Principles for Working with M365

Gestión de la adopción y el cambio

Principios para trabajar con Microsoft 365

Principios para trabajar con Microsoft 365

  • 21 abril 2021
  • 7 min minutos para leer

Microsoft 365 es una suite de colaboración que incluye muchas aplicaciones de productividad, comunicación y colaboración como Planner, OneNote y Forms, por nombrar algunas, además de las aplicaciones tradicionales de Office como Excel, PowerPoint y Word.

Los usuarios me suelen preguntar por las prácticas recomendadas para utilizar Microsoft 365, pero como cada uno tiene sus propias formas y hábitos de trabajo, determinar cuáles son realmente las "mejores prácticas" puede ser una tarea difícil. De hecho, hay otras personas que pueden ofrecer una orientación aún mejor sobre la forma de trabajar.

Por ejemplo, el libro de Graham Allcott, "The Productivity Ninja" (El ninja de la productividad), contiene "todos los consejos y técnicas que necesita para mantener la calma, realizar sus tareas, aprovechar al máximo su tiempo y dejar de procrastinar. Es divertido, fácil de leer y práctico". Sus recomendaciones son sumamente relevantes para trabajar con la plataforma M365. El título no dice "Las 10 reglas principales para trabajar con Teams" o "Todo lo que necesita saber sobre Microsoft 365", lo que sería demasiado restrictivo o una tarea demasiado grande de manejar.

Para los profesionales de TI que quieran saber más sobre Microsoft 365 específicamente, también recomiendo Office 365 for IT Pros (Office 365 para profesionales de TI), un sitio web creado por Tony Redmond y su equipo. Estos profesionales destacados (MVP, Microsoft Most Valuable Professional) le brindan toda la información que necesita.

Además, estos principios se centran más en cómo abordar el trabajo con Microsoft 365. Satya Nadella, directora ejecutiva de Microsoft, dio una presentación hace unos años que todavía sigo recordando. Estos son los puntos clave:

  • La información es poderosa. Haga que sea transparente y compártala abiertamente.
  • Conéctese y trabaje para conseguir objetivos comunes.
  • Valore las contribuciones a y con los demás: juntos somos mejores.
  • Optimícelo para toda la organización, en todos los equipos.

Estos principios se encuentran en Microsoft 365 hoy en día. Suponga que es un departamento dentro de una empresa y que todavía trabaja en silos. M365 cuenta con las aplicaciones y los métodos para apoyar la conexión de su trabajo entre equipos. M365 puede hacer que su trabajo sea transparente y se comparta abiertamente. Dispone de los medios necesarios para valorar la contribución de los demás, así como para colaborar y trabajar en conjunto La plataforma M365, creada para ejecutar su estrategia con eficacia, se puede aplicar en todos los rincones de su organización.

Primer principio. Trabajar con el círculo de comunicación.

Como individuo dentro de una organización, aprende un 70 % en el trabajo, un 20 % de las interacciones con los demás y un 10 % de la educación formal. Por lo tanto, además de desarrollar documentos con las aplicaciones tradicionales, necesita impulsar sus habilidades y experiencias. Esto es lo que en SoftwareONE llamamos nuestro círculo. Almacena los documentos que crea en OneDrive. Se desarrolla aprendiendo de los demás y a través de la información que obtiene de otros dentro de su comunidad. Yammer y LinkedIn también son formas de reunir información y conectarse con sus compañeros.

Modern Collaboration Architecture (MOCA)
Modern Collaboration Architecture (MOCA), source: Microsoft

Sus aportes son valiosos y aplicables a su equipo (su círculo de trabajo, por así decirlo). En lugar de tener su propia aplicación de tareas personales, ahora, comienza a utilizar la aplicación de planificación de su equipo para estar conectado y trabajar en objetivos compartidos.

Su equipo impulsa una comunicación activa y abierta a la organización y las aplicaciones y los documentos se comunican de forma optimizada en toda la organización. El sistema de aprendizaje y desarrollo como individuo está interconectado, al igual que M365, y usted está interconectado con su organización.

Segundo principio: Compartir abiertamente y con frecuencia.

