Prozessoptimierung mit Microsoft PowerApps

Mit Hilfe von SoftwareONE ist es dem Kunden gelungen, eine höhere Transparenz sowie effizientere Bearbeitung der internen Prozesse zu erreichen. Der Bearbeitungsstand für Anfragen ist ab sofort für Mitarbeiter sowie Fachabteilungen zu jeder Zeit transparent abrufbar und Vertretungen sind nahtlos möglich.

Im Bereich Projektmanagement zählt der Kunde zu den führenden Unternehmensberatungen. Rund 120 Mitarbeiter arbeiten an der erfolgreichen Realisierung komplexer Großprojekte im In- und Ausland. Seit der Gründung ist das Unternehmen jedes Jahr in Hinsicht auf Umsatz und Mitarbeiterzahl kontinuierlich gewachsen.

Der Auslöser für dieses Kundenprojekt war das gesteckte Ziel, die Transparenz von internen Prozessen zu verbessern, wie etwa bei der Bearbeitung von Tickets an die IT-Abteilung oder Buchungsanfragen an das Travel Management. Bislang hatte man diese Prozesse größtenteils über E-Mails abgebildet.

Daher mangelte es an einer zentralen Übersicht über den Status der jeweiligen Vorgänge - für die Bearbeiter als auch für die Mitarbeiter.

Die zentrale Anforderung des Kunden bestand darin, eine Lösung unter Einbindung der Office 365 Plattform zu finden, um deren Mehrwerte optimal auszunutzen. Zum Beispiel sollte es allen Mitarbeitern ermöglicht werden, die für die Anfragen- oder Ticketbearbeitung bereitgestellten neuen Tools, mobil zu nutzen.

Im Rahmen der Beratung empfahl SoftwareONE als Lösung die Bearbeitung der Prozesse mit 'PowerApps' von Microsoft. In PowerApps lassen sich die gewünschten Formulare flexibel für die spezifischen Bedürfnisse des Kunden individualisieren und rollenspezifisch visualisieren. Basierend auf Microsoft SharePoint Online, konnten alle vom Kunden genutzten Daten problemlos in die jeweiligen PowerApps integriert werden. Mit dem Einsatz von Microsoft Power Automate konnte eine schnelle Automatisierung aller Prozessabläufe erreicht werden.

Ergänzend wurde eine On-Premises-Version von SharePoint mithilfe des Web Application Proxy mit Vorauthentifizierung durch die Active Directory Federation Services veröffentlicht und somit ein Zugriff von außen ermöglicht.

• Höhere Transparenz & effizientere Bearbeitung: Bearbeitungsstand der Anfragen ist für Mitarbeiter & Fachabteilungen zu jeder Zeit transparent, Vertretungen sind nahtlos möglich
• Bessere Flexibilität: Alle internen Tools können mobil genutzt werden, unabhängig vom Standort
• Schnelle Verfügbarkeit: die PowerApps-Lösung konnten wie gefordert innerhalb von zwei Monaten implementiert & produktiv genutzt werden
• Selbständige Wartung und Weiterentwicklung: der neuen Zielumgebung durch die eigene IT-Abteilung
• Bessere Ausnutzung der cloud-basierten Mehrwerte der bestehenden Office 365 Plattform