Cada Centavo Cuenta: Cómo Ayudar a Su Empresa a Eliminar los Costes de Software en Tiempos Turbulentos

Recientemente, los dirigentes empresariales se han centrado, con razón, en cuestiones urgentes como la seguridad de sus empleados y clientes, y la creación de una fuerza de trabajo remota y productiva. Me complace ver que nuestros equipos de Servicios Tecnológicos ayudan a un gran número de nuestros clientes en este sentido. El siguiente paso crítico es mantener el flujo de caja mediante la gestión del gasto. SoftwareONE tiene mucha experiencia en ayudar a nuestros clientes a reducir el gasto. Hemos ahorrado millones a las empresas, todos los días del año, en todo el mundo. Este documento le proporcionará algunos consejos sobre cómo hacerlo.

Esta no es una situación normal. Su fuerza de trabajo trabaja a distancia, o no trabaja, y ¿quién sabe cuándo esto volverá a la normalidad? ¿Usted siquiera sabe cuál será el nuevo normal? El mundo ha cambiado rápidamente, casi de la noche a la mañana, y todos tenemos que adaptarnos y cambiar con él. Prepárese para hacer algo diferente ahora.

Ahora mismo usted necesita visibilidad y control del software dentro de su organización.

Hágase estas preguntas:

• ¿Sabe qué software está implementado en su patrimonio?
• En el caso del software implementado, ¿sabe si se lo utiliza?
• ¿Sabe a qué servicios en la nube se ha suscrito?
• ¿Está seguro de que está pagando esos servicios en la nube de forma óptima?
• ¿Sabe cuándo vence la renovación de su software y cuáles son los términos de esas renovaciones?

Si la respuesta a CUALQUIERA de estas preguntas es "no" o "no estoy seguro", entonces es probable que esté desperdiciando dinero, y existe una significativa oportunidad de reducción del gasto para su empresa.

Usted no será el único que no tenga datos fiables a su alcance. De hecho, según el Informe de la Encuesta de SAMS Europa y Estados Unidos de 2017, el 73% de las organizaciones no tienen un seguimiento e informes automatizados de las licencias. Esto significa que a menudo se toman decisiones sin conocer todos los hechos, y siendo la nube una parte tan predominante de su estrategia de TI, este problema es inmediato y le cuesta dinero ahora. El 30% del gasto creciente en la nube no se utiliza y, por lo tanto, se ha gastado en exceso, por lo que es probable que esto ocurra en su empresa. Usted puede – y necesita – detener este gasto innecesario ahora para ayudar a su empresa durante esta esperada desaceleración de la economía. Es un área de atención que tendrá un retorno de la inversión inmediato en el tiempo que le dedique.

Sólo el 60% del gasto en software está bajo la gestión del departamento de adquisiciones, lo que significa que el 40% no lo está. Según nuestra experiencia, el 40% es normalmente gastos de cola en software – estos proveedores más pequeños, a los que, con cierta diligencia y proceso, pueden hacer que se deduzca el coste de ese gasto. Incluso con el 60%, vemos una media del 35% de reducción del gasto en algunas renovaciones de proveedores de primer nivel mediante una diligencia adicional y el acceso a datos fiables. Los proveedores seguirán buscando renovaciones, así que asegúrese de que usted sólo paga por lo que necesita al utilizar estos datos.

Esto requiere no sólo una comprensión de qué software está implementado en su entorno, sino también cómo se utiliza realmente ese software. Junto a estos datos de inventario y consumo, también necesitará conocer sus contratos de software, las próximas renovaciones y, si es posible, las necesidades futuras.

Entonces, ¿dónde puede usted obtener acceso a estos datos? Las empresas no han invertido lo suficiente en el área de datos de activos por mucho tiempo, por lo que es posible que no disponga de los datos que necesita. Si tiene un equipo de Gestión de Activos de Software (SAM), verifique con ellos. Si no tiene, usted puede verificar en otras áreas como de Seguridad o CMDB, aunque éstas también pueden no ser precisas, no cubrir todo el patrimonio y no ofrecerle la información que necesita. Usted puede tener herramientas discretas que se utilizan a menudo para otra aplicación y pueden no ser perfectas, pero le darán una idea, como la IBM Big Fix o la IBM License Metric Tool (ILMT tiene fama de ser difícil de usar y nuestros consultores suelen arreglar la configuración), Microsoft SCCM, o herramientas gratuitas como Microsoft MAP. Usted puede considerar la implementación de una herramienta específica de SAM de forma rápida y sin demasiado coste para conseguir esa visibilidad tan necesaria.

