In 3 Schritten zur effizienten Lizenzverwaltung: Wettbewerbsvorteile statt Furcht vor Audits

Fehlende Transparenz – kein Einzelfall.

Ist kein wirklicher Trost und löst bestimmt nicht Ihr Problem, aber: Mit diesen Sorgen sind sie laut Gartner keineswegs allein. Diese Fakten gehen aus einer Studie des Analysten hervor: 
- Schatten-IT ist so verbreitet, dass sie 30 bis 40 % der Unternehmensausgaben verschlingt. Ein gewaltiger Zahlenwert – vor allem wenn man bedenkt, dass die vermeintliche Gegenleistung oftmals aus Compliance-Problemen und Sicherheitsrisiken besteht. 
- Ungenutzte Software – das heißt, Software, die irgendwann einmal angeschafft und lizenziert, aber gar nicht mehr genutzt wird - kostet große Unternehmen jährlich Millionenbeträge. 
Es gibt offensichtlich viele Unternehmen, denen es an echter Transparenz über ihre IT-Infrastruktur, der damit eng verbundenen Kontrolle der Kosten sowie technischer wie auch rechtlicher Risiken mangelt.

Transparenz – weiter gedacht...

Problem erkannt – Problem gebannt. In den Chefetagen, besonders in denen der großen Unternehmen, ist man längst zu Erkenntnissen gekommen, die die Sichtweise auf das IT Asset Management, kurz ITAM, von Grund auf geändert haben: 

• Bei einer umfassenden ITAM-Lösung geht es schon längst nicht mehr lediglich darum, bei Audits mit heiler Haut davon zu kommen und die teils empfindlichen Strafen zu vermeiden, die die Hersteller bei fehlender Compliance verhängen dürfen.
• Man hat vielmehr erkannt, dass vernünftige, gut geplante ITAM-Investition nicht nur Nachteile vermeiden, sondern enorme Mehrwerte generieren können. Aus der Not wird eine Tugend; sprich: Compliance-Verpflichtungen können in Wettbewerbsvorteile umgewandelt werden. 

Wie aber gelingt die Umsetzung dieser im Prinzip ja vollkommen einsichtigen Überlegungen? Das könnte einfacher sein, als sich viele IT-Verantwortliche träumen lassen.
Drei Schritte sind entscheidend, um Befürchtungen hinsichtlich Audits in strategische Vorteile umzuwandeln.

Schritt 1: Schaffen Sie umfassende Transparenz durch eine einheitliche Plattform

Um Ihr Vertrauen in gute Audit-Chancen neu zu schaffen, bedarf es einer unverzichtbaren Basis: Sie müssen genau wissen, was Sie haben. Leichter gesagt als getan? Nein! Sie benötigen allerdings eine einheitliche Plattform, in der alle relevanten Informationen zusammenlaufen: 

• Verlässliche Werte über lokal installierte Software;
• die Cloud-Infrastruktur sowie 
• SaaS-Anwendungen. 

Der Vorteil? Im Gegensatz zu Punktlösungen, die gefährliche Compliance-Lücken schaffen, erkennt und katalogisiert ein wirklich umfassender und durchdachter Plattform-Ansatz sämtliche Assets - vor allem auch in hybriden Umgebungen - automatisch.
Um eine genaue Identifizierung zu ermöglichen und Verwirrung auszuschließen, muss die in Frage kommende Plattform dazu allerdings über detaillierte Informationen zu den gängigsten Software-Produkten verfügen. Das ist eine gewaltige Hürde in der Programmierung, denn weltweit gibt es über 1,7 Millionen, für ein modernes Unternehmen relevante, Software-Titel. 
Ein Beispiel: Wenn Software in einer Erkennungsquelle als „Adobe Acrobat Pro“ und in einer anderen als „Acrobat Professional“ angezeigt wird, muss die Plattform diese beiden Angaben als identische Anwendungen identifizieren. Nur durch eine solche Präzision werden genaue Compliance-Berechnungen sowie eine Echtzeitüberwachung der tatsächlichen Nutzung, im Vergleich zu den vorhandenen Lizenzen, möglich. Und nur so entsteht vollständige Transparenz und damit die Audit-Sicherheit, die Ihr Unternehmen braucht.

Schritt 2: Know-how zur Implementierung – hier sind Experten gefragt

Nur Plattform-Technologie mit den oben geschilderten Eigenschaften kann die Grundlage für Transparenz und Kontrolle Ihrer IT-Umgebung bieten. Klar ist, dass es sich hier um eine hoch komplexe Materie handelt - es reicht in der Regel nicht aus, nur eine Plattform zu installieren, um damit aller Sorgen für immer ledig zu sein. Ein sehr spezifisches Fachwissen ist gefragt: Spezialisten, die komplizierte Lizenzierungsregeln richtig interpretieren können – die undurchsichtigen Produkt-Bundles von Microsoft ebenso wie die recht aggressiven Audit-Taktiken von Oracle oder die bei Prüfungen gefürchteten, prozessorbasierten Berechnungen von IBM.

