Adobe Sign
Keine digitale Transformation ohne elektronische Signatur
Viele Unternehmen setzen im Zuge der digitalen Transformation auf digitale Dokumentenprozesse. Oftmals außen vor gelassen wird hierbei allerdings die elektronische Signatur. Wir zeigen, wie einfach, schnell und sicher sich der digitale Unterschriftenvorgang mit Adobe Sign gestaltet.
Das Festhalten an manuellen und damit oft zeitaufwendigen Prozessen steht in einem großen Widerspruch zu den umfangreichen Bemühungen in Richtung digitale Transformation, die Unternehmen und öffentliche Einrichtungen aktuell forcieren. Ganz besonders sichtbar wird es für mich immer wieder bei der elektronischen Signatur, die bereits existierende digitale Dokumentenprozesse abrunden würde. Möglicherweise ist das händische Unterschreiben eines Dokumentes etwas so Persönliches, dass es viele Menschen nicht auf eine Technologie verlagern möchten. Vielleicht mangelt es aber auch nur an aktuellem Wissen über am Markt verfügbare Lösungen, deren Sicherheitsmerkmale und Funktionsweise.
In Bezug auf den zuletzt genannten Punkt möchte ich Sie in diesem Beitrag über die Signatursoftware Adobe Sign und deren Integration in Microsoft Office-Applikationen* informieren.
Die PDF-Lösung Adobe Acrobat kennt wohl jeder und auch die Kreativlösungen von Adobe sind weit verbreitet. Weniger bekannt ist hingegen die Signaturlösung Adobe Sign, mit der Sie dokumentenbasierte Prozesse vollständig digitalisieren können. Sie ist damit eine ideale Ergänzung zu Acrobat. Aber auch als separate Lösung oder Add-in in einzelne Office-Applikationen bietet sie umfangreiche Mehrwerte hinsichtlich Zeitersparnis, einem reduzierten Verbrauch von Papier und Toner sowie geringeren Portokosten.
Mit Adobe Sign können Sie jederzeit eine einfache, eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugen, weshalb sie meines Erachtens in jedes Büro gehört. Die Lösung beinhaltet eine browserbasierte Konsole, in der Sie zeit-, orts- und geräteunabhängig einen Signaturprozess beginnen können. Doch es geht noch viel einfacher: Arbeiten Sie wie gewohnt mit Ihrer Microsoft Office-Applikation wie Outlook oder Word und starten Sie den Signaturvorgang direkt dort.
1. Öffnen Sie in Outlook den Add-In Store
3. Melden Sie sich hier in Ihrem Adobe Sign Konto an.
2. Suchen Sie dort nach Adobe Sign und klicken Sie auf „Hinzufügen". Administrationsrechte werden dafür in derRegel nicht benötigt.
4. Schreiben Sie jetzt Ihre E-Mail. Der Empfänger der Mail wird automatisch der Unterzeichner. Benötigen Sie die Unterschrift mehrerer Personen, listen Sie die Empfänger der E-Mail bitte gleich in der notwendigen Reihenfolge auf. Der Betreff der E-Mail wird der Name dieses konkreten Signaturvorgangs. Fügen Sie das zu unterzeichnende Dokument in die E-Mail ein. Für eine übersichtliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Versand eines zu unterschreibenden Dokumentes empfehle ich immer, eine neue E-Mail zu verfassen. Die Zeichenzahl ist auf 1.000 begrenzt. Ist Ihre E-Mail fertig, klicken Sie auf den Button "Send for Signature“ im Startmenü der E-Mail.
5. Im Anschluss sehen Sie auf der rechten Seite des Mail-Fensters den initialen Signaturprozess.
6. Wenn Sie das Dokument mit einem Kennwort schützen oder den Unterzeichner automatisch an seine Aufgabe erinnern möchten, können Sie diese Einstellungen unter „More Options“ direkt unter dem „Continue“-Button vornehmen. An dieser Stelle können Sie noch einmal die Reihenfolge der Empfänger anpassen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn alle Empfänger gleichberechtigte Unterzeichner sein sollen. Auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann hier aktiviert werden.
Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Continue“ und der Signaturprozess wird gestartet. Alle Informationen werden übernommen und automatisch an Ihren Adobe Sign-Account übertragen, ohne dass Sie Outlook verlassen müssen.
Damit Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre offenen Signaturvorgänge haben, steht Ihnen in Outlook der Menüpunkt „Agreement Status“ zur Verfügung.
Das Adobe Sign Add-in steht Ihnen aktuell auch für Microsoft Teams, Microsoft Flow, Microsoft Word sowie Microsoft PowerPoint zu Verfügung. Für Microsoft Excel ist das Add-in noch nicht verfügbar. Hier hat Adobe noch Nachholbedarf.
* Die genauen Systemvoraussetzungen finden Sie unter den folgenden Links:
Microsoft Outlook:
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/adobesign_microsoft_outlook.html#Voraussetzungen
Microsoft Word/PowerPoint:
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/adobesign_microsoft_word.html#Voraussetzungen
Microsoft Teams:
https://helpx.adobe.com/sign/help/adobesign_microsoft_teams.html#Voraussetzungen
Microsoft Flow:
https://helpx.adobe.com/sign/help/adobesign_microsoft_flow.html#Voraussetzungen
Wollen auch Sie Ihre Prozesse digitalisieren? Gern beraten wir Sie zur Nutzung der Adobe Document Cloud Lösungen und der Optimierung Ihrer Prozesse unter Nutzung der elektronischen Signaturlösung Adobe Sign.
Adobe offers a wide variety of products and licensing models that can be difficult to manage. Our experts would be happy to advise you on Adobe Document Cloud solutions and how to streamline your processes using the electronic signature solution Adobe Sign.
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