Mediante el uso de "menciones con @" a través de las aplicaciones de Microsoft 365, tiene una poderosa herramienta para compartir y comunicarse directamente y con frecuencia. Mediante el uso de "menciones con @", incluye a personas que pueden leer sus comentarios a su conveniencia. Incluso si tienen tiempo libre personal o tienen un horario de trabajo reducido, siempre están incluidos. Las "menciones con @" funcionan incluso dentro de los documentos de Word.

Compartir no es presentar. Cuando comparte su pantalla, la audiencia ve lo que está haciendo. Si desea estimular la colaboración y la coautoría, no presente sus documentos, comparta su enlace y pídale a los demás que participen en ellos. La coautoría impulsa la responsabilidad y crea una excelente experiencia de trabajo conjunto.

Comparta enlaces y promueva la coautoría. Así logrará más transparencia.

Tercer principio: Juntos es mejor.

Si analizamos los últimos 21 años en la industria del software, está claro que hemos dado un salto en las capacidades de las plataformas y las aplicaciones; por supuesto, hablamos de la informática en la nube en el año 2000; pero en aquellos días, para ser sinceros, estábamos demasiado ocupados con el problema del milenio. La innovación en la Nube se creó paralelamente a la industria del software y ahora está por todas partes. La innovación es lo que impulsa el crecimiento y crea nuevas capacidades dinámicas. La combinación de la innovación de la computación en la nube con una mirada renovada del valor y la ciencia de los datos ofrece amplias oportunidades para desarrollar nuevos modelos de negocio y crear ventajas competitivas únicas.

Para que su organización prospere, necesita herramientas de conocimiento que impulsen la combinación de establecer relaciones y vincular a los departamentos y las personas. Su organización debe trabajar conjuntamente como una máquina bien aceitada y debe ser resistente a los ataques al sistema. La plataforma Microsoft 365 admite este método de trabajo. Las aplicaciones pueden utilizarse conjuntamente al crear flujos de trabajo que automaticen todos los procesos estándar.

Además, el ecosistema de Microsoft 365 admite la interconexión con grupos de personas ajenas a la organización. Impulse la innovación en los márgenes de su organización al proteger sus datos e impulsar la colaboración. Busque la forma de combinar sus aplicaciones o conectarlas en la medida de lo posible para sacar el máximo partido de la plataforma e impulsar su innovación. El concepto de "juntos es mejor" es aplicable tanto para las personas como para las aplicaciones. Las aplicaciones combinadas impulsan la comunicación entre las personas.

Cuarto principio: Aportaciones de valor.

Si siempre trabaja de la misma manera, siempre obtendrá los mismos resultados. Como se ha mencionado anteriormente, el valor que obtiene se desvanece con el tiempo, y necesita innovar y obtener aportaciones de otros para mantenerse en la cima. Fíjese en lo que hacen los demás en el mercado. Las plataformas que seleccione son fundamentales para su capacidad de escuchar y aprender tanto de su organización como del mundo exterior. ¿Cuáles son los retos en las diferentes unidades de negocio? ¿En qué áreas necesita un enfoque diferente para impulsar su negocio? ¿Qué tipo de herramientas de comunicación modernas desean tener sus empleados?

A veces, esta forma de pensar puede ser tratada con indiferencia. La mayoría de los empleados de su organización no piensan en estas cosas; prefieren reglas simples sobre cómo utilizar su infraestructura de TI. Si no lo saben, no quieren saberlo. Pues bien, ha llegado el momento de potenciar su estrategia y realizar preguntas a las personas adecuadas. La regla del 70-20-10 también se aplica aquí. El 70 % de las personas no están preparadas para iniciar esta conversación, el 20% están interesadas, pero no tienen tiempo para discutir, y el 10 % están abiertas a hablar al respecto y le darán valiosas ideas para construir el mejor modelo de gestión de su organización. Buscar a las personas adecuadas, tanto en el interior como en el exterior, es un excelente hábito cotidiano para impulsar un cambio significativo.

Gobernanza de Microsoft 365

Hola, no tengo tiempo para principios. Necesito respuestas: ¿Quién puede crear MS Teams y qué convenciones de nomenclatura acordamos? ¿Permitimos el acceso a invitados? ¿Qué aplicaciones aprobamos? ¿Qué convenciones de seguridad de datos aplicamos?

