Agiles Projektmanagement: Was es bedeutet und welche Tools Sie dafür nutzen können

Agiles Projektmanagement

Was es bedeutet und welche Tools es gibt

Agiles Projektmanagement: Was es bedeutet und welche Tools Sie dafür nutzen können

Agilität ist das neue Buzzword und wird in Unternehmen immer häufiger gefordert. Agile Softwareentwicklung wie zum Beispiel kurze Releasezyklen von Windows 10 („Windows as a Service“) erfordern nicht nur Flexibilität in Prozessen, sondern auch von Mitarbeitern. Die immer schnelleren Veränderungen der IT machen auch in Projekten ein agiles Projektmanagement notwendig. Doch was bedeutet „Agiles Projektmanagement“ und welche Tools bietet Microsoft zur Unterstützung? Unser Modern Workplace Experte Simon Mangeng gibt hier einen tollen Überblick. 

Evergreen IT als Treiber für “Agiles Projektmanagement”?

Das Wort „Agilität“ im Unternehmenskontext steht für flexibles und proaktives Handeln. Der stetige Wandel, insbesondere in der IT-Branche, führt zu unbeständigen Organisationsstrukturen. Sowohl Infrastruktur- als auch Softwareprodukte haben einen kürzeren Lebenszyklus, als dies in der Vergangenheit bekannt war. Dieses Modell und die daraus resultierenden Effekte werden als „Evergreen IT“ bezeichnet – ein Begriff, der seit 2014 von Microsoft in Zusammenhang mit der neuen Cloud-Strategie verwendet wird. Er bedeutet einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und kurze Releasezyklen nach dem Motto: „always up to date“.

Das Ergebnis: Feedback im Entwicklungsprozess kann umgehend verwertet werden. Zudem lässt sich insbesondere auf aktuelle Sicherheitsgefahren schneller reagieren. Unternehmen können flexibler auf neue Business-Anforderungen reagieren. Gleichzeitig sind jedoch lange geplante bzw. laufende IT-Projekte stetigen Änderungen ausgesetzt, die eine erhöhte Flexibilität der Mitarbeiter erfordern. Evergreen IT ist somit ein Treiber für „agiles Projektmanagement“, um den gewünschten Nutzen in Projekten gerecht zu werden.

Agile Manifesto – ein Umdenken in Werten und Prinzipien

Der agile Ansatz entstammt historisch gesehen der Softwareentwicklung und steht im Gegensatz zu der dokumenten- und prozessgetriebenen Wasserfallmethode. Letzterer wird häufig Inflexibilität bei sich ändernden Rahmenbedingungen vorgeworfen. Ein Definitionsversuch zur agilen Vorgehensweise wurde 2001 im Rahmen der Softwareentwicklung unter der Bezeichnung „Agile Manifesto“ unternommen. Ziel war es, die Entwicklung schlanker zu gestalten, als es bisher üblich war. So wurden Werte und Prinzipien definiert, um diese Arbeitsweise und das Ergebnis zu fördern.

Die Werte des agilen Manifestes:

  • Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge (Tools)
  • Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
  • Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan

Die dazugehörigen Prinzipien unterstreichen die Werte des agilen Manifestes und legen Wert auf hohe Selbstorganisation des Teams, Einfachheit, Mitarbeitermotivation, Transparenz, Vertrauen, der zeitigen Einbeziehung des Kunden sowie frühzeitig ein Produkt zu liefern, das kontinuierlich verbessert wird. Letztgenannte Iterationen, also Zeitperioden in denen eine definierte Leistung immer weiterentwickelt wird und der aktuelle Stand nach einem Zyklus kommuniziert wird, ermöglichen ein frühzeitiges Feedback und minimieren das Risiko, am Produkt „vorbei zu entwickeln“.

