How to Establish a FinOps Culture of Accountability with Showback and Chargeback

Cómo establecer una cultura de responsabilidad de FinOps con

visibilidad de gastos y contracargos

Cómo establecer una cultura de responsabilidad de FinOps con visibilidad de gastos y contracargos

  • 08 julio 2022
  • 5 minutos para leer

Muchas organizaciones importantes, con una larga trayectoria de utilización de la nube, reconocen que la inversión en la nube puede descontrolarse rápidamente. FinOps, que también se conoce como responsabilidad financiera en la nube, les permite a estas empresas obtener el máximo valor empresarial de su inversión en la nube.

Más que una herramienta para recortar presupuestos, FinOps es una disciplina y un enfoque de colaboración para toda la empresa. FinOps les ayuda a las empresas a tomar el control de los gastos en la nube y, a la vez, prevé con precisión las necesidades presupuestarias y gestiona la inversión en la nube.

La visibilidad de gastos y los contracargos son dos formas efectivas de tener más transparencia de costos y responsabilidad dentro del marco de FinOps.

¿Cuál es la diferencia entre visibilidad de gastos y contracargos?

La visibilidad de gastos (showback) crea una estructura mediante la cual una empresa puede mostrar a sus unidades de negocio cuánto están gastando en la nube, ya sea en líneas de negocio, aplicaciones o cargas de trabajo. Estos gastos no se limitan a los recursos específicos de cada unidad de negocio, sino que incluyen también los costos compartidos por toda la organización.

Por ejemplo, en una empresa que tiene diez unidades de negocio diferentes, hay algunos recursos que se comparten entre todos, como los costos de red o el almacenamiento. Para algunas de esas unidades de negocio, asignarles un determinado porcentaje de esos costos excedería sus presupuestos específicos o sus límites de gastos. Por lo tanto, si la empresa no asignó esos costos a cada unidad individual, la empresa no puede obtener el panorama completo de los gastos de sus unidades de negocio en la nube para sus cargas de trabajo o líneas de negocio.

La visibilidad de gastos también les muestra a todos los miembros de la empresa lo que gasta cada unidad de negocio. Así, si una unidad de negocio gasta un 50 % más que cualquier otro equipo, la visibilidad de gastos pone de manifiesto ese gasto y puede motivar a la unidad de negocio a evaluar sus gastos en la nube. Por este motivo, muchos en la industria se refieren en broma a la visibilidad de gastos como visibilidad de culpa (shameback).

Por otro lado, las empresas que utilizan el método de contracargos (chargeback) responsabilizan a todas sus unidades de negocio de sus gastos en la nube cargando o facturando a esas unidades de negocio. Dado que el gasto sale directamente de la cuenta de resultados de la unidad de negocio, se las anima a administrar sus gastos de forma adecuada.

Las empresas con una cultura de "visibilidad de gastos" ven a las TI como un servicio para facilitar las necesidades del negocio, al tiempo que identifican el consumo de las unidades de negocio. Las empresas con una cultura de contracargos alinean el valor de las TI con un costo, de modo que las unidades de negocio se perciben como consumidores que controlan sus gastos.

¿Cuáles son las consecuencias de no implementar contracargos o visibilidad de gastos?

Muchas empresas maduras utilizan el modelo del triángulo de hierro, una herramienta diseñada para ayudar a entender los resultados de elegir una sección del triángulo sobre otra. Si elige velocidad, sacrificará los costos y la calidad. Si se centra en la calidad, sacrificará los costos y la velocidad. El uso del triángulo de hierro le permite analizar y comprender las consecuencias de sus decisiones. Ilustra el equilibrio entre calidad, velocidad y costos a la hora de tomar decisiones sobre la migración a la nube.

Establish a FinOps Culture of Accountability with Showback and Chargeback
Inversión en la nube y KPI en competencia, fuente: SoftwareONE

Durante su migración, algunas organizaciones que se encuentran en las primeras etapas de su transformación a la nube pueden elegir no utilizar contracargos o visibilidad de gastos. En estos casos, pueden determinar que la velocidad es el factor más crucial y su principal prioridad por diversos motivos, tal vez su contrato de centro de datos esté terminando o su hardware esté expirando. Si la velocidad es una prioridad y el costo no es un factor, pueden decidir que es poco ventajoso demostrar lo que cuesta cada carga de trabajo.

