Implementace plánu SAM se SAMSimple

S rostoucí implementací různého softwaru, který pomáhá komunikovat, organizovat nebo automatizovat pracovníkům jejich každodenní operace, nabírá na důležitosti i správa softwarového majetku organizace, tedy SAM (Software Asset Management).

Jedná se o soubor postupů, pracovních týmů a nástrojů, které monitorují a zajišťují viditelnost celého softwarového majetku a jeho používání.
Pokud by se vaší organizaci ohlásil na zítra softwarový audit, jak byste jej zvládli? Znamená to připravit přehled o každé aplikaci, která byla nasazena ve vaší síti, datovém centru, cloudu a mobilních zařízeních. Možná bude nutné také uvést, kolik lidí tento software používá a které z jeho funkcí a tyto informace propojit s licenčními smlouvami a oprávněními podle smluv uzavřených s poskytovatelem řešení. Může to být enormně náročné, zvláště pokud se u vás najdou oddělení a jednotlivci, kteří obcházejí proces nákupu nebo IT protokol a licence a řešení si nakupují sami.

Snížení rizika s plánem pro SAM

Na uvedenou situaci dokáže organizaci připravit plán na správu softwarového majetku, ten se ovšem nedá vypracovat těsně před auditem nebo zprávou o čerpání rozpočtu. Slabá viditelnost vašich softwarových aktiv může vaši organizaci negativně ovlivnit hned několika způsoby. Například:

• Soulad s pravidly: Pokud vaše organizace nepracuje v rámci parametrů a celé encyklopedie komplikovaných pravidel daných vydavatelem softwaru, může vás po auditu čekat vysoká pokuta.
• Zabezpečení: Nedostatečná viditelnost softwarových prostředků a zejména konce jejich životnosti vede často k tomu, že záplaty a aktualizace eliminující bezpečnostní rizika se nasadí pozdě nebo vůbec a může tak dojít k narušení zabezpečení podnikové sítě.
• Přečerpání rozpočtu: Nákup softwarových licencí nebo nesprávných typů licencí (např. verze enterprise namísto standard), které zaměstnanci v praxi ani nevyužijí, mohou překročit rozpočet často i o 30-40%. To jsou už peníze, které by organizace mohla využít i na lepší účely.

Aby se zabránilo takovým nebo podobným nástrahám, musí organizace, ať už jsou jakékoliv velikosti, navrhnout a implementovat pro management svého softwarového majetku strategii. Na začátku se přezkoumá současný stav atributů jako je interní řízení, nástroje, personál, politika a další. Tady mnoho organizací implementujících SAM narazí na problém, protože často nemají potřebné znalosti k efektivnímu plánování, monitorování a přijímání opatření na základě údajů o používaném softwaru, které nashromáždily. Je to výzva, protože management softwarového majetku vyžaduje pracovní tým, který má zkušenosti a odborné znalosti a ovládá složité licenční smlouvy a oprávnění. Oprávnění nemohou být automatizované, jak by vám mnozí vendoři možná chtěli navrhnout, nové nákupy od každého dodavatele musí být ověřeny a musí korelovat s inventářem, který sestavil nástroj SAM. Týmy musí ovládat metody a mít správné dovednosti na dešifrování a správné používání softwarových práv (práva na upgrade, práva na downgrade, práva na mobilitu atd.).

V SoftwareONE jsme dospěli k poznání, že může trvat šest až osm let, než organizace vytvoří vlastní vyspělý a proaktivní program SAM se systémem informací, které jí pomohou optimalizovat výdaje na software. S pomocí zkušených specialistů na řízené služby lze tento čas významně zkrátit.

Pokud organizace nasadí vyspělý program pro SAM, získá nákladově efektivní software, který si poradí s fluktuací zaměstnanců a zmaximalizuje návratnost investic. Studie prokázali, že s dobře implementovanými programy lze během prvních tří až šesti měsíců snížit výdaje na IT software o 30 procent.