Das agile Projektmanagement wird sehr unterschiedlich definiert, setzt jedoch in vielen Ansätzen auf den genannten Werten und Prinzipien auf. Prince2 Agile, eine Projektmanagementmethode, beispielsweise versucht traditionelle Projektmanagement-Konzepte mit dem agilen Ansatz zu kombinieren. Insbesondere die Tatsache, dass der Umfang des Produktes bzw. Projektes bei agilen Vorgehensmodellen (z.B. Scrum) durch die Iterationen im Vorfeld nicht bekannt sind, erschwert die Kombination von klassischen und agilen Projekten. Erfahrungsgemäß ist der Einsatz von agilen Methoden insbesondere auf der „Projekt Delivery“-Ebene, der Arbeitsebene von Projekten, gut umsetzbar, ohne einen klassischen Projektplan vernachlässigen zu müssen. Iteration in kleinen Schritten, Kollaboration mit Kunden, Transparenz sowie erhöhte Mitarbeitermotivation durch höhere Eigenverantwortung erhöhen fast immer den Projekterfolg, unabhängig davon, ob Sie sich für ein komplett agiles, klassisches oder eine Mischform des Projektmanagements entscheiden.

Microsoft Tools für mehr Agilität

Microsoft bietet eine Reihe von Tools an, die Agilität in Projekten fördern und die beschriebenen Werte unterstützen. Einige möchte ich im Folgenden darstellen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform, die Kommunikations -und Kollaborationslösung vereint. Hierzu gehören u.a. Instant Messaging, Konferenzmöglichkeiten und Voice over IP, die auch Skype for Business ablösen wird und eine bessere Organisation in Teams ermöglicht. Die erstellten Teams können Projekte, Abteilungen oder eine ganze Community abbilden, in der ein Austausch und Zusammenarbeit benötigt wird. Ein einzelnes Team kann in Unterkategorien (Channels) organisiert werden. Diese besitzen jeweils einen Unterhaltungsreiter, in dem innerhalb des Teams mittels Text, Verlinkungen, Verweisen oder Bildern, ähnlich zu bekannten Social-Media-Plattformen wie Facebook, kommuniziert werden kann.

Darüber hinaus besitzt jeder Channel eine Dateiablage zur gemeinsamen Bearbeitung, welche auf SharePoint basiert. Außerdem können Sie Ihr erstelltes Team pro Channel individualisieren und unter anderem Wikis, Notizbücher, bestehende SharePoint Seiten, Yammer, ToDo-Listen wie Planner oder Third-Party-Anwendungen wie Trello und Evernote integrieren. Teams besitzt eine zentrale Suche, um Informationen und Unterhaltungen schnell zu finden und über das Eingabefeld schnell Befehle auszuführen.

Zusammenfassend ist Teams ein zentraler Ort (Hub) für Teamarbeit in Office 365, der neben der Desktop-Applikation für Windows und Mac auch über mobile iOS- und Android-Geräte verfügbar ist.

Microsoft Planner
Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Agile Benefits:

  • formlose Unterhaltungen werden transparent dargestellt und können die Anzahl der täglichen E-Mails reduzieren
  • strukturierte (Dateiablage) und unstrukturierte Informationen (z.B. Unterhaltungen) befinden sich an einem Ort
  • schnelle Organisation in Teams
  • sowohl per Desktop als auch mobil verfügbar
  • auf die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Projekte anpassbar
  • Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg möglich
  • agile Prinzipien wie Einfachheit (mit dem Umgang des Tools) und Selbstorganisation (Mitgestaltung des individuellen Teams) werden gefördert.

Microsoft Planner

Der Microsoft Planner ist ein Tool zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung und Organisation in Office 365, welches insbesondere in Projekten von hohem Nutzen ist. Es ermöglicht die Erfassung und das Tracking von Aufgaben und Zeiten, welche priorisiert und kategorisiert werden können. Ein Vorteil dieser Anwendung ist die Darstellung in sogenannten „Buckets“, die im Vergleich zu traditionellen Aufgabenlisten eine höhere Visualität ermöglichen. Ob Sie diese Buckets als Ordnung für Prioritäten oder im Kontext von Kanban Boards und Scrum nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Für eine granulare Organisation können Sie Aufgaben farblichen Etiketten zuweisen, welche beispielsweise Teilprojekte eines Gesamtprojektes darstellen können. Innerhalb von Aufgaben können Sie neben einem Start- und Zieldatum Unteraufgaben erstellen, Anhänge hinzufügen oder Kommentare zum Status erstellen.

