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Por qué las Breakout Rooms de Teams son un

Cambio radical para la colaboración

Por qué las Breakout Rooms de Teams son un cambio radical en la colaboración

  • 31 mayo 2021
  • 7.6 minutos para leer

Tan solo hace un año, el mundo conocía la COVID-19 y las organizaciones en todo el mundo se vieron obligadas a encontrar la mejor forma de colaborar remotamente. Ahora, a medida que las restricciones empiezan a reducirse y el pronóstico de la pandemia parece mejorar, las empresas deben decidir si siguen con el trabajo remoto o regresan a las oficinas.

Sin embargo, es posible que la verdad se encuentre en algún lugar del medio. Se prevé que la popularidad de los modelos de trabajo híbrido aumente. Según la Encuesta sobre Trabajo remoto mundial de PwC, 45% de las compañías no necesitan que los empleados vayan a la oficina, y el 21% está esperando un enfoque híbrido entre el trabajo remoto y los días laborales en la oficina. Esto significa que las organizaciones necesitarán determinar cómo ajustar sus estrategias remotas para adaptarse a este nuevo enfoque híbrido.

Puede estar seguro de que la tecnología está evolucionando junto con sus necesidades comerciales. De hecho, varias actualizaciones nuevas de Breakout Rooms de Teams de Microsoft se han desarrollado en un esfuerzo por hacer el lugar de trabajo más productivo que nunca. Veamos por qué las Breakout Rooms son la clave para la colaboración y cómo su organización puede promoverlas.

Por qué las Breakout Rooms de Teams de Microsoft son un cambio radical

Breakout Rooms de Teams de Microsoft proporcionan a los usuarios la capacidad de dividir las reuniones grandes al colocar a los asistentes en grupos virtuales más reducidos. Estas salas virtuales más reducidos se pueden usar para capacitar, presentar ideas, discusiones y más. Mientras que las reuniones tradicionales en línea pueden ser improductivas, las Breakout Rooms de Microsoft transforman sus reuniones en uso más interactivo, participativo y eficiente de su tiempo. Con configuraciones de grupos más pequeños, los participantes tendrán más probabilidades de involucrarse en las discusiones en grupo y participar en otras actividades virtuales como eventos en la ciudad o clases de desarrollo profesional. Ahora, los usuarios incluso pueden usar la pizarra virtual para dibujar sus ideas durante las sesiones de grupos virtuales.

Las Breakout Rooms de Teams de Microsoft también le permiten organizar fácilmente hasta 50 salas y controlar a los participantes sin comprometer la experiencia de la reunión. Puede mover a los participantes a otras salas en cualquier momento, enviar mensajes a salas individuales para animar la participación, cerrar las salas virtuales y regresar a los participantes a la reunión principal cuando sea necesario.

Con frecuencia, cuando los equipos se separan en grupos más pequeños, tienden a discutir temas que han omitido en un entorno más grande. El organizador incluso puede ir de una sala virtual a otra y asegurarse de que los participantes cumplan con la agenda. También puede tocar temas que se omitieron y dar a cada participante la oportunidad de contribuir con temas más detallados. En general, las Breakout Rooms de Teams de Microsoft ofrecen muchas funcionalidades que mejorarán la capacitación y colaboración en línea para que no tenga que preocuparse sobre las limitaciones del trabajo remoto.

Las Distintas Aplicaciones de Breakout Rooms de Teams

No es un secreto que las organizaciones inicialmente determinaron que es difícil adaptarse al trabajo remoto. Sin embargo, muchos han encontrado las maneras de seguir siendo productivos y colaboradores. Afortunadamente, Breakout Rooms de Teams de Microsoft puede mejorar y enriquecer más su experiencia en las reuniones y las capacitaciones. Con estas nuevas funciones, las reuniones pueden ser más participativas, divertidas y educativas que antes. Veamos cómo las compañías pueden impulsar las salas virtuales dentro de sus propios lugares de trabajo:

Talleres educativos y Capacitaciones del equipo

Una opción para el uso de Breakout Rooms de Teams son los talleres educativos y capacitaciones del equipo, ya que las salas virtuales pueden mejorar la colaboración y la productividad significativamente a través de sus muchas capacidades. Cada Breakout Room funciona como una reunión de Teams, incluyendo grabar, compartir contenido y funciones de chat. Estas funciones proporcionan una experiencia educativa de aprendizaje práctico para los empleados.

Por ejemplo, un organizador puede dar una conferencia a los miembros del equipo y luego dividirlos en salas virtuales para que trabajen juntos en una asignación. Aunque los participantes están trabajando en la asignación, el organizador puede hacer un anuncio en cada una de las salas virtuales para informarles cuánto tiempo les queda. Entonces, el organizador puede cerrar todas las salas virtuales y regresar a todos a la reunión principal.

Conferencias

Las conferencias se han hecho virtuales en todo el mundo y es posible que las organizaciones necesiten Breakout Rooms de Teams para ayudarse a crear entornos más íntimos dentro de eventos más grandes. Una conferencia virtual opera de forma muy similar a una conferencia en persona. Los representantes pueden presentarse en la sala de reunión principal y los organizadores pueden crear salas virtuales para que los participantes hagan preguntas de seguimiento y continúen la conversación con los presentadores. Un organizador también puede asignar a un facilitador para dar seguimiento a la conversación y asegurarse de cumplir los objetivos. Después de algún tiempo, el organizador puede divulgar un anuncio en las salas virtuales sobre el tiempo restante. Además, los organizadores pueden abrir todas las salas o solo las específicas para que los participantes entren libremente y participen con los representantes.