Lamentablemente, una vez que evolucionan fuera del foco en la velocidad, pueden darse cuenta de que sus costos están aumentando, la inversión en la nube está fuera de control, y no pueden establecer presupuestos o realizar previsiones. En este punto, reconocen que FinOps y la gestión financiera en la nube complementarían sus iniciativas de migración y las ayudarían a decidir qué parte del triángulo es más importante para alcanzar sus objetivos.

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¿Cuáles son los beneficios y las desventajas de los contracargos y la visibilidad de gastos para FinOps?

Uno de los beneficios más considerables tanto de la visibilidad de gastos como de los contracargos es que contribuyen a una cultura de responsabilidad. Antes de la llegada de la tecnología en la nube, las empresas veían a sus centros de datos tradicionales de IT como un gasto de capital. Sin embargo, ahora, con la evolución de la nube, muchas empresas consideran su infraestructura en la nube un gasto operativo. En otras palabras, como gasto operativo, el gasto es variable, y está dentro de su control, por lo que lo pueden ajustar. Por lo tanto, se genera una mayor posibilidad de obtener valor de la nube al tiempo que se mitigan los costos excesivos de la misma.

Como ocurre con cualquier marco, la visibilidad de gastos y los contracargos tienen sus desventajas.

Si bien la visibilidad de gastos es eficaz, si no forma parte de una cultura más amplia de responsabilidad, o carece de patrocinio ejecutivo, pierde eficacia. Como resultado, se convierte en un informe más sin garantía de que las partes interesadas lo revisen, y puede que no impulse cambios.

Por otra parte, ya que los contracargos son una partida del presupuesto de cada unidad de negocio, la empresa las hará responsables de lo que gasten. Si una unidad de negocio excede su presupuesto, deberá hacer recortes presupuestarios en otros sitios o encontrar una manera de ampliar su presupuesto.

En última instancia, el modelo de contracargos es el más eficaz de los dos. Cuando los costos son el factor más importante para una empresa que utiliza el triángulo de hierro, el modelo de visibilidad de gastos puede resultar la manera más eficaz de promover esa cultura de responsabilidad.

Por último, es fundamental reconocer que los costos no son la prioridad de todas las empresas. Para muchas, el énfasis está en la innovación, la velocidad, el desempeño y la calidad de los resultados. En estos casos, cuando la atención se centra en el desarrollo de productos de alta calidad y en su entrega rápida al mercado, los contracargos pueden no ser una prioridad. Pero incluso cuando no lo son, pueden tener beneficios. Todo depende de la empresa, de su estrategia de marketing y de su necesidad de rendir cuentas.

¿Cómo puede su empresa comenzar a promover una cultura de responsabilidad?

En SoftwareONE, creemos que FinOps, la visibilidad de gastos y los contracargos se deben alinear con los objetivos generales de su empresa. Reconocemos que, si una cultura de responsabilidad hace que se pierdan los beneficios de la nube, no es una solución viable.

Sin embargo, si considera que su empresa podría beneficiarse de la implementación de un modelo de visibilidad de gastos o contracargos, SoftwareONE cuenta con las herramientas necesarias para ayudarlo a iniciar el proceso.

Comenzaremos por ayudarlo a implementar una estrategia de etiquetado correcta: un primer paso fundamental para implementar contracargos y visibilidad de gastos para lograr una gestión de costos eficaz. Una estrategia de etiquetado de calidad lo ayuda a determinar la implementación de recursos por carga de trabajo, unidad de negocio y más. Al emplear un etiquetado fundamental, podrá superar el primer obstáculo de implementar contracargos y visibilidad de gastos y, además, de obtener un mayor valor empresarial de su inversión en la nube.

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El Paquete de inicio de FinOps de SoftwareONE lo ayudará a identificar las carencias de su estrategia de gestión de la nube actual, le brindará acceso a los conocimientos y la experiencia de nuestros especialistas certificados, lo ayudará a ver mejoras en su gestión financiera en la nube y, lo que es más importante, a lograr, en promedio, un ahorro de más del 25 % en los gastos en la nube. Permítanos ayudarlo a empezar.

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