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Ihr Geschäft neu starten und zum Erfolg führen – Teil 8:

Bilanz & Neusetzung der Remote-Arbeit

Ihr Geschäft neu starten und zum Erfolg führen – Teil 8:

Rückblickend auf das Jahr 2020 ist das Ausmaß der digitalen Transformation, die Unternehmen in allen Branchen betraf, erstaunlich. Und das alles dank einer beispiellosen globalen Pandemie, die Unternehmen dazu brachte, unternehmensweite Remote-Arbeits-Lösungen in nur wenigen Wochen zu implementieren - ein Framework zu schaffen, dessen Entwicklung ansonsten Monate oder sogar Jahre gedauert hätte.

Jetzt, wo wir uns im letzten Quartal des Jahres befinden, ist ein guter Zeitpunkt, um Bilanz über alles zu ziehen, was während dieser Zeit passiert ist. Insbesondere müssen IT-Experten sicherstellen, dass all‘ diese unter Zeitdruck entstandenen Entscheidungen richtig waren. Während Unternehmen aufgrund der Geschwindigkeit des Wandelns mit neuen optimierten Geschäftsmethoden für die Zusammenarbeit erfolgreich sein konnten, müssen nun eine Reihe von Risiken berücksichtigt und sicher verwaltet werden, bevor sie zu ernsthaften Bedrohungen werden können.

Nicht zuletzt hat COVID-19 die Relevanz eines agilen Rahmens für Veränderungen bewiesen. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten IT-Überlegungen für Unternehmen im vierten Quartal und darüber hinaus auf unsere letzte Kunden-Diskussionsrunde, in der mögliche Überarbeitungen der Remote-Arbeit erörtert wurden.

Standardisierung in der Remote-Arbeit

In der Eile, Remote-Arbeit vollständig zu ermöglichen, wurden möglicherweise Tools eingeführt, die nicht von Dauer sein werden. Wie können Unternehmen jetzt die Kontrolle wiedererlangen und eine Standardisierung herstellen, um die Nutzung nicht genehmigter Anwendungen (auch Schatten-IT genannt) zu reduzieren, die Kosten zu optimieren und eine langfristige Governance einzurichten?

Unternehmens wird der IT-Betrieb wesentlich effizienter und einfacher zu warten. Darüber hinaus macht eine gute IT-Infrastruktur die Budgetierung vorhersehbarer und Upgrades praktikabler. Nachdem COVID-19 die Bedenken zur Sicherheit und zum Datenschutz verstärkt hat, sollte die IT-Standardisierung ein zentrales Thema bei monatlichen und vierteljährlichen Check-Ups sein.

Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, sind möglicherweise eher versucht, nicht genehmigte Anwendungen herunterzuladen, mit denen sie sich wohler fühlen als mit den genehmigten. Jene Plattformen und Anwendungen stellen ein ernstes Risiko für die Netzwerksicherheit dar. Unternehmen können diese Risiken mindern, indem sie Geräte und Systeme in der gesamten Belegschaft standardisieren und den Mitarbeitern ausreichend Informationen zur optimalen Nutzung ihrer Technologie bereitstellen.

Sicherheit und Datenschutz in der Remote-Arbeit

Remote-Arbeit hat zu einem Anstieg von Sicherheitsverletzungen und schädlichen Angriffen geführt. Die Verwaltung mobiler Geräte ist das A und O, und da immer mehr Menschen zu Microsoft 365 wechseln, ist die Sicherung von Unternehmensdaten noch wichtiger geworden.

IT-Experten sind sich der Sicherheitsherausforderungen bewusst, die sich aus der rasanten Umstellung der gesamten Belegschaft auf Remote-Arbeit ergeben. Daher verfolgen sie ganzheitliche Sicherheitsansätze und bürgen sogar für Lösungen, die die Multi-Faktor-Authentifizierung ersetzen oder aufheben.

Natürlich sind VPNs für eine erfolgreiche langfristige Sicherheitsstrategie unglaublich wichtig. Einige Organisationen haben sogar weitere Einschränkungen für vertrauliche Daten und Ressourcen festgelegt, um die Authentifizierung oder den Zugriff auf alle Personen, die nicht aus dem vorher definierten Netzwerk stammen, zu verhindern. Für Remote-Mitarbeiter bedeutet dies, auf dem vom Unternehmen bereitgestellten und standardisierten Gerät zu arbeiten, bei dem der VPN-Dienst eingerichtet ist und eine Internetverbindung über das Unternehmensnetzwerk verwendet wird.

