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Por qué las organizaciones deberían

ver más allá de su gasto de Software nivel 1

Por qué las organizaciones deberían ver más allá del gasto de su software Nivel 1 para la optimización de costos y procesos

  • 31 agosto 2021
  • 5 minutos para leer

En 2019, Harold se unió a la agencia de viajes como Ejecutivo de Mercadeo. El negocio era floreciente y la vida era buena. Tan buena que Harold obtuvo un aumento por supervisar una campaña exitosa de mercadeo que contribuyó a un aumento sustancial en los ingresos de la compañía.

Seis meses después el mundo se horrorizó con la pandemia. Probablemente, más que otras industrias, el sector turístico y de viajes fue el más afectado. La compañía de Harold no tuvo más opción que reducir el pago a todos los empleados. Cuando se anunció la noticia de la reducción del salario, Harold se dio cuenta que tenía que encontrar la forma de reducir sus gastos mensuales y, a la vez, asegurarse de poder librar bien la situación. Ya que Harold es un expatriado, el gasto mensual más alto era la renta. Por lo tanto, Harold decidió pedir a su arrendador si le podía dar una reducción temporal. Su solicitud fue rechazada respetuosamente por el arrendador. Harold se sintió devastado por la situación, pero lo entendió. Su arrendador dependía del ingreso mensual de la renta para vivir. Ahora que no había posibilidad de reducir la renta, Harold tenía que buscar alternativas.

Cuando el estado de cuenta de su tarjeta de crédito llegó, Harold decidió investigar un poco más de lo normal. En este momento se dio cuenta de las cosas. Notó sus gastos recurrentes; cuatro suscripciones a streaming, una suscripción que proporciona acceso a diferentes clases de acondicionamiento físico, un servicio quincenal de entrega de vino a domicilio y, finalmente, una entrega semanal de su café favorito. Harold supo de inmediato que podía sobrevivir sin estos gastos y decidió consolidar sus suscripciones a streaming y quedarse solo con una. También suspendió temporalmente su suscripción al gimnasio ya que este estaba cerrado por la pandemia. Decidió que podía vivir sin un enfriador lleno de botellas de vino y su dosis semanal de café recién molido, así que suspendió temporalmente ambas suscripciones. Los resultados fueron muy positivos. Harold ahorró casi tanto como esperaba ahorrar con la renta mensual si su negociación con su arrendador hubiera sido exitosa. Harold se sintió confiado de tener control sobre sus finanzas, considerando las adversidades. ¿La moraleja de la historia? traditional-reselling-the-tip-of-the-iceberg podría tener los mismos resultados que eliminar un gasto grande.

Ya sea que solo se mantenga a flote o que financie iniciativas de transformación digital, la optimización constante de costos continúa siendo un objetivo principal para muchas organizaciones. Cuando se buscan oportunidades para optimizar costos, con mucha más frecuencia, las organizaciones tienden a inclinarse por áreas en donde gastan más; tal y como lo pensó Harold al principio, su mejor apuesta fue reducir gastos y empezó por reducir la más alta, la renta. Sin embargo, al analizar y controlar proactivamente los activos y suscripciones más bajos, las oportunidades de optimizar aumentarán.

En el contexto del gasto en software, una organización usualmente sigue el Principio de Pareto. Esto significa que 80% del gasto de software de una organización es solo el 20% en fabricantes de software. El 20% se refiere comúnmente a gastos como el Nivel 1, caracterizados por valores contractuales importantes, volumen bajo de transacciones y términos estrechamente investigados y negociados.

Si vamos más abajo en la curva, el Nivel 2 y el Nivel 3 es en donde las organizaciones encuentran un volumen alto de transacciones de compras de menor valor en comparación con el Nivel 1. Comúnmente conocidas como colas, las compras en este segmento se suman a un valor monetario significativo y, más interesante aún, son responsables de esfuerzos operativos importantes. Consolidar las compras en estos niveles y canalizarlos a través del proveedor adecuado podría permitir que su organización obtenga los siguientes beneficios:

1. Ahorro en costos directos

Según un estudio realizado por Boston Consulting Group en 2019, las organizaciones que controlan activamente su gasto de cola pueden lograr ahorros entre 5% y 20%. Para poner esos porcentajes en contexto, si su organización gasta $5M en el software Nivel 2 y Nivel 3, podría ahorrar entre $250K y $1M. Las organizaciones necesitan una estrategia enfocada específicamente en las eficiencias operativas y digitalización cuando se trata del fin, en lugar de la negociación de contratos y usar la optimización de los derechos que se aplican usualmente a los editores del Nivel 1. Sin embargo, los resultados todavía pueden ser significativos, como lo demuestra el estudio.

2. Una estrategia de productos y carteras agilizadas

Harold tenía cuatro suscripciones a streaming. Fue solamente después de que se analizó los estados de cuenta de sus tarjetas de crédito que se dio cuenta de que las cuatro tenían la misma función; proporcionarle acceso al contenido en línea que difícilmente tenía tiempo para ver. De forma similar, muchas organizaciones no aplican la estrategia racionalizada de productos y carteras. Una estrategia de producto y cartera racionalizad y en streaming podría eliminar los desperdicios al evitar la compra de tecnologías duplicadas que realizan la misma función. Esto a su vez proporciona un equilibrio al negociar con un fabricante de software preferido, o permite acuerdos más económicos para toda la empresa y ahorros directos.

3. Reportes y visibilidad mejorados

Básicamente, no puede optimizar lo que no puede ver. Si Harold tuviera varias tarjetas de crédito en las que se cargan las diferentes suscripciones, la posibilidad de que encuentre las oportunidades de consolidarlas y optimizarlas, sería mucho más baja. De forma similar, comprar software Nivel 2 y Nivel 3 mediante diferentes canales podría causar asimetrías e inconsistencias en donde las organizaciones terminan invirtiendo más tiempo, consolidando los diferentes puntos de datos cuando podrían usar ese tiempo en buscar ideas y actuar para solucionar estas situaciones. Trabajar con el socio correcto podría permitir que su organización capture los datos de los gastos de software clave de manera uniforme y consistente en el punto de compra. Estos datos se pueden usar como la base para tomar decisiones efectivas.

Cuando busque las palancas que activan la optimización de costos, no subestime el papel que puede jugar una práctica de gestión de gastos efectiva. Aprovechar un solo proveedor de software para canalizar sus compras podría permitir que su organización capture las métricas del gasto clave en el punto de compra. Al igual que Harold, aprovechar estos datos para impulsar iniciativas de optimización de costos podría tener resultados positivos. Los ahorros de costos no necesitan afectar la productividad o la innovación. Cada organización puede beneficiarse de una cadena de suministro de software digitalizado y obtener ahorros a través de la combinación correcta de las eficiencias, automatización del proceso y el socio correcto.

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