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Alles unter Kontrolle

PyraCloud Renewal Manager

Alles unter Kontrolle mit dem PyraCloud Renewal Manager

  • 10 Dezember 2019

Beim Autokauf stehen Sie vor dem gleichen Problem, denn Sie wissen genau, dass es mit dem Kauf nicht getan ist. Ständig müssen Sie den Ölstand checken und das Fahrzeug in der Werkstatt prüfen lassen. Ebenso verhält es sich bei Ihrer Software. Denn auch hier gilt es, die Software zu warten und die Lizenzverträge zu verwalten. Dabei werden Sie immer wieder feststellen, dass Timing die halbe Miete ist, denn oft beginnt man zu spät damit zu klären, welche und wie viele Lizenzen erneuert werden müssen und zu welchen Kosten. Das kann unter Umständen auch richtig teuer werden. Der PyraCloud Renewal Manager bietet dazu Abhilfe in einer zentralen Übersicht. Wie funktioniert es?

1. Daten erfassen

Zunächst fügen Sie zum PyraCloud Renewal Manager die Lizenzverträge bzw. Vereinbarungen hinzu, die Sie verwalten wollen. Vorhandene Vereinbarungen aus unserem System können Sie mit einem Klick hinterlegen, weitere Vereinbarungen registrieren Sie nach Bedarf manuell. Ergänzen Sie die Vereinbarungen als nächstes mit Produkte-, Mengen- und Kosteninformationen. Wenn die Transaktionen über SoftwareONE abgewickelt wurden, selektieren Sie einfach die Produkte, die Sie für die Erneuerung berücksichtigen wollen. Weitere Produkte können manuell ergänzt werden.

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Abb. 1: PyraCloud Manager: Agreement Details – Microsoft Enterprise Agreement (Quelle: SoftwareONE)

2. Analysieren

Im nächsten Step geht es zur Analyse der Informationen. In dem übersichtlichen Dashboard stehen verschiedene Diagramm- und Tabellen-Ansichten sowie eine Vielzahl von Filter und Such-Optionen zur Verfügung. Richten Sie den Renewal Manager damit nach Ihren Bedürfnissen ein. Damit die Verwaltung transparent ist und bleibt, können Sie die Vereinbarungen beliebig nach Attributen wie Start- oder Enddatum, Hersteller, aktuelle und laufende Kosten, geschätzte Erneuerungskosten, Adresse, und noch mehr filtern.

3. Renewal Prozess verwalten

Mit der Funktion ‘Renewal Status’ und ‘Laufende Aktivität’ bietet Ihnen der Renewal Manger auch die Möglichkeit, die laufenden Erneuerungs-Aktivitäten unter Kontrolle zu halten. Definieren Sie, wo Sie momentan im Renewal Prozess stehen. Ergänzen Sie diese zusätzlich mit Notizen und Dokumenten.

Möchten Sie die Kosten einer Vereinbarung auf verschiedene Geschäftsbereiche Ihrer Organisation aufteilen, dann nutzen Sie die Funktion der Kostenteilung. Ob nach Kostenstelle, Abteilung oder Division, Sie können für Ihre Stakeholder die Kosten transparent zuweisen.


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Abb. 2: Renewal Manager: Kosteneinsparungen (Quelle: SoftwareONE)

Wenn Sie bei der Vertragserneuerung Kosten einsparen konnten, hinterlegen Sie diese Information im Renewal Manager. Sie können damit auswerten, was Sie zum Beispiel im letzten Jahr an Einsparungen erzielt haben.

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Wollen Sie erfahren, wie unsere PyraCloud Plattform Ihnen darüber hinaus noch helfen kann? Dann melden Sie sich bei uns. Auf unserer Übersichtsseite erfahren Sie es. Kontaktieren Sie uns gern bei offenen Fragen oder einem individuellen Beratungswunsch. Basierend auf Rückmeldungen von Nutzern erweitern wir den Renewal Manager ständig und optimieren die Funktionen für Ihre Anliegen.

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