refrence-vhos

REFERENCE

VHOS se úspěšně adaptovala na nový styl práce a díky SoftwareONE uspořádala online konferenci pro své zákazníky

REFERENCE: VHOS

Projekt

  • REFERENCE: VHOS

  • Služby (Vodovody a kanalizace)

  • Business Productivity Advisory, Easy365 Adoption

Případová studie

Zaujal vás náš projekt? Stáhněte si tuto případovou studii ve formátu PDF

Stáhnout

Profil zákazníka

VHOS, a.s., je vodárenská společnost zabývající se provozováním vodohospodářské infrastruktury, vodovodních a kanalizačních sítí
a čistíren odpadních vod. Dodávky pitné vody a odvádění odpadních vod zajišťuje pro více než 58 000 obyvatel Moravskotřebovska, Poličska, Litomyšlska, Jevíčska a Svitavska. Vedle své hlavní činnosti poskytuje i další služby, které souvisejí s provozem a údržbou vodovodů a kanalizací.

Výzvy projektu

Společnost VHOS, a.s., pro své zákazníky každoročně pořádá konferenci věnující se tématům z oboru vodovodů a kanalizací. Konference má podobu dvoudenní akce a tradičně probíhá v sídle společnosti v Moravské Třebové. Vzhledem k bezpečnostní situaci
v České republice a ochranným opatřením zavedeným proti šíření viru covid-19 ale byla nucena pro letošní jubilejní 25. ročník zvolit formát online konference rozdělené do dvou dnů. VHOS, a.s., proto hledala řešení pro uspořádání akce v online režimu pro větší počet účastníků, které umožní připojení 200–300 uživatelů v jeden moment, zajistí hladký průběh konání konference na straně prezentujících a nabídne divákům zážitek srovnatelný s předchozími on-site ročníky akce. Zároveň hledala partnera, který zaštítí organizaci akce v novém formátu a poskytne technickou podporu během konání akce.


  • Nalézt vhodné řešení pro uspořádání online konference a zvolit formát události, který bude vyhovovat požadavkům zákazníka
  • Připravit jednoduchý způsob registrace účastníků s důrazem na co nejvyšší míru automatizace procesu
  • Zvolit správný formát události umožňující snadné ovládání akce a interaktivitu v průběhu přednášek
  • Vyškolit všechny aktivně se podílející organizátory a prezentující konference v používání zvolené technologie
  • Zajistit plynulý chod celé akce, zejména po technické stránce

Ing. Filip Wanner, Ph.D.,

„Před začátkem tohoto ročníku jsem nepředpokládal, že by organizace konference v online podobě mohla obnášet tolik přípravných úkonů, často spočívajících       v důležitých detailech, které bychom bez předchozí znalosti technologie Microsoft Teams snadno přehlédli. Díky SoftwareONE se nám podařilo kompletně se adaptovat na nový formát akce, připravit jednotlivé prezentující a zajistit hladký průběh konference.“

Manažer technických projektů

Řešení SoftwareONE

SoftwareONE v úvodu projektu provedla sérii konzultací se zákazníkem s cílem zjistit jeho potřeby a následně provedla srovnání možných technologií (ZOOM vs. Microsoft Teams). Společnost VHOS, a.s., pro online přenos konference původně zvažovala právě řešení ZOOM, po představení obou platforem a demonstraci jejich funkcionalit provedených týmem SoftwareONE se ale finálně rozhodla pro technologii Microsoft Teams (a to ve formátu Teams schůzky, který poskytuje prezentujícím jednodušší ovládání a zároveň neomezuje možnost interakce účastníků během přenosu). Řešení Microsoft Teams bylo zvoleno jako preferovaná varianta zejména z důvodu již existujícího licenčního pokrytí společnosti licencemi Office 365. Celou akci tak díky tomu bylo možné připravit v rámci jednoho firemního účtu v prostředí Office 365. Zákazník si po zvolení řešení také objednal komplexní organizační a technickou podporu ze strany SoftwareONE při přípravě a v průběhu konference.


Následující kroky a činnosti

  • Kontrola nastavení centra pro správu Microsoft Teams
  • Vytvoření licenčního doporučení zohledňujícího formát akce a umožňujícího aktivní zapojení uživatelů
  • Příprava návodu na ovládání Teams schůzky a podpora určená pro jednotlivé prezentující
  • Příprava registračního formuláře v nástroji Microsoft Forms a automatizovaného procesu pro rychlou registraci účastníka na akci (automatické odeslání pozvánky s odkazem k připojení do Teams schůzky v den konání akce po provedení registrace) a zajištění možnosti průběžného sledování počtu registrací v průběhu zvacího procesu
  • Organizace přípravné schůzky s organizátory a prezentujícími zahrnující představení technologie Microsoft Teams, zkoušku scénářů jejího použití a jednotlivých úkonů během konání konference (například způsob sdílení obrazovky a sdílení prezentace
    v PowerPoint režimu, odladění funkčností mikrofonů a kamery či nastavení speciálně vytvořeného firemního pozadí pro prezentující)
  • Vzdálená podpora během konání konferencezahrnující monitoring jejího průběhu a zajištění plynulosti chodu celé akce (kontrola průběhu jednotlivých prezentací, ovládání mikrofonu prezentujících/účastníků, zvýrazňování prezentujících prostřednictvím videa a zajištění promítání partnerských log a videí během přestávek mezi prezentacemi)

Přínos pro zákazníka

  • Komplexní příprava online události na míru konkrétním požadavkům
  • Vyškolení prezentujících v ovládání technologie Microsoft Teams
  • Technická připravenost prostředí a řešení včetně podpory během akce
Business Productivity Advisory

Business Productivity Advisory

Služba Business Productivity Advisory identifikuje klíčové potřeby vašich zaměstnanců a firmy v oblasti využívání moderních IT technologií, zefektivní každodenní pracovní postupy a zlepší vaši komunikaci a spolupráci.

více

Podobné případové studie

REFERENCE: ŠKODA AUTO

REFERENCE: ŠKODA AUTO

Automatizovanou správou softwarového majetku optimalizuje ŠKODA AUTO náklady na licence a zajišťuje dodržování licenčních podmínek

více
cez-energoservis

REFERENCE: ČEZ ENERGOSERVIS

Společnost ČEZ ENERGOSERVIS nahradila zastaralé prostředí IBM Notes moderní platformou Office 365 pro práci s elektronickou poštou a kalendáři

více
reference-quadient

REFERENCE: Quadient

Platforma PyraCloud pomáhá společnosti Quadient řídit a optimalizovat spotřebu cloudových služeb Microsoft Azure

více

Spojte se s námi

Kontaktujte nás ještě dnes a naši experti se s vámi brzy spojí.

Kontaktujte nás