Bereit für die Arbeit von zuhause

Die jüngsten Ereignisse haben sicherlich den Alltag der Arbeitnehmer auf der ganzen Welt verändert. Menschen, die früher jeden Tag ins Büro gingen, arbeiten nun von zu Hause aus – und dieser Wandel ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager mit einigen Kinderkrankheiten verbunden.

In einem früheren Beitrag haben wir uns damit befasst, wie Mitarbeiter an die Arbeit von zu Hause aus herangehen sollten – wenn Sie jedoch Manager oder Mitglied eines IT- oder Führungsteams sind, haben Sie zusätzliche Verantwortlichkeiten. Um das Wohl des Unternehmens zu sichern, müssen Sie dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ebenso effektiv arbeiten können, ohne das Unternehmen als Ganzes zu gefährden. Dies ist jedoch aufgrund des Wesens der Arbeit im Homeoffice nicht einfach. Schauen wir uns fünf Tipps an, die Ihren Mitarbeitern helfen, effektiv zu arbeiten und sicher zu bleiben.

Bei vielen Unternehmen war bereits eine Infrastruktur vorhanden, die eine Reihe von mobilen Mitarbeitern unterstützen konnte – aber nur wenige Unternehmen hatten die erforderliche Technologie und das Know-how, um ihrem gesamten Unternehmen gleichzeitig Homeoffice zu ermöglichen. Es ist wichtig, dass Sie über einige grundlegende Tools verfügen, die den sicheren Remote-Zugriff erlauben, wie z. B. VPNs, Cloud-basierte Dienste wie Microsoft 365 und Speicheroptionen wie SharePoint.

Doch beschränken Sie sich nicht auf das absolute Minimum. Auch wenn sich die Welt, wie wir sie kennen, schließlich an ein neues Normal gewöhnen wird, ist auch in Zukunft mit Unwägbarkeiten zu rechnen. Investitionen wie diese werden sich zweifellos noch einmal als nützlich erweisen, wenn Ihr physisches Büro wegen etwas so Kleinem wie Gebäudereparaturen oder etwas so Bedeutendem wie einer Naturkatastrophe schließen muss.

Bei vielen Unternehmen war bereits eine Infrastruktur vorhanden, die eine Reihe von mobilen Mitarbeitern unterstützen konnte – aber nur wenige Unternehmen hatten die erforderliche Technologie und das Know-how, um ihrem gesamten Unternehmen gleichzeitig Homeoffice zu ermöglichen. Es ist wichtig, dass Sie über einige grundlegende Tools verfügen, die den sicheren Remote-Zugriff erlauben, wie z. B. VPNs, Cloud-basierte Dienste wie Microsoft 365 und Speicheroptionen wie SharePoint.

Doch beschränken Sie sich nicht auf das absolute Minimum. Auch wenn sich die Welt, wie wir sie kennen, schließlich an ein neues Normal gewöhnen wird, ist auch in Zukunft mit Unwägbarkeiten zu rechnen. Investitionen wie diese werden sich zweifellos noch einmal als nützlich erweisen, wenn Ihr physisches Büro wegen etwas so Kleinem wie Gebäudereparaturen oder etwas so Bedeutendem wie einer Naturkatastrophe schließen muss.

Auch wenn bestimmte cyberkriminelle Gruppen versprochen haben, keine Angriffe durchzuführen, die anderen in dieser Krise schaden, dürfen Sie dies nicht als irgendeine Art von Zusicherung werten. Da viele Mitarbeiter auch weiterhin in schlecht gesicherten Heimnetzwerken arbeiten, wittern viele Cyberkriminelle eine günstige Gelegenheit.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie man auf häufige Sicherheitsprobleme wie Phishing-Versuche reagiert. Während einige leicht zu erkennen sind, können andere sehr gut durchdacht sein. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass legitime Organisationen nicht nach persönlichen Daten fragen, und stellen Sie sicher, dass sie Links vor dem Anklicken stets prüfen. Um Schwachstellen zu erkennen, können Sie Ihre eigenen Phishing-E-Mails erstellen und nachverfolgen, welche Mitarbeiter geeignete Maßnahmen ergreifen und welche darauf hereinfallen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre gesamte Technologie vollständig gepatcht und auf dem neuesten Stand ist, einschließlich der Maschinen und Netzwerke, die Ihre Mitarbeiter nutzen. Viele Hacker entwickeln Software-Updates zurück, um Schwachstellen zu finden, sodass ein nicht gepatchtes Gerät ein Risiko für Ihr gesamtes Unternehmen darstellen kann. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter bitten, regelmäßig auf Updates zu prüfen. Es kann ratsam sein, sie gelegentlich zu kontrollieren, um die Einhaltung sicherzustellen.