Haben Sie dieses spezielle Know-how im Unternehmen? Ist es auf dem neuesten Stand? Sind die nötigen personelle Ressourcen vorhanden? Vielleicht sollten Sie über externe Unterstützung nachdenken.

Schritt 3: Von der Pflicht zur Kür - Verteidigung in strategische Chancen verwandeln

Die erfolgreichsten Unternehmen kümmern sich nicht nur um Compliance, sondern nutzen strategisches ITAM, um Innovationsinitiativen zu finanzieren. Ein fortschrittlicher Ansatz wie „Optimize to Innovate” schafft dabei einen sich selbst tragenden Kreislauf, in dem operative Verbesserungen die Mittel für strategische Initiativen generieren. Wie genau funktioniert das? 

• Etwa durch Projekte zur Neubewertung von Lizenzen. Durch sie werden regelmäßig Millionenbeträge aus ungenutzten Software-Assets zurückgewonnen, wodurch sofortige Innovations-Investitionen ohne zusätzliche Budgetzuweisungen möglich werden. 
• Über die direkten Kosteneinsparungen hinaus setzt ITAM wertvolle personelle Ressourcen für strategische Aufgaben frei – durch Automatisierung. Durch die Automatisierung von Softwareanfragen und Lizenzmanagement-Workflows können IT-Mitarbeiter ihre Arbeit von der routinemäßigen Wartung auf digitale Weiterentwicklung und Wettbewerbsvorteile verlagern: Sie können endlich das tun, was statt des Zählens von Lizenzen ihre eigentliche Kernaufgabe ist – die Geschäftsziele ihres Unternehmens durch Innovation zu fördern. 

Wurden diese 3 Schritte jemals tatsächlich umgesetzt? Dazu 2 Case Studies

Hier zwei von vielen Beispielen aus der Realität, in denen Experten von SoftwareOne strategisches ITAM umsetzten. In beiden, vollkommen unterschiedlichen Fällen mit einer jeweils leicht anderen Zielsetzung kam die Plattform von Flexera zum Einsatz - einem Tool, dass exakt über die oben geforderten Eigenschaften verfügt. 

• Abgewendet: Audit-Forderungen in Höhe von 30 Millionen US-Dollar 
  Ein europäisches Finanzinstitut sah sich mit Oracle Compliance-Verbindlichkeiten in Höhe von 30 Millionen US-Dollar konfrontiert und beauftragte SoftwareOne mit einer Beratung. Durch eine detaillierte Vertragsanalyse in Kombination mit den durch Flexera festgestellten, präzisen Nutzungsdaten wiesen die Spezialisten von SoftwareOne dem Hersteller nach, dass 99 % der Forderungen lediglich auf einer Fehlinterpretation des Vertrags, nicht aber auf tatsächlichen Verstößen beruhten. Dadurch konnte die ursprüngliche Forderung auf einen Bruchteil reduziert werden. Gleichzeitig gelang es, durch eine systematische Portfoliooptimierung eine jährliche Einsparung von 2 Millionen US-Dollar zu erzielen. Der Einsatz von SoftwareOne und Flexera löste nicht nur das Compliance-Problem, sondern schaffte darüber hinaus nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
• Schaffung operativer Exzellenz
  Suva, der größte Unfallversicherer der Schweiz mit 2 Millionen Versicherten plante, seine operative Exzellenz auch im Bereich des ITAM auszubauen. Dies gelang durch die Implementierungskompetenz von SoftwareOne unter Einsatz der FlexNet Manager Suite von Flexera. Die Implementierung ermöglichte laut dem Kunden „ein neues Maß an Transparenz und Kontrolle” über das Softwareportfolio. Durch präzise Nutzungsmessungen und systematische Optimierungen wurden darüber hinaus erhebliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert. 

Über SoftwareOne: Kompetenz im ITAM-Umfeld

SoftwareOne, weltweit größter Partner von Flexera und zwei Jahre in Folge als Flexera-Partner des Jahres ausgezeichnet, verfügt über 100 von Flexera zertifizierte Spezialisten: Mehr zertifizierte Fachleute als jeder andere Partner. Darüber hinaus unterstützt das Team der Publisher Advisory Services von SoftwareOne Lizenz- und Vertragsverhandlungen mit mehr als 7.500 Softwareherstellern, darunter natürlich den Anbietern wie Microsoft, Oracle, IBM, SAP, VMware und Adobe.

Die strukturierte Vier-Phasen-Methodik von SoftwareOne – Bewerten, Implementieren, Optimieren, Verwalten – beginnt mit einer umfassenden ITAM-Diagnose, um den Ausgangsstand zu ermitteln und unmittelbare Chancen (Quick-Wins) zu identifizieren. Dieser evidenzbasierte Ansatz gibt Ihnen vollständige Sicherheit bei der Implementierung.