Una vez que tenga acceso a los datos de confianza y sea capaz de tomar decisiones informadas, las cuatro áreas clave de enfoque para frenar el gasto innecesario son:

1. Recosecha

Esta es una forma fácil de reducir costes, y cuando Gartner habla de reducir los costes en un 30% en el primer año de introducción de SAM, ésta es una de las formas. Usted deja de comprar donde sabe que le sobran licencias. Es sencillo si usted sabe lo que ha comprado, sabe lo que está instalado y ha comparado los dos. Esto se hace más fácil cuando se cuenta con esa herramienta de SAM específicamente diseñada para reducir el gasto en renovaciones y esas nuevas solicitudes de compra.

2. Gestión de las renovaciones

Esta es una buena forma de empezar a trabajar en el 40% de los proveedores que usted sabe que sus equipos de adquisiciones no tienen tiempo para trabajar. Descubra cuándo son las renovaciones, quiénes son los propietarios de los productos y sepa qué se utiliza. Hay muchas oportunidades para eliminar el gasto mediante la co-terminación y la consolidación de estas renovaciones y asegurándose de que sólo se compra lo que se necesita. Esto es especialmente importante debido a su actual cambio de estrategia de TI. Empiece a trabajar proactivamente en ellos, hoy mismo.

3. Optimización verdadera de cualquier contrato de alto gasto

Utilice los datos para uso, inventario y necesidades futuras. Comprenda todas las opciones abiertas para usted para los acuerdos de licencia, país de compra y la flexibilidad para cambiar los requisitos. Hable con expertos que puedan aconsejarle sobre esto, así como sobre productos alternativos; por ejemplo, la oportunidad de pasar a Open JDK para eliminar los cambios de costes de suscripción de Oracle Java.

4. Nube

Esta debería ser un área inmediata en la que se puede hacer una diferencia tanto de SaaS como de IaaS. Algunas empresas no están acostumbradas a las tecnologías en la nube y, debido a la necesidad, pueden tomar atajos o cortes equivocados debido a la falta de gobernanza y experiencia.

1. Tecnología SaaS. Usted puede requerir menos debido a los cambios actuales. ¿Usted puede buscar eliminar las suscripciones de los proveedores y, por tanto, el coste a corto plazo? ¿Esto lo permite su contrato? ¿Sabe siquiera lo que está utilizando? Si necesita más, entonces compre con un tipo de contrato flexible que le permita usar y comprar menos cuando vuelva la "normalidad". Utilice herramientas que controlen el consumo, y si no tienes una, consíguela – estas son muy rápidas de instalar y muestran un ROI casi inmediato.
2. El IaaS en una nube pública es una gran oportunidad para reducir costes. ¿Usted paga por dejar las luces encendidas cuando no son necesarias? ¿Usted sabe quién utiliza el software y, por lo tanto, es capaz de rendir cuentas mediante mecanismos de compensación cruzada? A menudo vemos una reducción del gasto cuando una parte de la empresa se da cuenta de que tiene que pagar por ello. ¿Usted sabe cómo "Traer Su Propia Licencia" a esta área? Esto puede ser tanto una oportunidad como también una amenaza si se está utilizando este modelo de licencia menos costoso, sin saber usted tiene licencias que puede utilizar.
3. El exceso de uso se cobra retroactivamente, lo que supone un duro golpe para los presupuestos, ya que no se puede cuestionar ese coste ni optimizar el uso cuando ya ha pasado el tiempo. La supervisión y el control proactivos son la única manera de evitar estas sorpresas no presupuestadas.
4. Los análisis de control y predicción del gasto permiten a los departamentos de TI ofrecer para el FD/CFO estimaciones más precisas sobre el gasto futuro en un momento en el que desea un mayor control de los flujos de caja. Con la gobernanza de los informes, los picos pueden ser inmediatamente visibles y se pueden poner en marcha medidas correctivas.

La estrategia de TI con la que usted está trabajando ahora es, sin duda, diferente de la que trabajaba hace tres meses. ¿Qué es una solución permanente frente a una no permanente? Los diferentes tipos de acuerdos le ofrecerán la flexibilidad necesaria para los cambios que probablemente experimentará en los próximos meses, como, por ejemplo, un gran crecimiento de sus necesidades remotas o la necesidad de menos licencias debido a que sus usuarios no puedan trabajar con eficacia.

No siga comprando como ha hecho siempre - este cambio necesita flexibilidad, y algunos acuerdos se la dan más que otros. Conozca sus opciones. Junio es el fin de año de Microsoft, y habrá muchos pagos de aniversario, o renovaciones que vencen. Un Enterprise Agreement, por ejemplo, tiene una factura anual (en un plazo típico de tres años). SoftwareONE ha transitado a varios clientes a pagos mensuales más flexibles en el marco del acuerdo CSP. Esto no sólo libera el flujo de caja, en lugar de pagar por los doce meses por adelantado, sino que también, en la mayoría de los casos, es un coste más bajo por unidad, e incluye una variedad de niveles de apoyo para ayudar a la configuración y el control donde se requiere la gobernanza para evitar pagar en exceso en el futuro y algunos niveles de apoyo incluyen un Gerente de Éxito de Servicio para asegurarlo de que esté obteniendo el máximo de las inversiones.