Für individuelle Auswertungen können Sie neben der Bucket-Ansicht noch weitere Planungsansichten wie Diagramme sowie einen Zeitplan in Kalenderform darstellen oder Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder Etiketten sortieren.

Sollten Sie in mehreren Planner aktiv sein, so ermöglicht Ihnen der Planner Hub eine zentrale Übersicht über Ihre Aufgabenpläne und persönlichen Aufgaben in einer konsolidierten Ansicht. Planner kann einfach in gewünschte Channel von Microsoft Teams hinzugefügt werden.

Microsoft Teams
Microsoft Planner (Quelle: Microsoft)

Agile Benefits:

  • konsolidierte Übersicht über persönliche Aufgaben an einem zentralen Ort (Planner Hub)
  • Nutzung im Kontext von Kanban und Scrum möglich
  • visuelle Darstellung ermöglicht einen besseren Überblick für Projektmanager
  • individuelle Organisationsmöglichkeiten
  • Entwicklung und Status einer Aufgabe kann über ein Kommentarfeld gepflegt und transparent dargestellt werden.

Microsoft Project

Das Produkt Microsoft Project ist eine weit verbreitete Software zum Planen, Steuern und der Kontrolle von Projekten. Neben klassischen Projektmanagementwerkzeugen wie Gantt-Diagrammen, Berichten wie Burndown-Diagrammen oder Zeitachsen können Sie Portfoliomanagement mittels Anbindung an Power BI betreiben. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten, Arbeitszeiten zu hinterlegen und Engpässe frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. 

In der aktuellen Version 2019 bzw. der Online-Variante von Microsoft Project sind inzwischen nicht nur klassische Wasserfallprojekte abbildbar, sondern Vorlagen zu agilem Projektmanagement bzw. sprintorientierte Pläne. Hierzu gehört die Darstellung von Aufgabenlisten, Backlogs, Sprintsteuerung sowie zugehörigen Berichtswesen. Somit lassen sich fortan auch Scrum oder Kanban-Methoden nutzen, ohne ein weiteres Tool zu benötigen. Darüber hinaus bietet Project inzwischen die Integration in Planner an, um die Aufgabenverwaltung zu managen und nachzuhalten. Somit kann die Gesamtübersicht über den Projektplan erhalten bleiben und zusätzlich können Aufgaben überprüft, delegiert und bearbeitet werden.

Microsoft Planner
Microsoft Project (Quelle: Microsoft)

Agile Benefits:

  • Vorlagen für Scrum und Kanban
  • ein Tool für Wasserfall und agile Methoden
  • Integration in Microsoft Planner für ganzheitliches Projektmanagement plus Aufgabenverwaltung

Fazit: Flexible Projektmethoden erfordern flexible Tools!

In diesem Blogbeitrag haben Sie Gründe für den zunehmenden Bedarf an agilem Projektmanagement sowie mögliche Tools kennengelernt. Sollten Sie nun ausnahmslos agile Projekte durchführen? Sicherlich nicht, denn es gilt stets das Projektziel, die Unternehmenskultur und Rahmenbedingungen zu evaluieren, bevor man sich für eine Methode entscheidet. Auch in traditionellen Wasserfallprojekten sind agile Methoden jedoch auf der Arbeitsebene einsetzbar. Durch den Evergreen-IT-Ansatz wird zunehmend mehr Flexibilität und Transparenz in Projekten gefordert. Um die Umsetzung zu erleichtern, bietet Microsoft viele Tools, die eine agile Planung, Steuerung und Umsetzung unterstützen sowie Interaktion und Kollaboration von Projektmitgliedern und Kunden erleichtern. Alle Tools sind „agil“ einsetzbar, lassen sich also sowohl für klassische als auch agile Methoden verwenden und erhöhen die Flexibilität bei sich stetig ändernden Projektanforderungen sowie Rahmenbedingungen.

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Autor

Simon Mangeng

IT Consultant at SoftwareONE

Project Management, Windows as a Service, Process Design

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