7 pasos para optimizar tu presupuesto de TI en 2020

Con tantas tecnologías apareciendo en el horizonte, y unas metas presupuestales que cumplir, los equipos de TI deben ejecutar muchas acciones que permitan a sus organizaciones mantenerse a la vanguardia sin llegar a comprometer más recursos. En SoftwareONE desarrollamos un plan de 7 sencillos pasos que le ayudarán a cada departamento de TI a aprovechar su presupuesto al máximo en este 2020.

Para cumplir las metas de tu departamento en el 2020, es importante saber definirlas. Lo anterior puede sonar muy obvio, pero no lo es tanto si consideramos que al iniciar el año nuevo, muchos profesionales continúan resolviendo problemas del año anterior o procurando que las cosas simplemente no empeoren.

Es importante que establezcas recesos periódicos (anuales, semestrales o trimestrales) para analizar el panorama, buscar nuevos caminos y realizar planes para el siguiente periodo. En el caso de tu departamento, puedes empezar por revisar las operaciones, implementaciones y adquisiciones del año anterior; pregúntate qué tanto provecho está sacando el equipo y la compañía de estas acciones, qué aprendizajes quedan y a dónde quieres llevar tu gestión durante este año. Si cuentas con datos que apoyen tus conclusiones y decisiones, estás un paso más cerca del éxito, y esto nos lleva al siguiente punto.

Nunca es tarde para empezar a llevar un registro de la gestión de tu departamento, o para enriquecer los datos existentes. Si hay una implementación nueva a la que le quieres hacer seguimiento, diseña métodos prácticos de recolección de información y revísala con frecuencia, pues bien lo dice el dicho: “lo que no se puede medir no se puede mejorar”.

Estos datos pueden ayudar a tomar decisiones a tiempo o prevenir sobrecostos futuros. Para hacer la información más visible y comprensible, tu equipo se puede valer de herramientas como Power BI, que además permitirá que en otras áreas de la organización comprendan mejor cómo la gestión de TI afecta el funcionamiento de los demás departamentos.

Estamos de acuerdo en que no se debe escatimar en seguridad, especialmente corriendo en los tiempos del Malware, los ciberataques y el Ransomware. Esto no quiere decir que los sobrecostos en seguridad sean inevitables, pues al seguir los dos puntos anteriores, tú y tu equipo tienen suficientes herramientas para replantear sus estrategias de seguridad.

Además de revisar los datos e insights del estado de ciberseguridad de la organización, debes considerar las necesidades que se puedan presentar en esta materia de cara a los próximos desarrollos o adquisiciones que se planean hacer en materia tecnológica.

Otro movimiento interesante que podrías hacer es reevaluar su enfoque, es decir, ¿estás implementando soluciones de seguridad distintas para cada área? o, ¿estás recurriendo a un solo fabricante que te ofrece una cobertura conveniente en general? Considera ambos enfoques, consulta proveedores y evalúa si el enfoque elegido será el adecuado para los futuros avances de la organización.

No nos cansamos de hablar de la nube porque sabemos que el futuro está en esa dirección. También sabemos que todas las organizaciones pueden encontrar en la nube una solución a su medida, pero encontrar dicha solución puede ser un proceso de prueba y error. Es posible que en tu empresa aún se vea la implementación de la nube con algo de recelo, o que se hayan lanzado a hacerla para incurrir en sobrecostos inesperados.

En cualquiera de los casos, es importante asesorarse de un experto y, una vez más, acceder a todos los datos e insights posibles para comprender qué funciona, y qué no, de la manera en que la organización hace uso de a la nube. Sólo la administración eficaz del gasto en la nube puede brindar la información y la visibilidad que se necesita para optimizar los recursos actuales, planificar el gasto futuro y controlar el presupuesto, evitando a la vez los sobrecostos no planificados y manteniendo el control del entorno en la nube.

A medida que las tecnologías evolucionan, nuevas habilidades y conocimientos son necesarios para ponerlas en práctica. Es posible que tu equipo esté compuesto por personas deseosas de ponerse a la vanguardia tecnológica, pero que estén muy ocupadas para lograrlo. Procura organizar su tiempo y tareas de manera que a los interesados les quede tiempo para formarse y actualizarse, reúnete con ellos para socializar sobre los aprendizajes adquiridos y los desafíos que se acercan, esto le ahorrará a tu departamento futuros problemas que podrían requerir el costo de contratar a terceros.

Un equipo estable donde perdure la confianza y la cooperación es un gran activo, no sólo porque asegura que los proyectos culminarán de manera provechosa, sino porque le está ahorrando a la organización los costos operativos y económicos que producen la rotación de personal y las curvas de aprendizaje de nuevos colaboradores.

Bien sea porque llevas años haciéndolo, o porque apenas estés comenzando, la gestión de activos de software (SAM) es un proceso cíclico en el que no se puede bajar la guardia. Por ejemplo, si tu organización no mantiene un inventario de sus licencias de software, sabiendo cuántas de éstas están activas y con qué frecuencia se usan, tu departamento puede continuar, sin saberlo, gastando en un software que sólo se utiliza por una pequeña parte de la compañía.

Sin embargo, las consecuencias más costosas y perjudiciales de mala gestión de activos son las auditorías de proveedores de software. Éstas no sólo pueden resultar en multas inmensas, sino que también desvían recursos de los objetivos de la organización. Para muchas empresas, la gestión de activos de software es un proceso reactivo, sólo pensado cuando se enfrentan a una auditoría, por lo que se ven obligadas detener otros proyectos para liberar personal que realice auto-auditorías, verificaciones y coordine la relación con el proveedor.