Oracle Fusion Cloud

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Problemas de Cumplimiento más comunes observados

Oracle Fusion Cloud: Problemas de conformidad más comunes

  • 12 octubre 2021
  • 7.34 minutos para leer

En los últimos años, Oracle ha logrado transformar sus propios clientes de Oracle ERP locales en Oracle Fusion Cloud Service. En su recorrido por transformar a los usuarios finales en la nube, Oracle compite en gran medida (con bastante éxito) para conseguir que los clientes de SAP ERP cambien a Oracle Fusion Cloud, y ha sido nombrado un Líder por Gartner.

Sin embargo, las primeras personas en adoptar Fusion Cloud Services de Oracle ya se han enfrentado a las primeras "quejas de conformidad" relacionadas con el uso no autorizado de Fusion Cloud Services de Oracle. Muchos usuarios finales pensaron que "con la nube ya no existen problemas de conformidad", pero la realidad es diferente.

En nuestro artículo anterior nos enfocamos en cómo las métricas de licencia reales de Fusion Cloud Services de Oracle dictan la importancia de configurar y controlar a sus usuarios de una manera completa y precisa. En este artículo nos enfocaremos en los problemas de conformidad más comunes que se ven con los clientes de Fusion Cloud de Oracle. Nuestro siguiente artículo se enfocará en los diferentes términos no estándar que puede negociar con Oracle durante sus próximas negociaciones comerciales.

A continuación se proporciona información general sobre los problemas de cumplimiento más comunes que hemos visto que enfrentan los usuarios finales durante una auditoría o negociación comercial con Oracle.

Usuarios autorizados en comparación con Usuarios activos

Al igual que en los entornos de aplicaciones Oracle implementados localmente, la gestión de usuarios dentro de Fusion Cloud Service de Oracle es un punto de atención para muchas organizaciones de usuarios finales. Muchas organizaciones de usuarios finales no cuentan con los controles adecuados para:

  • deshabilitar una cuenta de usuario individual para un empleado que dejó la organización o
  • ajustar los privilegios o funciones de una cuenta de usuario individual (cuando la persona cambia función dentro de la organización) u
  • obtener suscripciones de usuario adicionales para usuarios adicionales autorizados para utilizar los servicios en la nube.

Las organizaciones de usuarios finales a menudo pasan por alto el hecho de que si una persona sigue AUTORIZADA para utilizar Fusion Cloud Service, se requiere una suscripción para esa persona independientemente de si está utilizando o no Fusion Cloud Service activamente o no.

Mapear usuarios en comparación con privilegios en comparación con Servicios de la nube en comparación con Suscripciones de la nube

El mapeo real de cuentas de usuario individuales a las diferentes funciones (funciones abstractas, funciones de trabajo, funciones de datos, funciones de tareas), ya sea “funciones de origen” estándar o “funciones personalizadas”, con sus privilegios individuales (que pueden pertenecer a uno o más servicios en la nube) y que también puede pertenecer a una o varias suscripciones de la nube, a menudo da lugar a una comprensión incompleta e inexacta del consumo real de las distintas suscripciones. Aunque Fusion Cloud es una solución SaaS de Oracle, como usuario final, tiene la responsabilidad de asegurarse de que los usuarios individuales solo tengan acceso a los privilegios que pertenecen a la parte de servicios en la nube de las suscripciones de la nube para las que adquirió derechos. Esta responsabilidad de cumplimiento siempre está de su lado, como usuario final, y no pertenece a Oracle.

Generar cambios: Dar seguimiento es clave

Oracle desarrolla continuamente nuevas funciones y funcionalidades para sus aplicaciones de Fusion Cloud, lo que ofrece la gran ventaja de permanecer continuamente “al día” con los últimos y mejores desarrollos. Sin embargo, los rápidos desarrollos dentro de la aplicación también significan que necesita estar continuamente al día de los cambios de agrupación que Oracle realiza trimestralmente.

Por ejemplo, puede ser que haya adquirido suscripciones de Oracle Cloud para “Oracle Fusion Project Contract Billing Cloud Service” en 2018, incluyendo el derecho a utilizar estos servicios en la nube:

  • Facturación de Oracle Fusion Project
  • Contratos de Oracle Fusion Project
  • Gestión de contratos de Oracle Fusion Enterprise
  • Oracle Fusion Transactional Business Intelligence for Projects

Sin embargo, en junio de 2019 Oracle decidió ya no vender esta suscripción a la nube y, en su lugar, agrupó las funcionalidades en la suscripción “Oracle Fusion Enterprise Resource Planning Cloud Service”.

Este Oracle Fusion Enterprise Resource Planning Cloud Service incluye varios servicios de la nube individuales como:

  • Financials Cloud Service
  • Fusion Financial Reports Center Cloud Service
  • Advanced Collections Cloud Service
  • Revenue Management Cloud Service
  • Grants Management Cloud Service
  • Project Contract Billing Cloud Service
  • Project Financials Cloud Service
  • Project Management Cloud Service
  • Automated Invoice Processing
  • Fusion Transactional Business Intelligence Cloud Service

Por lo tanto, si desea renovar sus requisitos funcionales iniciales, tendrá que renovar una suscripción diferente a la nube. Sin embargo, esta suscripción a la nube puede tener un precio más alto por usuario nombrado alojado, especialmente si no negoció una retención de precio en su contrato de Fusion Cloud.

