Das Ende der Email? So sieht moderne Kommunikation aus.

Zukunftsorientierte Kommunikation mit O365:
Naht das Ende der Emails?

Naht das Ende der E-Mails? Zukunftsorientierte Kommunikation mit Office 365

Die E-Mail ist seit den 1970er Jahren ein fester Bestandteil des Bürolebens –eine beachtliche Leistung innerhalb der Technologiebranche, in der sich die Trends alle paar Monate ändern. Doch jetzt, mit dem Aufkommen von Slack, Microsoft Teams und ähnlichen Instant-Chat- und Kommunikations-Tools, kommt die Frage auf, ob der E-Mail-Versand endlich wirklich tot ist. 

Die Wahrheit ist, dass die Antwort je nachdem ob Sie die Stärken oder Schwächen von E-Mails betrachten, variiert. So oder so wird es in den nächsten Jahren eine Revolution in der organisatorischen Kommunikation geben. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss sich Ihr Unternehmen auf einen Wechsel zu Unified Communications (UC) vorbereiten. 

Die Stärken der E-Mail-Kommunikation

Manche mögen argumentieren, dass die E-Mail im digitalen Zeitalter stärker ist als je zuvor. Eine der größten Stärken des E-Mail-Versands ist seine unglaublich hohe Marktdurchdringung und die Gemeinsamkeiten in der Nutzung. Allein im Jahr 2018 wurden 281 Milliarden E-Mails pro Tag versendet und empfangen und diese Zahl wird voraussichtlich auf 347 Milliarden E-Mails pro Tag im Jahr 2022 steigen. 

Wer versendet all diese E-Mails? In den USA nutzten mehr als 90 Prozent der über 15-Jährigen und 91 Prozent der 15- bis 24-Jährigen 2017 E-Mails. Trotz der Verbreitung von Social Media und Instant-Messaging-Apps betrachten mehr als 3 von 4 Jugendlichen das Versenden von E-Mails als eine Tatsache des täglichen Lebens. Die Zahlen blieben weitgehend konstant: 93,4 Prozent der 25- bis 44-Jährigen, 90,5 Prozent der 45- bis 64-Jährigen und 85,5 Prozent der über 65-Jährigen verschickten ebenfalls E-Mails.  

Außerdem neigen Menschen, die E-Mails nutzen, dazu, diese ständig zu benutzen. Die meisten von uns überprüfen ihre E-Mails täglich, wobei die durchschnittliche Person ihre E-Mails etwa 15 Mal pro Tag abruft. Jeder fünfte Amerikaner überprüft seine E-Mails sobald er aufwacht. 55 Prozent der Amerikaner überprüfen ihre E-Mails bevor sie zur Arbeit gehen. 

Wo E-Mail-Kommunikation nachlässt

Dennoch haben E-Mails in bestimmten Schlüsselbereichen Schwächen, die zu anhaltender Frustration bei Verbrauchern und Unternehmen führen können. 

Die verlorene Produktivität

Es ist zwar möglich, die Produktivität durch die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben (Lesen Sie dazu unseren englischsprachigen Blogbeitrag über das Microsoft Tool To Do) zu verbessern, aber die Realität sieht so aus, dass die Art und Weise wie wir E-Mails überprüfen, unsere Produktivität beeinträchtigt.

Wir haben vorhin gesagt, dass die durchschnittliche Person ihre E-Mails 15 Mal am Tag überprüft. Das klingt erstmal nicht viel, bis man sich vor Augen hält, dass der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag erhält, von denen viele für den Empfänger irrelevant sind.

Mit dem Abrufen von E-Mails verliert der durchschnittliche Büroangestellte 28 Prozent seiner Arbeitszeit. Denken Sie daran, dass wir nicht einfach nur E-Mails überprüfen. Wir müssen auch auf E-Mails antworten.

Der erfolglose Versuch, Inbox Zero zu erreichen

Dieser Zeitverbrauch (wenn es nicht gar Zeitverschwendung ist) ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter versuchen, den gelobten Posteingang Null zu erreichen, um sicherzustellen, dass keine Notiz oder Anfrage in der Menge verloren geht. Das Problem ist, dass Ihre E-Mails gegen Sie arbeiten.