Implementace efektivního plánu SAM

Aby program SAM dosáhl stupeň vyspělosti, který organizacím umožní sladit jejich provozní potřeby s rozpočty na software, licencováním a logistikou oprávnění, musí tyto firmy přijmout nebo si pronajmout tým (nebo využít řízené služby SAM a zkombinovat obojí) pro správu softwarového majetku, který vybere a bude spravovat vhodný nástroj a bude rozumět smlouvám a podmínkám uzavřeným s hlavními dodavateli.

Cestu k SAM lze rozdělit na tři hlavní etapy:

• Plán: V této fázi organizace identifikují klíčové zainteresované strany v programu, určují, jaké zdroje jsou již na správu softwarových aktiv přiděleny a zjišťují současnou úroveň souladu. Pracovní tým tvoří několik oddělení, aby se mohl zjistit veškerý používaný software a vybral se nástroj SAM, který splní obchodní cíle celé organizace. Důležitou součástí, která bývá při plánování často přehlížena, je fáze přijetí nově zavedených postupů.
• Nasazení: V této etapě vstupuje do hry samotný nástroj. Může mít různé funkce, měl by ale dokázat vyhledat, identifikovat a sestavit kompletní inventář softwaru, ať už on-premise nebo v cloudu. Zjištěné licence by se měly shromáždit a každou z nich porovnat se seznamem nakoupených licencí. S těmito informacemi pak může tým SAM začít pracovat na optimalizaci softwarového majetku.
• V rámci této etapy musí pracovní tým získat přehled o oprávněních a složitých podmínkách licencí. Tyto informace budou shromážděny v nástroji SAM spolu s vyhledanými údaji. Tento sběr není ovšem jednoduchý.
• Některé metody, které týmy mohou využít pro shromažďování a pochopení těchto informací, obsahují i přezkoumání smluv od hlavních vydavatelů nebo získání cenových nabídek a faktur od nákupního týmu. Organizace mohou také kontaktovat odborníky na SAM, kteří se spojí s vydavateli přímo a bez obav z auditu, a také přistupovat k údajům, které mají prodejci.
• Provoz: Mnozí mají pocit, že když mají přesný inventář softwaru a vědí o získaných oprávněních, pravidla jejich dodržování jsou tím jaksi splněna. Tyto informace se ovšem musí průběžně aktualizovat a vyhodnocovat, aby byl zajištěn dlouhodobý soulad, bezpečnost a optimalizace nákladů a to porovnáváním inventáře a využití softwaru se smlouvami a objednávkami. Je to nepřetržitý cyklus, nikoli jednorázová záležitost.
  

Vytvoření vyspělého sam plánu se SAMSimple

Plánování, monitorování a pravidelná optimalizace, kterou si SAM vyžaduje, můžou být náročné na zdroje a čas, a to zejména kvůli potřebě specifické kvalifikace. SoftwareONE pomáhá klientům využívat výhod programu SAM pomocí služby SAMSimple. Je to kompletní řešení pro menší zákazníky, kterým poskytneme personál, postupy a technologie pro plánování, provoz a udržování optimalizovaného programu SAM, za zlomek z času, který by jinak potřebovali na vytvoření svého vlastního. Tým našich licenčních expertů řeší běžné problémy se SAM a pomůže vypracovat kompletní evidenci softwaru napříč všemi zařízeními, datovými centry a cloudem. Z něj pak vycházejí při hodnocení komplexních licenčních smluv a oprávnění a určují úroveň souladu. Na základě inventarizace, oprávnění a obchodních potřeb tým SAMSimple připraví a zrealizuje plán, který vnáší pořádek a soulad do softwarového majetku v reálném čase a také schopnost reagovat na změnu potřeb firmy třikrát až čtyřikrát rychleji než u typické cesty SAM.

Závěr

Plánování a implementace správy softwaru vyžaduje čas a zdroje. Je třeba provést hloubkový průzkum postupů, procesů pořizování, technických kapacit a odborných znalostí, které nabízí váš tým. Pokud se vše vykoná správně, programy SAM mohou drasticky snížit vaše výdaje a maximalizovat návratnost investic. Jsou tedy kritickou investicí pro firmu jakékoliv velikosti.