Suscripciones de la nube sin licencia a través de usuarios con origen

Muchas organizaciones de usuarios finales comenzaron a utilizar funciones de trabajo estándar (funciones de origen) al inicio de su implementación de Fusion Cloud. Sin embargo, las organizaciones de usuarios finales a menudo no se dan cuenta de que, a través de estas funciones de origen, se conceden privilegios adicionales a los usuarios que proporcionan acceso a suscripciones de nube sin licencia, tal como se configuraron con el entorno de nube. Los usuarios finales que han autorizado sus servicios en la nube en una métrica “Hosted Employee” a menudo se enfrentan a una afirmación de Oracle de que es necesario obtener suscripciones adicionales para la suscripción en la nube sin licencia ABC para todos los empleados.

Usuarios genéricos o Usuarios multiplexados

Los usuarios finales que crearon usuarios “genéricos” o “multiplexados” en sus aplicaciones locales utilizan un concepto similar en el entorno de Oracle Fusion Cloud. No es raro que los usuarios finales configuren un “usuario de IT Service Desk” o un “usuario del Departamento de Finanzas” dentro del servicio de la nube, lo que permite que varias personas que trabajan en el mismo departamento accedan a varios Fusion Cloud Services diferentes a través de un nombre de usuario genérico. Sin embargo, debido a que los términos de licencia especifican que todos los autorizados para utilizar el servicio en la nube deben tener una suscripción, configurar un usuario genérico para un departamento de IT Service Desk con 22 empleados distintos, por ejemplo, en realidad, requiere que tenga una suscripción para que las 22 personas distintas “autorizadas” utilicen los diferentes servicios en la nube a través de la cuenta de usuario genérica.

Consultor de implementación de aplicaciones

En el momento en que comienza a implementar y configurar su entorno de Fusion Cloud, los administradores suelen empezar a utilizar la potente función estándar denominada “Application Implementation Consultant”. Esta función permite a los administradores configurar cualquier elemento dentro de Fusion Cloud Service. Una vez finalizada la configuración de Fusion Cloud, la documentación del programa de Oracle especifica en detalle que debe eliminar esta función y sustituirla por otras funciones menos potentes. En la práctica, sin embargo, esto a menudo se olvida y significa que los consultores de implementación siguen teniendo acceso a todos los diferentes Fusion Cloud Services disponibles. Esto da como resultado un requisito de suscripción para los consultores de implementación, incluso si completó su configuración hace años.

Cuenta doble

Un privilegio específico puede formar parte de varios servicios en la nube. Solo como ejemplo, el privilegio “Access Time Work Area” pertenece tanto a la suscripción de la nube “Time and Labor Cloud Service” como a la suscripción a la nube “Enterprise Resource Planning for Self Service Cloud Service”. Este es solo uno de los muchos ejemplos que vemos en nuestra práctica diaria. Muchos usuarios finales tienen dificultades para asignar el privilegio correcto a la suscripción de la nube correcta, lo que a menudo da como resultado un “doble recuento” del número necesario de suscripciones a la nube para sus informes de consumo como preparación para la renovación de Fusion Cloud.

Además, un usuario individual (por ejemplo: John Doe) puede tener varias cuentas de usuario configuradas en su entorno de nube. Piense en John Doe, por ejemplo, como su administrador de nube que tiene acceso a todos los diferentes servicios de nube para configurar los diferentes usuarios (a través de un ID de usuario llamado “SYSADMIN”), y que también tiene acceso a los diferentes servicios de nube a través de su propia cuenta de usuario personal: JOHNDOE. Según los términos de la licencia, es necesario contar la cantidad total de personas distintas (y no nombres de usuario) para determinar el número de suscripciones necesarias. Si John Doe tiene acceso al servicio en la nube a través de dos cuentas de usuario, sigue siendo una persona que solo debe contarse una vez, pero es necesario contar para cada servicio en la nube individual al que tiene acceso (como se le asigna a través de una de las dos cuentas).

Robots o usuarios no humanos

Cada vez más organizaciones de usuarios finales comienzan a utilizar herramientas RPA y “robots” para ocuparse de las tareas repetitivas. Estos robots pueden requerir acceso directo o indirecto al servicio en la nube, pero no son personas (seres humanos) según la definición en los términos y condiciones estándar de Oracle. Aunque Oracle no es explícito en sus términos de licencia (y le recomendamos que obtenga un lenguaje claro para ello en sus contratos), Oracle considera dicho usuario “robot” como un usuario individual que debe tener su propia suscripción. O bien, dependiendo de cómo se regule el acceso, cada persona que pueda ejecutar el “bot” debe contar para una suscripción individual.

Aunque muchos usuarios finales creen que con la “nube” todos los problemas de cumplimiento han desaparecido, la realidad es completamente diferente. Para evitar y ahorrar costos, es necesario comprender clara y precisamente los derechos obtenidos de sus suscripciones a la nube y reconciliarlos con su consumo real de las distintas suscripciones a la nube de forma regular. Los servicios de asesoramiento Oracle de SoftwareONE están diseñados específicamente para ayudarle como usuario final a alcanzar estos objetivos. Póngase en contacto con su representante de SoftwareONE para concertar una llamada con uno de nuestros especialistas en soluciones y obtener más información.

Tome el control de su recorrido por la nube

Los problemas de cumplimiento no han desaparecido completamente en la nube, por lo que siempre debe tener una comprensión clara y precisa de sus derechos. Contáctenos para saber cómo podemos apoyarle para lograr y mantener el cumplimiento de normativas y ahorrar costos en la nube.

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