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Adopción y gestión de cambios

Adopción de nuevas formas de trabajo

Adopción de nuevas formas de trabajo

  • 19 marzo 2021
  • 7.5 minutos para leer

No cabe duda de que el cambio nos ha rodeado en todas las facetas de nuestra vida durante el último año. En organizaciones de todo el mundo, es posible que los cambios se hayan producido mucho más rápido de lo previsto inicialmente. Vimos un cambio drástico hacia el trabajo remoto, y muchas organizaciones implementaron rápidamente Microsoft 365 para permitir a sus empleados trabajar de forma colaborativa desde lejos. Ahora que los equipos de todo el mundo se han asentado en su nueva normalidad, queremos reflexionar sobre cómo se ha desarrollado la Gestión de cambios de adopción (ACM) para algunos de los clientes de SoftwareONE y hacia dónde creen que están orientados sus procesos.

Paul Wooldridge, líder de prácticas laborales futuras de SoftwareONE en el Reino Unido, se reunió con clientes del Ayuntamiento de Leeds, el Ayuntamiento de Lincoln y Almac para compartir sus aprendizajes y experiencias en la adopción de nuevas tecnologías en sus respectivas organizaciones. Recapitulemos algunas de las observaciones más importantes de la mesa redonda de clientes de SoftwareONE sobre la adopción y la gestión de cambios  y las principales conclusiones que aprendimos.

Los retos que desencadenan la ACM

Puede que haya ocurrido antes de la pandemia para su organización, o justo cuando estaba comenzando a aparecer, pero todos pueden señalar un momento en el que supieron que era necesario realizar un cambio. Para Fraser Trickett, jefe de cambios organizativos de la ciudad de Lincoln, era evidente que había que poner en marcha una estrategia de ACM sólida. "Darles a todos una computadora portátil con Microsoft 365 no iba a ser el mejor enfoque", dijo. "Por eso nos gustó la idea de ACM". Fraser Trickett indicó que lo más importante para su estrategia de ACM era trabajar verdaderamente en conjunto con las personas para entender sus estilos de trabajo y sus necesidades. Al conocer al personal de la organización, pudo encontrar el mejor camino a seguir.

Todos los ponentes coincidieron en que, si bien hay muchos empleados dispuestos a implementar los cambios, estos suelen causar conmoción en los miembros del equipo más antiguos y que están más arraigados a sus costumbres. Es por eso que, como señaló Fraser Trickett, una buena ACM tiene tanto éxito en su implementación. En lugar de que los usuarios finales acudan a un servicio de asistencia tradicional, pueden plantear sus preguntas a una cara conocida sin dudarlo.

Para Jonathan Graham, ingeniero sénior de configuración | control de calidad de proveedores de la empresa farmacéutica Almacla TI en la sombra fue una preocupación especial al comienzo de su proceso de ACM. "Cuando miro hacia atrás y veo cómo empezó este proceso, veíamos que una de nuestras unidades de negocio estaba empezando a tomarle el gusto a Slack". La combinación de la necesidad de reducir los riesgos de la TI en la sombra y de mejorar la comunicación planteaba un desafío único para Almac: ¿cómo podían hacer la transición de sus equipos a Microsoft 365 cuando estaban apegados a una plataforma similar como Slack? Precisamente por eso se necesitaba un equipo de ACM. Era la pieza del rompecabezas que unía a las personas con la tecnología. "El cambio consistió en impulsar la adopción y mejorar la productividad de los usuarios, y no simplemente en proporcionarles la tecnología", explicó Jonathan Graham.

Y como señaló Joe Morley, asesor de preventa de lugares de trabajo modernos de nuestro propio equipo de SoftwareONE en el Reino Unido, el cambio parece imposible cuando se trata del trabajo. "Los departamentos de TI son vistos como los bastiones de la implementación y el mantenimiento de la tecnología, pero no los que realmente van a hablar con las personas en el negocio y entender sus necesidades y requerimientos". Hay que llegar a los usuarios y ver qué les haría cambiar. Y como explica Morley más adelante, el 67 por ciento de los cambios tecnológicos los impulsa TI y, por desgracia, suelen fracasar. Cuando la implementación del cambio proviene de la gente de adentro, allí es cuando se puede tener éxito con un proyecto.

