Case Study

Einfaches Lizenzmanagement mit Hilfe eines Managed Service

Compliance und Einsparungen mit SLM Advanced

Der Managed Service SLM Advanced von SoftwareONE verhilft der KV Hessen durch das Identifizieren von Einsparungspotenzialen zu einer Reduzierung der Software-Kosten. Darüber hinaus verhelfen die halbjährlichen Compliance-Reports mit Empfehlungen von Software-Experten zu einer Optimierung der Betriebsausgaben sowie einem einfachen und transparenten Lizenzmanagement. 

Christian Zinke

„Für uns ist der Managed Service SLM Adanced eine große Erleichterung im Arbeitsalltag. Durch die grafische Darstellung unserer Daten erhalten wir jederzeit eine gute Entscheidungsvorlage und können neue Softwarebeschaffungen in kurzer Zeit vorbereiten oder auch vermeiden.“

Teamleiter IT-Infrastruktur, Kassenärztliche Vereinigung Hessen

  • Kassenärztliche Vereinigung Hessen

  • Körperschaft des öffentlichen Rechts

  • Managed Services SLM Advanced

Case Study Kassenärztliche Vereinigung Hessen

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Über den Kunden

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Frankfurt. Sie stellt in Hessen sicher, dass gesetzlich Versicherte durch niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten medizinisch versorgt werden und dass Praxen möglichst gleichmäßig im Bundesland verteilt sind. Deshalb organisiert sie auch den Ärztlichen Bereitschaftsdienst (ÄBD) in Hessen sowie die Partnerpraxen für Kliniken. Ihre Aufgaben kann die KVH nur mit viel Know-how und guten Strukturen meistern. Deshalb arbeiten unter der Leitung eines medizinischen Vorstands und eines Geschäftsführers zahlreiche Experten verschiedener Disziplinen abteilungsübergreifend zusammen. Das höchste Gremium der KVH ist die Vertreterversammlung, bestehend aus Ärzten und Psychotherapeuten.

Herausforderung

Nach einem ersten gemeinsamen Software Asset Management-Projekt, wuchs bei der KVH der Wunsch nach einem stetigen Service, der das gesamte Software Lifecycle Management umfasst. Zukünftig sollte nicht nur das Management der Software Assets sondern auch der Lizenzverträge mit Herstellern erleichtert sowie die kontinuierliche Compliance und Kostenkontrolle sichergestellt werden. Täglich stand die Kassenärztliche Vereinigung Hessen vor der enormen Herausforderung, die immer komplexer werdenden Lizenzierungsvorgaben der verschiedenen Software-Hersteller auf die eigene dynamische IT-Landschaft, inklusive großer VDI-Umgebung, verteilter Standorte und mobiles Arbeiten, zu übertragen und somit immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Dazu kamen Ressourcen-Engpässe, um die Softwarebeschaffung im eigenen Haus compliant und kostenoptimiert durchzuführen und die Softwarenutzung für ca. 1.800 User zu administrieren.

Lösung

Aufgrund der sehr guten Erfahrung mit dem vorherigen gemeinsamen SAM-Projekt, entschied sich die KVH für die Fortsetzung der Zusammenarbeit mit SoftwareONE. Der Managed Service SLM Advanced befähigt die Kassenärztliche Vereinigung Hessen zu einer automatisierten, regelmäßigen Inventarisierung der gesamten Software Assets aller Server, VDIs und Clients. Darüber hinaus werden in einem Halbjahresrhythmus Lizenzbilanzen für verschiedene Software-Hersteller erstellt und in einem Report vorgestellt. So ist die KVH in der Lage, Trends frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Der regelmäßige Compliance-Check sowie die Optimierungsberatung seitens SoftwareONE verhelfen zusätzlich zu einer besseren Budgetplanung ohne finanzielle Risiken.

Ergebnisse

Durch den Einsatz des Managed Services SLM Advanced ist die Kassenärztliche Vereinigung Hessen nun in der Lage

  • Die Compliance kontinuierlich sicherzustellen, anstatt sich auf eine einmalige Bilanzierung zu stützen → finanzielle Risiken eines potenziellen Software Audits werden minimiert
  • Zu wissen, welche Software vorhanden ist und wer sie nutzt → Vermeidung von Ausgaben für unnötige Softwareneukäufe und inkorrekte Lizenzierung
  • Die Komplexität der verschiedenen Lizenzverträge zu verstehen → Belastbare Daten in regelmäßigen Reports sowie eine übersichtliche Dashboard-Darstellung bieten transparente Planungs- und Optimierungsmöglichkeiten und damit ein enormes Potential an Kosteneinsparungen
  • Prozesse wie Procurement, Nutzung, Aktualisierung von Software in der gesamten Organisation aufeinander abzustimmen und zu standardisieren → erheblich weniger Administrationsaufwand und bessere Konsolidierungsmöglichkeiten
  • Sich IT-seitig auf die Kernaufgaben und wichtige IT-Projekte zu fokussieren --> das komplette Outsourcing des Software Lifecycle Managements setzt dafür wichtige Ressourcen frei

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