So steuern und kontrollieren Sie Assets in der Adobe Creative Cloud und Document Cloud

Adobe stellt innerhalb der Creative und Document Cloud Tools bereit, um die Verbreitung von Assets wie Bildern, Dokumenten oder auch Videos zu kontrollieren. Durch welche Werkzeuge dies genau möglich ist, wie sie funktionieren und wie es zur Bereitstellung dieser Tools kam, erläutert dieser Beitrag.

Mit der Einführung der Creative Cloud und Document Cloud als Mietprodukt stellt der Hersteller Adobe nicht nur Produkte wie beispielsweise Photoshop, InDesign oder auch Acrobat in der stets aktuellen Version zur Verfügung, sondern auch diverse Services. Diese untergliedern sich in Services, die Applikationen in der Cloud darstellen und in den allgemeinen Cloudspeicher, der mit der Creative Cloud (CC) und Document Cloud (DC) angeboten wird.

Anfänglich wurde von Unternehmen in der Regel alles geblockt. Zu unsicher war das Gefühl, Services aus der Cloud zu nutzen oder gar Dateien in dieser abzulegen. Dies hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Endanwender wollen genau diese Services, die in vielerlei Hinsicht einen enormen Mehrwert in der Anwendung der Produkte darstellen. Eins sei gleich klargestellt: Keine Services ohne aktive Cloud! Wer also nur Services zur Verfügung stellen will und die Cloud weiterhin blockt, hat keine Chance. Alle Services nutzen als Core-Service die CC und DC.

Um dies besser steuern und auch kontrollieren zu können, stellt Adobe Werkzeuge bereit. Diese sind ausschließlich für Unternehmen gedacht, die die Creative Cloud for Enterprise oder Document Cloud for Enterprise nutzen, da nur diese Variante die Nutzerauthentifizierung Enterprise ID und Federated ID zulässt. In der Team-Variante steht dafür nur eine Adobe ID zur Verfügung, die keine Kontroll- und Reportmechanismen zur Verfügung stellt. Dies liegt weniger an der fehlenden technischen Umsetzung als vielmehr daran, dass die Adobe ID eine Endanwender ID ist und dem Endanwender gehört, nicht dem Unternehmen. Und genauso verhält es sich auch mit den Assets (bei Adobe auch gern Elemente genannt), wie Bilder, Dokumente und Filme. In Verbindung mit der Adobe ID liegt das Recht an diesen Inhalten rein beim Endanwender und nicht beim Unternehmen.

Aber wie steuern Sie nun die Weitergabe, das Aktualisieren und Bearbeiten dieser firmeneigenen Assets genau? Dafür gibt es zwei Funktionen:

1. Elementeinstellung = steuern

2. Inhaltsprotokolle = kontrollieren

Elementeinstellungen

Mit den Elementeinstellungen kann das Unternehmen steuern, wie die Endanwender Dateien für Personen freigeben, die nicht dem Unternehmen angehören. Dabei stehen folgende Einstellmöglichkeiten zur Verfügung:

a. Keine Einschränkung
Die Einstellung ist selbsterklärend und stellt nicht wirklich einen Mehrwert dar. Das Teilen innerhalb und außerhalb der Organisation ist uneingeschränkt möglich.

b. Nur für Domänenbenutzer
Verhindert das Erstellen öffentlicher Links durch Benutzer und schränkt die Zusammenarbeit an freigegebenen Dokumenten und Ordnern ausschließlich auf Benutzer in vertrauenswürdigen, beanspruchten oder zugelassenen Domänen ein.

c. Keine Freigabe über öffentliche Links
Nutzung der Cloud, ohne jedoch Dateien extern wie auch intern zu teilen. Jeder darf die Cloud für sich selbst nutzen.

Die Elementeinstellung ist daher kein Digital-Rights-Management-System. Man kann lediglich die Weitergabe von Dateien aus der Cloud heraus steuern.

Die Auswahl der drei Optionen finden Sie in der Admin Konsole unter „Einstellungen“ -> „Elementeinstellungen“.

Damit Sie in den Varianten a. und b. Inhalte auch kontrollieren können, stellt Ihnen Adobe zudem die Funktion der Inhaltsprotokolle zur Verfügung.

Wenn ein Endbenutzer Dateien in Verbindung mit der Cloud verwendet oder intern und extern teilt, werden diese Aktionen in Protokolldateien aufgezeichnet. Auch hier sei nochmal der Hinweis gegeben, dass dies nur mit der Enterprise oder Federated ID funktioniert.

Der Bericht enthält folgende Angaben:

Auch hier finden Sie diese Funktion in der Admin Konsole unter „Einstellungen“ -> „Inhaltsprotokolle“.

Fasst man beide Funktionen zusammen kann man sagen, dass der Hersteller eine Steuer- und Kontrollfunktion geschaffen hat, die es Ihnen erlaubt, die Cloud zu nutzen ohne Gefahr zu laufen, dass Elemente an unerlaubte Dritte weitergegeben werden. Jedoch muss hier Adobe noch ein wenig nachlegen, da es einfach zu viele Ausnahmen gibt, auf die ich im Beitrag der Übersicht wegen nicht eingegangen bin. Der Anfang ist jedoch getan.