La importancia de la aceptación de la empresa

Otro factor crítico que se discutió durante la mesa redonda fue la importancia de la aceptación de la alta dirección. Cuando se pone en marcha una estrategia de ACM, hay que contar con el apoyo de los altos directivos. Los altos directivos deben sentirse apasionados por ayudar a impulsar este cambio. Al fin y al cabo, lo que se está haciendo es enviar computadoras portátiles y dotar de movilidad a la plantilla, y deben saber exactamente por qué hay que hacerlo con un plan.

Por qué debe evaluar la productividad

A medida que trabaja en la implementación, debe evaluar la productividad. Como explicó David Collier, es una buena manera de saber si su estrategia está funcionando. "Echaría un vistazo a los indicadores de productividad y me aseguraría de que esas cosas estuvieran en su sitio, y también analizaría los indicadores de adopción para ver si hay una reducción de los correos electrónicos o un aumento del uso compartido". Al emplear también el uso de grupos de debate, David Collier se dio cuenta de que no debía forzar demasiado la tecnología y tenía que escuchar realmente a los empleados. Es importante determinar si su estrategia tiene éxito a través de las evaluaciones y escuchar siempre los comentarios que recibe de los usuarios finales.

La evaluación de la productividad es importante porque le permite examinar cada departamento por separado y determinar qué funciona y qué no. Si una unidad utiliza los equipos mucho más que las demás, ¿cuál es el motivo subyacente? Examine lo que ha funcionado para estos usuarios finales para encontrar nuevas tácticas para perfeccionar sus métodos. Como mencionó Jonathan Graham, la gestión del cambio debe sentirse menos como un departamento de TI en solitario y más como una colaboración, y eso marcará la diferencia.

En términos de gestión del cambio, una de las características más beneficiosas de Microsoft 365 es la herramienta de análisis. Y aunque prestar atención a la productividad es una gran ventaja, también hay que evaluarla por el simple hecho de que su dirección va a querer entender el costo de la ACM. "La evaluación de la productividad es personal e íntima de la empresa", dijo Joe Morley. "Por departamento, cada uno tiene su propia historia". A través de los análisis, puede empezar a reconstruir su historia de ACM y dar forma a lo que sucederá en el futuro.

Formación y búsqueda de usuarios representativos

Por último, todos los panelistas coincidieron en que la comprensión del funcionamiento de la capacitación y la gestión de los usuarios representativos son dos factores importantes para el éxito de la adopción. Como señaló Fraser Trickett, los usuarios representativos son "personas que muestran fácilmente la aptitud para el cambio". Cuando se anuncia el cambio por primera vez, es relativamente fácil reconocer a las personas que se adaptarán a la tecnología de inmediato. Estas personas se convertirán en sus usuarios representativos, y puede pedirles que se unan al equipo de ACM para ayudar a quienes sean más reacios al cambio.

En SoftwareONE, animamos a nuestros clientes a que repitan una y otra vez el proceso hasta que tengan un resultado con el que todos estén contentos. Aunque pueda parecer tedioso, así es como podrá ajustar realmente su estrategia y resolver todos los problemas. Siga hablando con sus usuarios finales, continúe evaluando la productividad y asegúrese de que sus usuarios representativos estén preparados para ayudarlo en cada paso del camino.

Reflexiones finales

Como han señalado nuestros clientes, poner en marcha una estrategia de ACM no es una tarea sencilla. Tanto si se está esforzando por hacer cambiar de opinión a los empleados que llevan mucho tiempo en la compañía como si tiene problemas para conseguir la aceptación de la empresa, no está solo. Todas las organizaciones están experimentando algún tipo de cambio y hay algo que aprender de las experiencias de todos. Y si hay algo que aprendimos de esta mesa redonda, es que cuando uno se centra en las personas, puede lograr un cambio efectivo que tendrá un impacto duradero.

Compartir aprendizajes y experiencias

¿Está listo para aprender más? Descargue la mesa redonda completa para escuchar más de los participantes y descubrir la sabiduría que pueden compartir en lo relativo a la ACM.

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