Compliance-Risiken bei IBM Software minimieren

Mit seinen über 5.500 Softwareprodukten deckt IBM ein breites Spektrum von Anwendungen und Services ab, die meist im Backend laufen. Die Verwaltung der erforderlichen Lizenzen stellt allerdings eine große Herausforderung dar. Schon kleine Fehler können zu hohen Nachforderungen im Audit führen. Ein optimiertes Lizenzmanagement senkt die Compliance-Risiken – und kann sogar helfen, Kosten einzusparen.

Die Lizenzbestimmungen für IBM Software sind kompliziert. Es drohen unzählige Stolpersteine. Sind Sie darüber gefallen, bemerken Sie das oft erst beim Audit. Zum Beispiel dann, wenn die Wirtschaftsprüfer feststellen, dass die Nutzung von Programmen nicht vertragsgemäß erfasst oder Software nicht exakt gemäß den Lizenzbedingungen verwendet wurde.

Die Prüfer können dann Nachforderungen stellen – und zwar rückwirkend. Hat die Firma die Software von IBM mit einem Rabatt erworben, kann es außerdem passieren, dass der Kunde sie bei Lizenzproblemen zum Listenpreis nachkaufen muss. Je nach Software und aufgetretenem Problem werden dann bis zu sechsstellige Beträge fällig.

Unternehmen, die IBM Softwareprodukte nutzen, sollten also unbedingt sicherstellen, dass sie diese auch lizenzkonform einsetzen.

Allerdings ist das Lizenzmanagement bei IBM Software nicht so einfach – aus verschiedenen Gründen: 

• Jedes IBM Softwareprodukt sowie jedes Unter-Release besitzt eigene Lizenzbestimmungen.

• Es gibt viele unterschiedliche Arten der Lizenzierung, die abhängig vom gewählten Programm sind. Dazu kommen verschiedene Modelle und Verträge.
• Die Berechnung der erforderlichen Lizenzen ist teilweise kompliziert. Über 200 Metriken spielen insgesamt eine Rolle, von «Processor Value Unit» (PVU) über «Resource Value Unit» (RVU) bis hin zu «Virtual Processor Core» (VPC).
• Datenauswertungen können oft nur manuell erfolgen und nicht automatisch. Dafür ist Fachwissen notwendig.
• IBM verändert manchmal Produktnutzungsrechte. Kunden müssen die Lizenzbestimmungen / Produktnutzungsrechte ihrer eingesetzten Softwareprodukte regelmäßig selber prüfen, sie werden in der Regel nicht aktiv darüber informiert.
• IBM passt regelmäßig die Voraussetzungen für eine Sub-Capacity-Lizenzierung an technologische Entwicklungen oder Veränderungen am Markt an. Es kann passieren, dass Betriebssysteme nicht mehr als valide gelten und nicht in diesem Zusammenhang verwendet werden dürfen.

Probleme im Audit kann es dann aus technischen, organisatorischen oder dokumentarischen Gründen geben. Allerdings kommen technische Fehler im Verhältnis eher seltener vor.

Tückischer ist oft, wenn ein Unternehmen die erforderliche Dokumentation entweder versäumt oder dabei nicht alles glattgeht. Diese Probleme hängen häufig mit der komplizierten Verwendung des «IBM Licence Metric Tools» (ILMT) zusammen.

Teuer kann es auch werden, wenn ein Unternehmen für eine Software Sondervereinbarungen mit IBM getroffen hat. Diese gelten aber oft nur eine bestimmte Zeit, danach erlischt das Sondernutzungsrecht, was große Auswirkungen auf die Compliance haben kann.

Um die Compliance-Vorgaben von IBM zu erfüllen, müssen Unternehmen zunächst einen Überblick haben, welche Programme wie verwendet werden und ob die Nutzung vertragsgemäß erfolgt.

Sie können dafür zum Beispiel: 

• regelmäßig eine Lizenzbilanz erstellen, beispielsweise vierteljährlich. Damit bekommen sie mehr Übersicht und senken das Compliance-Risiko deutlich. 
• Ihre IBM Lizenzen kontinuierlich im Blick haben. Das ist optimal, denn dann können sie jederzeit sicherer sein, dass sie die Software entsprechend den Vereinbarungen nutzen.

Externe Dienstleister helfen, die komplexen Lizenzen von IBM Software sauber zu verwalten. Die erfahrenen Experten von SoftwareONE kennen nicht nur alle Details und möglichen Probleme. Sie greifen auch auf die Expertise eines internationalen Netzwerks von Spezialisten zurück, das sich regelmäßig über Anforderungen und Veränderungen austauscht. Die Optimierung der IBM Lizenzen bringt weitere Vorteile mit sich: Unternehmen können damit sogar Kosten einsparen – und nur für die Lizenzen zahlen, die sie wirklich brauchen.