Work From Home Guide

リモートワークガイド

貴社は従業員がリモートワークを簡単にできる環境を整えていますか?

リモートワークガイド : “つながる”ことの重要性

Microsoft社はOffice 365を利用したリモートワークを支援していますが、貴社では従業員がリモートワークを簡単にできる環境を整えていますか?リモートワークガイドでは、生産性を向上させるための方法をいくつか紹介します

MicrosoftOffice 365のようなソリューションを活用すれば、リモートワークをより簡単にすることができます。新しいワークスペースの設定方法とOffice 365内でのソフトウェアの設定方法を学んだところで、次はMicrosoft TeamsMicrosoftスイートを使って、より良いコミュニケーションとコラボレーション、オンライン会議の活用、仕事量の管理を行う方法を説明していきます。

Teamsを活用したコミュニケーションとコラボレーション

在宅で仕事をしているときは、コミュニケーションはオープンでなければなりません。最初は慣れないかもしれませんが、1日を通して、チームメイトや関係者と連絡を取ることを習慣にしてみてください。そうすることで、対面での時間の不足を補うことができます。職場のラウンジはバーチャルでもあったほうが良いということです。

Teamsチャットベストな活用法の1つは、チャットを継続するためのチャンネルを設定することです。このチャンネルは、犬写真からプロジェクトの管理まで、何でも構いません。日を楽しく過ごすことを忘れないでください。ニュースや写真、ストーリーに特化したチャンネルは、士気を高めることができますし、GIFやステッカー、絵文字を使って楽しむことができます。

チャンネルに加えて、Teamsでは共有ドキュメントを作成することができるので、プロジェクトの進捗状況を全員が共有することができます。これにより、チームはリアルタイムで簡単に共同作業を行うことができます。また、画面共有でコンテンツを共有したりTeamsの共同執筆機能を利用して同僚の作業をリアルタイムで編集することもできます。また、ちょっとしたブレインストーミングが必要な場合は、Teamsのホワイトボード機能を試してみましょう。このバーチャルホワイトボードは、皆のアイデアをデジタルキャンバスとして活用できます。

すべてのイベントをカレンダーに入れておくことも大切です。動画を必要とする大規模な会議でも、小規模な会議でも、これらのイベントをオンラインで開催することで、対面と同じようなつながりを得ることができます。

オンライン会議を最大限に活用する

オンライン会議をする前に、いくつかのポイントがありますず第に、常に気持ちを込めて可能な限り敬意を払って参加する必要があります。オンライン会議中にマルチタスクをしたくなるかもしれませんが、集中できなくなります。カメラをオンにして、自分が注意を払っていること、集中していることを相手に示すようにしましょう。Teamsでは、背景をぼかすこともできるので、相手が注意力散漫になるのを防げます。

2に、相手が発言するときは一旦停止することです。オンライン会議では、一般的にお互いの話が飛び交うことが多いので、全員の意見が聞けるように十分な時間を確保しておきましょう。また、チャットで話しやすい人がいる場合は、Teams ミーティングのチャットボックスに入れておきましょう。

Teamsにはライブキャプション機能があり、会議の発言をリアルタイムに文字として表示できます。この機能をオンにしておくと、会議中のミスコミュニケーションが減り、特定のチームメンバーが会議に参加しやすくなります。動画を投稿する場合は、Microsoft Streamを利用するとリアルタイムの字幕表示や動画内の語句を検索できる機能が使えます。

また、アクセシビリティチェッカーを活用して、障害のあるユーザにもMicrosoft 365 の文書を理解できるようにしましょう。憶測だけではどういうが人がコンテンツを必要としているかはわからないので、本番できちんと対応できるようにします。また、画面を共有する前に、Windows 10 を誰もが見やすいようにしておきましょう。カーソルアイコンを調整したり、フォントサイズを調整したり、その他にもWindows 10 コンピューターの簡単操作センターで対処することができます。

時間と仕事量を個人で管理する

リモートワークに慣れていないと、時間や仕事量の管理が難しいと感じるかもしれません。その場合、まず最初に知っておくべきことは、同僚との間に健全な境界線を引くことが重要です。自分のスケジュールを共有して、いつ連絡可能かを知ってもらいましょう。そうすることで、チームメンバーはオンラインで何時から何時まで連絡できるのかを事前に把握することができます。

受信しているメッセージの量が多くて圧倒されたことはないですか?TeamsOutlookの設定を使って通知をカスタマイズしたり、会話に優先順位をつけたりして重要度を決めましょう。

リモートで仕事をすときによく起こることは、単に「オフ」の切り替えができないことです。基本的にオフィスから離れることがない場合、仕事のやめるタイミングは難しいですが、境界線を設定しましょう。境界線を引かないと、深刻な燃え尽き症候群に陥る可能性があります。そうならないためにも、休憩を取ることを忘れないでください。食事をしたり、運動をしたり、新鮮な空気を吸ったりする時間をカレンダーに設定しておきましょう。コンピューターから離れることは、生産性の向上につながります。

自宅で仕事をしているときに孤独や不安を感じ始めたら、迷わずコミュニティにコンタクトしましょう。同僚とのバーチャルコーヒータイムを予定したり、チームの皆がどのようにしているかを確認するためにチャットをしたりすると、日を乗り切ることができるでしょう。

経験に基づいてリードする

SoftwareONEは、リモートワークが誰にでも簡単にできないことをわかっています。30年以上のMicrosoftの経験に基づいたCore Teams EnablementとAdvanced Expert Teams Enablementを開発し、お客様がモダンチームワークを実現するための計画を支援しています。サポートが必要な場合は、ぜひ当社にご相談ください。

さらに、他の同僚たちがそれぞれ違った働き方をしていることに気づくでしょう。生産性の高いリモートワーク環境を構築できるように協力しましょう。事業に関する懸念事項を聞き出し、サポートしましょう。そうすることで、チームメイトは最適な解決策を見つけだすことができるでしょう。

前に進むにあたり、コミュニケーションをオープンに保つことがこの時期の鍵となることを忘れないでください。チームメイトには、自分が話し相手になる存在で、協力体制にあることを知ってもらうためにリードしてみましょう。一体感を強化し、従業員と連絡を取り合い、新しい視点を求め、改善の可能性のある分野を特定することで、チームをオフィスにいたときと同じように生産的で協力的な状態に戻すことができます。

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Author

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John is a Unified Communications and Productivity expert. Currently, he serves as the Global Practice Lead - Future Workplace at SoftwareONE. In this role, he helps companies find a flexible approach to address their unique challenges when merging their technology strategy with their commercial and compliance needs.

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