En este entorno, los Breakout Rooms proporcionan la oportunidad a los participantes de involucrarse efectivamente, colaborar y participar en grupos más pequeños.

Eventos Virtuales de formación de equipos

Otra opción para el uso de Breakout Rooms de Teams es crear eventos virtuales de formación de equipos que ayudan a propiciar relaciones de trabajo sólidas entre los empleados. Los organizadores pueden crear diferentes salas para las actividades de formación de equipos y asignar manualmente a los participantes. También pueden cambiar a los participantes automáticamente y agregarlos a las salas. Una vez los participantes completan las actividades, pueden regresar a la reunión principal. Los participantes pueden compartir sus pizarras y archivos de las salas virtuales y discutir sus experiencias.

Veamos un ejemplo específico de una actividad divertida de formación de equipos:

Los chats virtuales son eventos sociales diseñados para generar conexiones entre los empleados. Un chat virtual exitoso fortalecerá las relaciones laborales debido a que los participantes se conocen y crean recuerdos juntos. Los organizadores pueden crear diferentes salas con base en los temas y asignar manualmente de 2 a 3 participantes para cada sala. Aquí hay algunos temas que debe incorporar y las preguntas que debe hacer para cada tema:

  • Tema: Perspectiva profesional
    • ¿Cuál es su forma favorita de trabajar? ¿Prefiere el silencio completo o una oficina de concepto abierto ayuda a su productividad?
    • ¿Qué cuatro características deben tener su entorno o cultura de trabajo para que se sienta comprometido como un empleado?
  • Tema: Experiencias profesionales anteriores
    • Si tuviera que vivir su vida laboral de nuevo, ¿en qué punto elegiría un camino distinto que pudiera haberlo llevado a tener más éxito y felicidad?
    • ¿Cuáles son las tres cosas que cambiarían sobre su entorno laboral que le harían un empleado más exitoso?
  • Tema: Personal
    • Si eligiera a una sola persona, viva o muerta, ¿a quién quisiera imitar?
    • Viendo toda su vida, no solo su vida laboral, ¿cuáles son las tres actividades en las que desearía haber invertido más tiempo?

Eventos de interconexión

Puede usar Breakout Rooms de Teams para organizar eventos de interconexión virtuales lo que permite que las personas continúen formando sus redes personales y profesionales mediante chats en vivo. Los organizadores pueden crear salas virtuales temáticas con base en diferentes partes de la industria e incluir figuras del medio o líderes reconocidos. Además, pueden informar a los participantes cuánto tiempo les queda al hacer anuncios en todas las salas simultáneamente. Todos los participantes reciben el aviso en sus cuadros de conversación. Luego, los organizadores pueden cambiar rápidamente a los asistentes a una nueva sala para que se interconecten con otros líderes de la industria. Con las salas virtuales, los participantes se pueden conectar mejor e incrementar la posibilidad de que sus conversaciones continúen después de que termine un evento virtual.

Eventos de diversidad e inclusión

Las organizaciones de todos lados están poniendo en marcha su capacitación sobre diversidad e inclusión. Por lo tanto, una opción para el uso de Breakout Rooms de Teams es realizar eventos de diversidad e inclusión.

Por ejemplo, un organizador podría dividir a los participantes en diversos grupos de 3 a 4 personas cada uno e indicarles que trabajen juntos para seleccionar una imagen que represente la diversidad e inclusión. Sin embargo, existe una regla: la imagen no debe incluir personas, así que los participantes deben ser lo más creativos posible.

El organizador puede anunciar en todos los chats que tienen 8 minutos para trabajar juntos y encontrar esta imagen. Puede ser en internet, en su oficina o en su teléfono. Incluso puede ser una imagen que pueden dibujar juntos. El organizador puede compartir las instrucciones a todas las salas simultáneamente. Todos los participantes recibirán las instrucciones en sus cuadros de conversación.

Con las funciones de Breakout Rooms de Teams de Microsoft, los participantes pueden compartir rápidamente las fotografías entre sí o usar la función Pizarra para dibujar una imagen juntos. Al terminar los 8 minutos, el organizador puede cerrar todas las salas virtuales y unir a los participantes en la sala principal. Cuando todos los archivos estén guardados en las salas, una representante de cada sesión virtual puede compartir la imagen con todo el equipo y todos pueden adivinar por qué seleccionaron esta foto. Luego, el representante puede decirle a todos por qué la eligieron.

Ideas finales

Los participantes pueden considerar que las reuniones de grupos grandes son difíciles para participar plenamente y conectarse entre sí. Las Breakout Rooms de Teams de Microsoft le permiten dividir fácilmente las reuniones en grupos más pequeños para que todos tengan la oportunidad de participar y compartir sus ideas. Sin embargo, adaptarse a una nueva forma de colaborar puede ser un proceso difícil para los empleados y los líderes por igual, incluso si los beneficios superan los desafíos.

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