Warum SAM so wichtig ist für kleine und mittelständische Unternehmen

Wenn wir bei SoftwareONE den Begriff „Software managen“ verwenden, reden wir nicht nur über den Risiko-Aspekt. Wir betrachten ein Unternehmen nicht nur über die Gefahr in ein Audit zu geraten, sondern wir sprechen von einem ganzheitlichen Blick. Wir wollen sicherstellen, dass Unternehmen an ihre Software Assets herantreten und dabei ein vollumfängliches Verständnis für ihre Nutzeranforderungen entwickeln. Und dazu gehört unter anderem auch die Optimierung der Lizenzierung:

• Transparenz in die Nutzerakzeptanz und den Gebrauch beschaffter Software
• Überblick über die Tilgung nicht genutzter und nicht gebrauchter Software in Ihrer Umgebung
• Die Notwendigkeit neuer Software oder die Wiederverwendung bereits existierender Software.
  

Wichtig ist auch die Frage, ob der zuständige IT-Manager in der Lage ist, Compliance-Lücken rechtzeitig zu erkennen und sämtliche Software korrekt zu lizenzieren, bevor es zu Audit-Situationen kommt. Verfügen Sie über die nötigen Maßnahmen und Kontrollen, um Nutzer in Ihrem Unternehmen davon abzuhalten, unlizenzierte Software zu installieren, oder Software aus nicht vertrauenswürdigen oder überteuerten Quellen zu erwerben und runterzuladen?

Unserer Erfahrung nach sind das Fragen, die gerade kleine und mittelständische Unternehmen eher selten mit einem klaren „Ja“ beantworten. Das kann daran liegen, dass hierzu ein hohes Level an Management gefordert und auch ein hohes Maß an Kontrolle im Vorfeld vorausgesetzt wird:

1. Die richtigen Strategien, Prozesse und Kontrollen
2. Volle Transparenz über die gesamte installierte wie gehostete Software und deren Nutzung
3. Eine oder mehrere Personen, die über ein tiefgehendes Verständnis nicht nur über die bloße Lizenzierung von Software, sondern auch über deren bestmögliche wirtschaftliche Nutzung verfügen
4. Und schließlich ein sehr gutes SAM-Tool, das all diese Punkte zusammenbringt.

All die angesprochenen Punkte können zugegebenermaßen für die meisten IT-Abteilungen überfordernd klingen. Besonders wenn man in Betracht zieht, dass gerade in kleineren Unternehmen IT-Budgets recht eng geschnürt werden. Hier wird meistens wenig bis kein Geld für spezifische Software Asset Management (SAM)-Ressourcen oder –Tools freigegeben.

Software Asset Management mag nicht unbedingt als „Cool Tech“ gesehen werden, aber wir bei SoftwareONE besitzen eine Leidenschaft für SAM. Und es gibt wenige Dinge, die uns so antreiben wie uns in alle kleinen Details einzuarbeiten, wie man Umgebungen optimieren kann, Kosten senken oder die Lücken zwischen Business, Procurement und IT überbrücken kann.

Manchmal erleben wir, dass versucht wird, unseren Enthusiasmus mit Ausreden auszubremsen wie:

„Meine Umgebung ist klein und einfach zu kontrollieren, und ich manage alles sehr straff; Ihr Ansatz ist zu viel für meine Bedürfnisse.“

„Ihre Hinweise sind ‚nice to have‘ für mich, und es würde mein Leben wahrscheinlich einfacher machen. Vielleicht wird es auch helfen, manche Dinge effizienter zu erledigen. Aber Sie müsst verstehen, dass meine Kollegen mich als den Verantwortlichen für das Managen der IT-Umgebung sehen. Wie soll ich dann ein Tool für diese Arbeit rechtfertigen?“

„Ich habe bereits ein ziemlich teures Service Management Tool fürs Inventar implementiert, die Analyse mache ich dann selbst.“

„Unser Unternehmen ist bereits End-to-End in der Cloud und sind es gewohnt, Opex-Kosten dafür zu zahlen.“

Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, die Nuancen von SAM zu verstehen. Dabei unterstützen wir Sie, es in Ihrem Tempo und ausgerichtet nach Ihrem Budget für Ihr Unternehmen einzurichten.
In unterschiedlichen Projekten haben wir gesehen, was ein gutes SAM für ein Unternehmen ausmacht; wir haben es eingerichtet. Wir haben auch schon das Gegenteil erlebt – Unternehmen ganz ohne vernünftige Tools und Prozesse oder Kenntnisse über ihre Software Assets. Und wir wissen auch um die Risikofaktoren, die in Umgebungen vorhanden sind, derer man sich vielleicht nicht bewusst ist:

• Eine einzelne unlizenzierte virtuelle SQL-Instanz in einem 3-Node-Cluster, in dem VMotion aktiviert ist, kann ein Unternehmen bis zu 150.00 EUR kosten.
• Wir haben bis zu 600 Lizenzänderungen in einem gewöhnlichen Herstellervertrag in nur drei Jahren erkannt. Das kann den Originalvertrag praktisch aufheben – und Sie juristisch verletzbar machen.
• Wir finden bei praktisch jedem Kunden unautorisierte Software. Unlizenzierte Software ist ein Türöffner für Cybersecurity-Risiken.

Falls unsere Angebote in Erwägung gezogen werden, wird ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen bereits im ersten Jahr den ROI sehen. Daher glauben wir daran, dass SAM essentiell ist und nicht bloß ein „nice to have“. Wenn ein stabiles SAM-Fundament gelegt ist, ebnet es den Weg zu einer künftigen Effizienz.

Wir wissen auch, dass Rom nicht an einem Tag erbaut wurde. Es braucht Zeit und Geduld, um eine SAM-Strategie zu implementieren. Es gibt keinen Königsweg. Aber es gibt erprobte Lösungen und Methoden, und wir verfügen über die Fähigkeiten, diese an den notwendigen Stellschrauben einzusetzen. Es geht darum anzufangen, um den ROI zu realisieren. Der Mehrwert vereinfachter Arbeitsprozesse und fortlaufenden Kostenmanagements sprechen in dem Punkt für sich.