Trotz verbesserter  Spam-Filter sind immer noch über 50 Prozent Ihrer E-Mails Spam. Dann gibt es noch solche E-Mails, die Sie einerseits wollen, die aber andererseits ein Ärgernis sind. Gemeint sind hier vor allem Dienste, die Sie nutzen und von denen Sie zusätzlich zu den üblichen Transaktions-Emails automatisierte Nachrichten erhalten. Außerdem ist das Abarbeiten der E-Mails selbst ein weiterer Produktivitätskiller. Wir tendieren dazu, eine E-Mail innerhalb von sechs Sekunden nach ihrem Erhalt zu lesen, aber es dauert bis zu 23 Minuten, um den Fokus wieder zu erlangen, nachdem wir eine Aufgabe mit einer anderen unterbrochen haben.

Was bieten Instant Messages im Vergleich zur E-Mail-Kommunikation?

Damit kommen wir zu E-Mail-Alternativen wie Slack, Hangouts Chat, Facebook Workplace und Microsoft Teams.

Diese Tools bündeln die Kommunikation in Unternehmen und sollen so die Postfächer von der E-Mail-Flut entlasten und die Arbeit in virtuellen Gruppen erleichtern und transparenter machen. Die meisten Slack-Nutzer haben einige Gemeinsamkeiten: Die Technologiebranche ist überwältigend vertreten, ebenso wie junge Arbeitnehmer, die in der Ära des Online-Messaging volljährig wurden und – überraschenderweise –  das Management. Verwaltungsangestellte äußern am ehesten Bedenken über die Einführung von Slack.

Und was die Einführung von Slack betrifft, so nehmen Mitarbeiter Slack in der Regel nicht einfach so an wie ein neues Spesenkonto für die Finanzabteilung. Slack wirkt wie die Ankündigung einer Umstrukturierung (und tatsächlich geht sie auch oft mit einer solchen einher).

Unter den Verwaltungsangestellten herrschte meist eine gemischte Stimmung. Die Arbeitnehmer waren besonders besorgt über die Privatsphäre und die Produktivität. Slack wird zwar von den Mitarbeitern verwaltet, aber ein System von festgelegten sozialen Sitten und Regeln muss erst noch etabliert werden. Ist Instant Messaging also eine Alternative zur E-Mail? Der Konsens scheint zu sein, dass es zwar hilfreiche Lösungen für eine angemessene Arbeitsumgebung bietet, sich aber als E-Mail-Ersatz noch nicht bewährt hat.

Ist die E-Mail bereits veraltet?

Dies bringt uns zu unserer ursprünglichen Frage: Ist die E-Mail eine veraltete Kommunikationsform?

Ja und nein. Ja, die alte Form der E-Mail-Bearbeitung ist nicht mehr zeitgemäß. Wenn Unternehmen immer höhere Produktivität und Effizienz erwarten, ist die Zeit, die mit E-Mails verschwendet wird, nicht mehr tragbar.

Auf der anderen Seite sind E-Mails so weit verbreitet und effektiv, um die angestrebte Zielgruppe zu erreichen, dass es unwahrscheinlich ist, dass sie in absehbarer Zeit von der Bildfläche verschwinden.

Kurz gesagt: Nicht die E-Mails müssen sich ändern, sondern Ihr Kommunikationssystem. Nur so können die veränderten Erwartungen an das, was Mitarbeiter leisten sollen, erfüllt werden.

Ihr smarter Partner für eine smarte Kommunkation

Anstatt sich auf unterschiedliche Kommunikationssysteme zu verlassen und zu versuchen, diese in einem System zusammenzuführen, ist es an der Zeit den Wechsel zu einem Unified-Communications-System zu vollziehen.

Wir erleichtern es digitalen Unternehmen, die an der Schwelle zu einem organisatorisch-technologischen Sprung stehen, eine effektive Unified-Communications-Strategie zu entwickeln und die Art und Weise zu verbessern, wie Ihre Mitarbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten. Unabhängig von dem System Ihrer Wahl hilft SoftwareONE Ihnen beim Aufbau Ihres zukünftigen Arbeitsplatzes.

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  • Freitag 07 Februar 2020

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Autor

Thino Ullmann Go-To-Market Manager Zentral Europa

Microsoft Produkte mit Fokus auf Modern Workplace und Cloud Computing

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