Einheitliche Kommunikation 

Telefonie und Sprache wurden in der Vergangenheit möglicherweise von vielen Unternehmen vernachlässigt und mit dem Ansatz "Das geht vorerst so." abgetan. Wenn Remote-Arbeit nun bestehen bleibt, wie können Unternehmen ihren Telefonie-Ansprüchen gerecht werden?

Während die Pandemie und die damit verbundene Remote-Arbeit die Umstellung vieler Unternehmen auf eine Cloud-basierte digitale Infrastruktur beschleunigten, lag der eigentliche Knackpunkt häufig in der Telefonie und den damit verbundenen Kunden- (oder internen) Support-Systemen. Diese stützen sich in der Regel auf standortgebundene Möglichkeiten und veraltete, klobige Plattformen.

Viele Unternehmen haben sich jedoch erfolgreich darum bemüht, diese Services auch in die Cloud zu bringen. Dadurch ist der physische Standort einer Person für die Arbeit mehr oder weniger irrelevant. Dies war ein großer Segen für jene Unternehmen, die gerade während des Höhepunkts der Pandemie einen Anstieg telefonischer Anfragen verzeichneten. Wir gehen davon aus, dass in naher Zukunft weitere Unternehmen mit der Implementierung von Cloud-Telefonie-Lösungen nachziehen werden.

Menschliches Verhalten

Durch den schnellen Einsatz von Tools wissen nicht alle Mitarbeiter, wie sie diese effektiv einsetzen können. Was können Unternehmen tun, um die Produktivität der Belegschaft in Zukunft sicherzustellen?

Da die Arbeitsweise durch COVID-19 rasant geändert wurde, stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen im Zusammenhang mit menschlichem Verhalten, die sich möglicherweise dramatisch auf den Gesamtbetrieb auswirken: nämlich auf die Produktivität. Um Mitarbeitern das Remote-Kommunizieren, -Zusammenarbeiten und -Verwalten von Projekten beizubringen, müssen neue Tools und Anwendungen wie Microsoft-Teams verwendet werden - und diese sind nicht unbedingt intuitiv. Wie können Organisationen Produktionsausfälle verhindern und sicherstellen, dass alle Teammitglieder die für die neuen Prozesse und Programme nötigen Ressourcen erhalten?

Der Einsatz von Führungskräften ist dafür entscheidend. Es ist weitaus schwieriger, Mitarbeiter zu einer neuen Arbeitsweise zu bewegen, wenn ihre Manager dies noch nicht getan haben. Ein Top-Down-Ansatz ist daher erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Während über gemeinsame Schulungsprogramme und -initiativen viel gesagt werden kann, gibt es eine Vielzahl an Strategien des Adoption und Change Managements, die eingeführt werden sollten, um die gesamte Endbenutzerreise zu unterstützen. Der Support sollte kontinuierlich und nicht nur für einen kurzen Zeitraum nach der Einführung der Software- oder Technologieplattform angeboten werden.

Vorausschauen

Wie haben sich die Geschäftsprioritäten seit Ausbruch der Pandemie verändert?

Für viele Unternehmen stand die Cloud-Transformation bereits weit vor der Pandemie auf dem Programm. Zum Glück war zumindest dies eine Arena, in der die Prioritäten nicht vollständig neu ausgerichtet werden mussten. Insgesamt jedoch mussten sich Unternehmen aller Größen von einer "Wenn es nicht kaputt ist, warum es dann reparieren?"-Mentalität wegbewegen und zur digitalen Transformation und allgemeinen Straffung von IT-Prozessen fortschreiten.

CIOs, die früher möglicherweise über die Sicherheit einer geschlossenen In-Office-Umgebung nachgedacht haben, müssen sich nun Gedanken über Datenschutz- und Compliance-Anforderungen in einer offenen Umgebung machen. Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter Zugriff auf Geräte und standardisierte Software haben, die die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllen und dass individuelle Work-from-Home-Setups gesichert sind. Außerdem muss gewährleistet sein, dass verschlüsselte Kommunikation von allen Netzwerken gefiltert werden kann, von denen aus sich die Mitarbeiter wieder mit der digitalen Unternehmensinfrastruktur verbinden.

Obwohl uns der große Umfang an Herausforderungen für Unternehmen bewusst ist, lautet die gute Nachricht: COVID-19 hat uns alle stärker, kreativer und anpassungsfähiger gemacht. Wir glauben, dass nur positive Veränderungen für die Remote-Arbeit und die digitale Transformation bevorstehen - und wir sind hier, um Sie auf diesem Weg zu unterstützen!

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Autor

Alex Dalglish

UK Services Director at SoftwareONE

Cloud, Digital Transformation, Modern Workplace, Software Asset Management, Software Portfolio Management

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