Solo tenga en cuenta lo que se está firmando a largo plazo. Si tiene que firmar un acuerdo de varios años, y al hacerlo probablemente ahorrará costes a largo plazo, negocie ciclos de pago más pequeños (es decir, mensuales, trimestrales o anuales en lugar de todos los años por adelantado), o considere las opciones de financiamiento. Algunos proveedores ofrecen tarifas muy competitivas, e incluso hemos visto opciones de financiamiento al cero por ciento para ayudar a los clientes durante este tiempo.

Su presupuesto de TI también podría verse afectado por la actividad de los proveedores de otra forma, ya que la amenaza de las auditorías sigue siendo un riesgo real. Estamos viendo que se siguen impulsando las auditorías en curso, y en los casos en los que se han estado arrastrando, ahora están presionando para que se cierren – lo que indicaría un impulso para obtener ingresos. Con los valores de las acciones de los proveedores de software en descenso, tal vez la percepción pública no sea tan importante en su agenda, mientras que el precio de las acciones sí lo es.

Estamos presenciando un aumento de la TI en la Sombra y a un enorme incremento de la difusión de la tecnología (con el surgimiento de herramientas de colaboración y videoconferencia). No todo se habrá pagado, y definitivamente no todo estará presupuestado. ¿Sabe lo que hay en el mercado? ¿Y sabe cómo comprar sólo para el corto plazo, suponiendo que esto vuelva a una especie de normalidad? ¿Cuál será la nueva normalidad? Aquí es donde se necesita una verdadera flexibilidad.

En SoftwareONE trabajamos con nuestros clientes para identificar las oportunidades de reducción de costes a corto, medio y largo plazo. Esta visibilidad proporciona un plan de acción con una estimación de los ahorros disponibles. Esto definitivamente proporciona el enfoque necesario, así como la dirección estratégica.

Trabajamos con clientes para literalmente sacar millones de su gasto presupuestado en software, en todo el mundo, sobre una base diaria. Usted tiene que entender dónde se encuentra ahora, hacia dónde se dirige en el futuro y TODAS las opciones que tiene a su alcance.

Algunos proveedores ofrecen pruebas gratuitas. Hable con SoftwareONE, podemos ayudarle a entender estas ofertas, y cómo maximizar el retorno de la inversión en un corto período de tiempo.

Un gran ejemplo de esto es la prueba de Office 365 E1 de Microsoft que proporcionará seis meses de uso gratuito para hasta 3.000 usuarios, disponible a través del acuerdo CSP flexible. Junto con Microsoft, varios otros proveedores clave como Oracle, IBM, Adobe, etc. también han respondido al cambiante panorama empresarial con sus propias ofertas.

SAP es otro ejemplo en el que el proveedor de software está animando a los usuarios a adoptar la estructura de precios indirectos de Digital Access mediante el Programa de Adopción de Digital Access. La fecha límite es mayo de este año, pero se pueden conseguir ahorros de costes, que pueden ser significativos.

Ya que estas ofertas contienen mucha información, le recomendamos que se ponga en contacto con su gestor de cuentas de SoftwareONE para cualquier ayuda que necesite con estos proveedores.

Hay acciones muy rápidas e identificables que se pueden tomar para eliminar un coste significativo de la empresa, impactando en el flujo de caja inmediatamente.

• El uso de la nube – tanto SaaS como IaaS – van a cambiar drásticamente en los próximos meses, y usted debe asegurarse de conocer sus opciones para ofrecer flexibilidad.
• Algunos editores tienen opciones de inmediata reducción de costes:
• Microsoft - muchas empresas tienen pagos de renovaciones o de aniversario en junio – piense en pasar a un acuerdo mucho más flexible con gobernanza y soporte para su negocio a medida que cambia su oferta de nube.
• Oracle - A finales de mayo es el fin de año de Oracle, así que es similar a Microsoft, sólo que antes. Sea consciente de lo que esté firmando, especialmente con los cambios en las licencias de Java. Busque eliminar los requisitos para ello, junto con los ahorros de la indexación.
• SAP: Estructura de precios indirecta de acceso digital con una fecha límite de mayo para optar por ella.
• Algunos proveedores ofrecen actualmente licencias gratuitas o pruebas, como AWS, Adobe, Barracuda, Citrix, Commvault, IBM, McAfee, Microsoft, Tenable, Trend Micro y VMware. Tenga en cuenta cuáles son, y también los acuerdos que le permiten flexibilidad en las opciones de flujo de caja, incluidas las opciones de financiamiento.
• Tenga acceso a datos fiables para tomar las decisiones correctas.

Mientras tanto, en estos tiempos de incertidumbre, recurra a sus contactos en SoftwareONE. Confíe en nuestra experiencia. Confíe en nuestro conocimiento. Confíe en nosotros, estamos aquí para ayudarle.