Wenn das örtliche Café wieder öffnet, können es einige Ihrer Mitarbeiter vielleicht kaum erwarten, in einer neuen Umgebung zu arbeiten. Diese Mitarbeiter sollten jedoch vorsichtig sein, wenn sie kostenlose öffentliche Wi-Fi-Netze nutzen. Sie sollten darauf achten, ein ordnungsgemäßes VPN einzurichten. Da diese Netzwerke normalerweise keine Verschlüsselung bieten, sind sie beliebte Beobachtungsposten für Hacker, um nach sensiblem Datenverkehr Ausschau zu halten. Falls einer Ihrer Mitarbeiter aus berechtigtem Grund sein Heim-Internet nicht nutzen kann, stellen Sie ihm einen Hotspot zur Verfügung. Auch wenn dies Geld kosten kann, ist es weit weniger kostspielig, als Ihr gesamtes Netzwerk zu gefährden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur an zugelassenen firmeneigenen Geräten arbeiten. IT-Teams können dafür sorgen, dass ein Firmengerät die Mindestsicherheitsstandards erfüllt und damit die Compliance mit dem Unternehmensnetzwerk gewährleisten – denn jedes persönliche Gerät eines Benutzers bietet eine mögliche neue Angriffsfläche für Cyberattacken. Wenn Sie ein persönliches Gerät zulassen müssen, lassen Sie es von den richtigen Leuten in Ihrem IT-Team überprüfen, um sicherzustellen, dass es Ihren Technik- und Sicherheitsanforderungen entspricht.

Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, Dienste wie Microsoft Teams, SharePoint, Word Online und ähnliche kollaborative Programme zu nutzen. Da Mitarbeiter ihre Projekte nicht persönlich besprechen können, müssen Sie sicherstellen, dass sie trotzdem effektiv kommunizieren können. Falls Sie Teil eines Führungsteams sind, ermutigen Sie sie, Wege zu finden, um Spaß zu haben und sich während des Arbeitstages miteinander auszutauschen und zu kollaborieren.

Zum Beispiel könnten Sie einen Chat in Microsoft Teams starten, in dem Mitarbeiter arbeitsrelevante Bilder, Memes oder Geschichten über das aktuelle Weltgeschehen austauschen. Manchmal können diese Gespräche auslösen, die einen Lichtblick in den Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter bringen und ihnen helfen, sich stärker mit dem Unternehmen insgesamt verbunden zu fühlen.

Ohne Zweifel gibt es Mitglieder Ihres Teams, die eine der von Ihrer Organisation genehmigten Homeoffice-Lösungen einfach nicht mögen. Sie haben zwar ein Recht auf ihre eigene Meinung, aber ihre mangelnde Bereitschaft, neue Technologien einzuführen, kann Ihr ganzes Unternehmen zurückhalten. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, der lieber E-Mail als Teams verwendet, zu einer teamweiten Kommunikationsstörung beitragen oder den Anschluss verlieren, wenn er es versäumt, Chatrooms zu checken.

Überlegen Sie sich, bevor Sie eine strenge E-Mail versenden, wie Sie die Akzeptanz in Ihrem gesamten Unternehmen fördern können. Viele Menschen vermeiden die Nutzung einer bestimmten Lösung einfach nur, weil sie sie nicht verstehen und glauben, dass die alte Option genauso effektiv ist. Mit gezielten Schulungen und Coaching können Sie Mitarbeitern dabei helfen zu verstehen, wie bestimmte Anwendungen ihnen im Alltag nutzen und veranschaulichen, was ihre Zusammenarbeit für das gesamte Team bedeutet.

Mehr Menschen als je zu vor arbeiten von zu Hause aus und stellen Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen vor Herausforderungen. Zwar können Mitarbeiter eine Menge tun, um bei der Arbeit von zu Hause maximale Produktivität zu erreichen, doch letztlich liegt es in der Verantwortung des IT- und Führungsteams sicherzustellen, dass Mitarbeiter Zugang zu der richtigen Technologie haben und alles erforderliche tun, um sicher zu bleiben. Wenn Sie diese fünf Überlegungen berücksichtigen, können Sie eine Homeoffice-Strategie entwickeln, die Sie auf eine Reihe unerwarteter Störungen vorbreitet.