンラインでのみOfficeスイートを使用できるF1プランが適合するでしょう。この場合、これらのユーザーが快適であることが大事であり、さらなる採用と変更管理をする必要はあるかもしれませんが、一般的には、組織的なリスクは低いでしょう。 
  • 必要な投資額: 吉田さんのイニシアチブは、コスト削減が実現する前に多額の先行投資を必要といえますか?いいえ、そうではありません。成果を上げるために必要な唯一の投資は、ユーザー基盤を正確にプロファイルするために必要な分析を提供するPyraCloudのようなツールです。したがって、吉田さんの例では、潜在的な経済的利益と比較して、投資額は小さいと言えるでしょう。  

6カ月後には早くも、吉田さんのイニシアチブにより、組織は年間約1億722万円(100万ドル)近くを節約することができました。この節約分は、ビッグデータと機械学習を中心としたデジタルトランスフォーメーションの取り組みに投資されました。

まとめると、あらゆる規模の組織は、従業員を正確にプロファイリングすることで、Office 365のコストを14%も削減できるということになります。当社の実証済みの方法論が貴社の組織にどのように役立つかSoftwareONEに相談してみてください。 

アナリティクスのアクションを見る

PyraCloud 365 Analyticsは、Microsoft 365ライセンスの割り当てと支出の管理に必要なインサイトをどのように提供しているのでしょうか。ビデオ(英語版 約2分)をご覧ください。

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  • Microsoft 365

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Neomal Wickramasekera

Neomal Wickramasekera

Regional Platform Lead – Asia Pacific

Neoは、APACにおけるSoftwareONE独自のソフトウェアおよびクラウドの支出管理プラットフォームであるPyraCloudのプラットフォーム エンゲージメント リードを務めています。彼の役割は、ソフトウェアとクラウドへの投資のための包括的な支出管理の実践を組織が構築できるよう支援することです。

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