Teniendo en cuenta los cuatro principios mencionados anteriormente, apliquemos una mirada renovada a la gobernanza de Microsoft 365. ¿Es un libro de reglas? Espero sinceramente que esté tan convencido como yo de que no debería ser un libro de reglas o una lista de diez pasos a seguir para crear una máquina que marche sobre ruedas. Debería tener esa función y también fomentar el crecimiento de la organización.

Desde el punto de vista de la TI, lo que se busca es estructura y el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles. Sin embargo, la idea de restringir a las personas de su organización a la hora de crear sus equipos entra en conflicto con toda la documentación sobre innovación empresarial del mundo. Las personas necesitan autonomía y libertad para expresarse y poner a prueba sus pensamientos e ideas. Cuanto más rápido puedan probarlos, más rápido podrán desprenderse de las ideas que aún no están listas o respaldadas. ¿Quién puede crear equipos? Esa pregunta debería sustituirse por "¿Quién puede impulsar la innovación?".

En cuanto a las convenciones de nomenclatura, en mi entorno personal, tengo al menos cuatro Marías y quizás seis Juanes; al navegar por nuestro directorio activo, veo muchos nombres duplicados y, aunque no los conozco, hay incluso más Heribertos en SoftwareONE de los que pensaba. Las computadoras todavía no pueden manejar duplicados, y hago énfasis en todavía. Sin embargo, al colocar una "mención con @" en un documento, Microsoft 365 ya sugiere la persona más frecuente que probablemente quiera mencionar. Dado que los sistemas informáticos necesitan identificadores únicos, las convenciones de nomenclatura deben fomentar la singularidad y la autonomía, es decir, la estructura y la libertad al mismo tiempo. La creación de sistemas automatizados que automaticen la nomenclatura genera inflexibilidad y estandarización.

Por último, a la hora de determinar a quién dar acceso, hay que tener en cuenta algunas cosas: ¿está abierto a los aportes de los demás? ¿Cómo sabe en quién puede confiar? ¿Confía en todo el mundo? ¿Qué propósito tienen los invitados y qué permisos les concede? Depende del invitado. A unos les puede dar más espacio y a otros menos. Sin embargo, es fundamental saber quién está disponible en caso de un incendio, por así decirlo. Por eso, necesita tener una visión estructurada y única de quién es quién y qué permisos se le han asignado a cada persona.

Pensar rápido y pensar despacio

Por supuesto, las circunstancias y las presiones de tiempo pueden impedirle tomar decisiones rápidas. Sin embargo, es importante dedicar tiempo a determinar las reglas que desea aplicar. Utilice los principios de este artículo como valiosas directrices para el crecimiento. Involucre a personas ajenas a la organización de TI. Sea empático con todas las opiniones y diseñe capacidades innovadoras para la organización en general. En el caso de la gobernanza, piense despacio y tome decisiones basadas en principios. Deje de lado sus tendencias organizativas y su pensamiento rápido. Realice varias iteraciones y aprenda rápido.

Lista rápida de la gobernanza de M365

  • Limitaciones en la creación de equipos
    • durante la fase de prueba
    • en producción
    • seguimiento del comportamiento
    • tipos de equipos
    • etiquetas de seguridad
  • Convenciones de nomenclatura
    • nombres duplicados
    • nombres basados en prefijos y sufijos
    • clasificaciones
    • probar las convenciones de nomenclatura con los primeros usuarios
  • Acceso de invitados
    • ¿Quién puede dar acceso?
    • privacidad y uso compartido de invitados
    • equipo de la sala de reuniones, hardware de la sala de conferencias
  • requisitos de licencias para las diferentes configuraciones
  • gestión del ciclo de vida de los grupos, equipos y datos

Bríndele a su personal las herramientas necesarias para impulsar el éxito empresarial

Impulse la productividad con una gestión de la adopción y el cambio adecuada para que las iniciativas produzcan los resultados esperados.

Más información
  • User Productivity, Digital Transformation, Adoption and Change Management
  • Future Workplace, People enablement, Technology Transformation, Microsoft 365, ACM

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