Compliance- und Auditrisiken bei der Nutzung von IBM Software minimieren

Nutzen Sie IBM Software zum Datenbank-Management, zur Cloud-Verwaltung, zur Analyse oder zur Automatisierung in einer virtualisierten Umgebung? Mit einer Sub-Capacity-Lizenzierung können Sie hohe Kosten einsparen. Allerdings müssen Sie dafür das IBM License Metric Tool (ILMT) verwenden – und dabei kann viel schiefgehen. Im schlimmsten Fall kommen Millionennachzahlungen auf Sie zu. Aber das können Sie verhindern, wenn Sie wissen, was die Fallstricke sind. Mit virtualisierten Server-Umgebungen nutzen Unternehmen die vorhandene Hardware effektiver. Arbeitsspeicher und CPU werden konstanter ausgelastet und nicht nur bei einer Spitze des jeweiligen Servers. Die Folge: Die Kosten sinken. Die Virtualisierung bringt für IBM-Kunden einen weiteren Vorteil mit: Der Hersteller ermöglicht es, in einer solchen Umgebung nur Unterkapazitäten von Servern zu lizenzieren – dann, wenn sie nicht die volle Prozessorleistung für die Software benötigen. Sie sparen mit einer solchen Sub-Capacity-Lizenzierung noch einmal Kosten ein.

Dabei gibt es nur einen Haken: Unternehmen müssen gegenüber IBM nachweisen, welche Kapazitäten sie genau verwenden, damit die Software nicht unterlizenziert ist. Sie sind verpflichtet, ein Analyse- und Reporting-Tool installieren, das IBM License Metric Tool (ILMT). Es prüft, welche Serverleistung tatsächlich gebraucht wurde und erstellt Nutzungsberichte für die Kontrolle der Lizenzen. 

Aber das ILMT ist ein komplexes Tool: Kommt es zu administrativen oder technischen Fehlern, erkennt IBM die Sub-Capacity-Lizenzierung möglicherweise nicht an. Dann wird die volle Serverleistung berechnet. Nutzt das Unternehmen in einer virtualisierten Umgebung beispielsweise nur vier der insgesamt 24 physisch vorhandenen Prozessorkerne, aber die Reports sind nicht korrekt, geht IBM davon aus, dass alle 24 genutzt wurden. Und für diese muss das Unternehmen dann auch zahlen. Bei einem Audit kann IBM hohe Nachforderungen stellen – je nach Infrastruktur kann es sich um Millionen Euro handeln. 

Rund um das Tool gibt es hohe Compliance-Risiken und Herausforderungen. Es können Fehler passieren, ohne dass Unternehmen das bewusst ist. Wenn das Reporting dadurch nicht korrekt ist, gilt die Software als unterlizenziert – und die Compliance-Anforderung als nicht erfüllt.

Der Umgang mit dem ILMT ist aufwendig. Folgende Probleme müssen Unternehmen unter anderem meistern:

• Die Installation ist kompliziert.
• Virtuelle Umgebungen dürfen die Verbindung nicht verlieren.
• Das ILMT muss stets aktuell sein.
• Das Reporting-Tool erkennt nur Komponenten. Zu einer Software gehörende Tools für das Management oder Auswertungen müssen dem Hauptprodukt im Nachhinein korrekt zugewiesen werden.
• Berichte müssen einmal pro Quartal erstellt werden, mit einem konsistenten Reporting. Peaks müssen gekennzeichnet werden.
• Neue Server müssen rechtzeitig angebunden werden.
• Die Voraussetzungen für die Nutzung des Tools können sich ändern. IBM kann Programme oder Betriebssysteme von der Erfassung durch ILMT ausnehmen. Ab voraussichtlich Ende des ersten Quartals 2021 sind beispielsweise die Windows Server 2008 und 2008 R2 nicht mehr für die Lizenzierung von Unterkapazitäten zugelassen.
• Das Lizenzmanagement bei IBM ist insgesamt komplexer als bei anderen Herstellern.

Eine Sub-Capacy-Lizenzierung ist für viele Unternehmen sinnvoll, die nicht die gesamte Serverleistung für ihre Software ausschöpfen müssen. Sie sparen Kosten und geben kein Budget für unnötige Lizenzen oder Kapazitäten aus. Die Hürde, die sie dafür nehmen müssen, ist der korrekte und vertragsgemäße Einsatz des IBM License Metric Tools.

Organisationen müssen sicherstellen, dass

• das ILMT einwandfrei implementiert wurde.
• die Software korrekt klassifiziert wird.
• die ILMT-Umgebung funktioniert, aktuell sowie technisch angebunden ist.
• die Reports alle drei Monate erstellt werden.
• alle Server mit IBM-Software erfasst werden.
• der Lizenzmanager fehlerlos arbeitet.

Wenn Ihnen der Aufwand dafür zu hoch ist und Sie fürchten, dass beim nächsten Audit Nachzahlungen auf Sie zukommen, holen Sie sich Hilfe ins Haus. Die Experten von SoftwareONE kennen alle Hürden, Fallstricke und möglichen Probleme. Sie helfen Unternehmen, das Reporting-Tool compliant einzusetzen.